Technicien(Ne) en Administration

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal, le CHSLD Polonais Marie-Curie-Sklodowska et les CSSS suivants: Lucille-Teasdale, Saint-Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de-l'Île. Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal exploite les missions suivantes: centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale), centre de santé et de services sociaux et centre d'hébergement de soins de longue durée. **Site web de l’établissement** **Description** Sous la responsabilité du directeur logistique et approvisionnement, le ou la technicien(ne) en administration assure un ensemble de tâches de secrétariat en fonction des besoins de l’équipe de la Direction adjointe de la logistique et de l'approvisionnement. La personne titulaire du poste est responsable du fonctionnement administratif de la direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. **À titre de technicien(ne) en administration, vous aurez à**: - Organiser et gérer l’agenda ainsi que les courriers postaux et électroniques du directeur et/ou directeur adjoint; - Assurer la dactylographie, la conception et l’éditique des documents produits par la direction; - Rédiger la correspondance du directeur et/ou du directeur adjoint; - Préparer des rapports de gestion et s’assurer du respect des échéanciers; - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre les messages et fournir les réponses relevant de sa compétence; - Accueillir les visiteurs de la direction; - Organiser et gérer les comités et les rencontres du directeur et du directeur adjoint. Préparer la documentation pertinente; - Maintenir l’intranet du CIUSSS pour le volet de la direction; - Collaborer étroitement aux tâches administratives du directeur; - Coordonner certains dossiers administratifs en support au directeur et au directeur adjoint; - En collaboration avec les cadres, planifier, organiser et soumettre des pistes de solutions pour l’élaboration des calendriers de vacances; - Maintenir à jour le cahier de règlements, politiques et procédures et en assurer la diffusion au sein de l’équipe; - Préparer la documentation des comités de direction, y assister, prendre les notes, rédiger les comptes rendus et en assurer le suivi auprès du directeur; - Être responsable de la logistique des réunions internes et externes de la direction; - Préparer les requêtes d’achats de la direction et effectuer les relances auprès du service des achats, s’il y a lieu; - Remplir et vérifier les formulaires de comptes de dépenses de son supérieur et lui soumettre pour autorisation; - Assurer, lors des absences, la couverture des autres postes de secrétariat en administration de la direction; - Assurer l’intégration des nouvelles agentes administratives à la direction; - Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de son gestionnaire. **Qualifications**- DEC en techniques administratives ou avec spécialisation en techniques dans une discipline appropriée;- - Doit détenir deux (2) années d'expérience dans des tâches similaires au cours des cinq (5) dernières années;- - Connaissance de Word, Powerpoint et Français de niveau avancé et Excel débutant.**Compétences requises**: - Rigueur; - Orientation vers l’amélioration continue; - Capacité à œuvrer dans un contexte de transformation; - Communication; - Sens de l’organisation; - Autonomie; - Discrétion; - Discernement; - Orientation vers les partenaires. Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect. Pour postuler Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est important de porter une attention particulière aux courriels "Ressources Humaines" qui risquent de se retrouver dans la section " courrier indésirable ou Spam" par erreur. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances. Programme d'égalité en emploi Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.