Coordonnateur-trice Du Studio

Temps-plein, permanent, présentiel à Montréal - date d’entrée en poste immédiate
DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE
Gentilhomme est un studio de divertissement multimédia qui crée des expériences immersives. Des installations permanentes dans les aéroports aux activations de marque et aux spectacles, notre équipe multidisciplinaire soudée travaille ensemble pour repousser les limites de la créativité. Basé à Montréal depuis 2014, Gentilhomme a eu l'honneur de collaborer avec des clients tels que l'aéroport international d'Orlando et l'aéroport international de Houston, les artistes Charlotte Cardin et Tierra Whack.
La créativité, l’innovation, la collaboration et la bonne humeur font partie de notre ADN et nous offrons de nombreux avantages à nos employés : assurances collectives, activités sociales, grands bureaux conviviaux, collations
DESCRIPTION DE POSTE
Gentilhomme est à la recherche d’un-e coordonnateur.trice ayant 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement multidisciplinaire et créatif. Se rapportant à la cheffe des finances et de l’administration, la personne retenue aura pour mission de gérer les opérations du studio et assister les équipes de direction, production, création et développement d’affaires au niveau opérationnel.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
GESTION DU STUDIO
Supervision rigoureuse du bon fonctionnement général du studio (organisation, propreté, maintien d’un environnement sécuritaire);
Responsable des relations avec les fournisseurs corporatifs (immeuble, entretien, cellulaires, agence de voyages);
Achat des fournitures pour le bon fonctionnement du studio (collations, fournitures de bureau, etc.);
Organisation des activités sociales du bureau;
Organisation et coordination des événements spéciaux et des visites de studio pour les visiteurs VIP - incluant la nourriture et les boissons, les démonstrations de produits, le divertissement, et plus encore
OPÉRATIONS
Soutien à l’équipe de direction - réunions, présentations, tableau de bord, liaison avec les différents départements;
Gestion des processus opérationnels et données du studio (ouverture et fermeture des projets, gestion des heures, hygiène des serveurs, archivage, nomenclature, inventaire, etc.);
Optimisation, automatisation et documentation des procédures du studio;
Organisation des réunions générales du studio;
Développement d’outils de présentation internes et externes;
Maintien de la banque de pigistes et fournisseurs;
Collaboration et soutien aux équipes au niveau opérationnel, notamment dans l’organisation des pitch et réponses aux appels d’offre, la gestion des voyages, le suivi des dépenses.
RESSOURCES HUMAINES
Accueil des nouveaux employés;
Rédaction et mise à jour continue des politiques et procédures;
Rédaction des descriptions de poste en collaboration avec la direction et affichage sur les réseaux;
Suivi des heures dans Harvest, des banques d’absences, du calendrier du studio.
EXIGENCES
3 à 5 ans d’expérience en gestion de studio, opérations ou domaines connexes, idéalement dans un contexte créatif;
Excellentes compétences organisationnelles et rigueur dans la gestion des priorités;
Forte capacité d’exécution, motivation et autonomie;
Habiletés interpersonnelles et diplomatie;
Ouverture, adaptabilité et désir de contribuer au succès de Gentilhomme;
Capacité à structurer, optimiser et faire évoluer les processus opérationnels dans un environnement en constante évolution;
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;
Aisance avec les outils collaboratifs (Coda, Slack, etc.) et la suite Google;
Capacité à prendre en charge des dossiers administratifs avec rigueur.
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Full-time, permanent position, in person, Montreal - starting immediately
COMPANY DESCRIPTION
Gentilhomme is a multimedia entertainment studio that creates immersive experiences. From permanent installations in airports to brand activations and shows, our close-knit multidisciplinary team works together to push the boundaries of creativity. Based in Montreal since 2014, Gentilhomme has had the honor of collaborating with clients such as Orlando International Airport and Houston International Airport, and artists Charlotte Cardin and Tierra Whack.
Creativity, innovation, collaboration, and good humor are part of our DNA, and we offer many benefits to our employees: group insurance, social activities, spacious and friendly offices, snacks, and more.
Gentilhomme is looking for a coordinator with 3 to 5 years of experience in a similar role, ideally in a multidisciplinary and creative environment.
KEY RESPONSIBILITIES
STUDIO MANAGEMENT
Rigorous supervision of the general functioning of the studio (organization, cleanliness, maintaining a safe environment);
Responsible for relationships with corporate suppliers (building, maintenance, cell phones, travel agency);
Purchasing supplies for the smooth operation of the studio (snacks, office supplies, etc.);
Organizing office social activities;
Organize and