Adjoint(E) Administratif(Ve)

Que diriez-vous de joindre une entreprise où l'humain se trouve au cœur des projets?
Notre équipe des Exploitations à Québec et régions est en pleine expansion et nous recherchons des talents passionnés pour se joindre à notre aventure
Faire partie de l’équipe MACH, c’est rejoindre une famille de plus de 450 membres. Nous travaillons quotidiennement pour mettre notre savoir au service de l’immobilier et de nos clients.
Depuis maintenant 25 ans, MACH bâtit des projets pensés dans le but d’avoir un impact structurant, durable et significatif sur les villes et les quartiers ; sur la vie des résidents, des utilisateurs et des visiteurs.
Au Canada, MACH se hisse parmi les plus importants propriétaires immobiliers. Il se distingue notamment par un portefeuille immobilier de plus de 45 millions de pieds carrés, incluant plusieurs fleurons du paysage urbain québécois : l’édifice Sun Life, la Tour CIBC, la tour de la Place Victoria, le site Quartier des Lumières ou encore l’Édifice Telus à Québec.
JOIGNEZ-VOUS À UNE ÉQUIPE DE PROFESSIONNELS ET TRAVAILLEZ DANS UN ENVIRONNEMENT SAIN
Basé(e) au Carrefour Saint Georges et sous la responsabilité du Directeur du centre comercial l’Adjoint(e) administratif(ve) lui apportera son soutien administratif et notamment:

- Accueillir la clientèle (clientèle du centre commercial et les marchands), prendre les appels téléphoniques et transmettre les renseignements utiles aux clients;
- Assurer un soutien administratif auprès du Directeur et de son équipe afin de maximiser l’efficacité de leurs opérations;
- Répondre aux communications entrantes (appels, courriels, courriers, etc.) et rédiger divers documents (contrats, communications aux locataires, mémos, etc.);
- Faire les horaires de travail des préposés à la clientèle;
- Gérer les comptes fournisseurs;
- Traiter les factures et les bons de commande des fournisseurs (les saisir dans Yardi et en faire le suivi);
- Sortir les rapports d’achalandage;
- Contrôler la qualité linguistique et stylistique ainsi que la mise en page des documents produits;
- Répondre aux différents appels de service et effectuer un suivi de satisfaction (réparations mineures, doubles de clés, modification des répertoires, activation d’accès, etc.);
- Assurer un support pour les différentes activités marketing du centre commercial;
- Effectuer la vente et la conciliation de cartes-cadeaux;
- S’assurer d’avoir tout le matériel de bureau et/ou la papeterie nécessaire et en commander au besoin;
- Veiller au maintien et à l’amélioration du système de classement;
- Assurer un support lors des évènements promotionnels (réservation d’espace, accueil, matériel et mobilier etc.);
- Maintenir à jour les divers répertoires (clés, cartes d’accès, contacts d’urgence des locataires, etc.);
- Effectuer le suivi assurances des locataires;
- S’assurer du suivi efficace des comptes à recevoir;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.

**Vous possédez ce qui suit**:

- Détenir un diplôme d’études secondaires en secrétariat ou posséder une expérience suffisante.
- Connaissances du logiciel Yardi (un atout).
- Démontrer une compréhension approfondie des principes comptables de base;
- Posséder un minimum de deux (2) années d’expérience dans un emploi semblable;
- Maîtriser la suite Microsoft Office.

En plus de rejoindre environnement dynamique, voici les avantages à travailler chez MACH:

- Salaire compétitif;
- Heures d'été;
- Assurances médicales, dentaires et optiques;
- REER avec participation de l’employeur;
- Frais transport remboursés à 100%;
- 6 journées maladie/ personnelle par année;
- Remboursement d’un abonnement sportif selon le montant en vigueur;
- Programme d'Aide aux Employés (PAE);
- Formation et évolution.

Chez MACH, nous croyons que la force d’une entreprise réside dans la richesse de ses différences. Nous valorisons la diversité sous toutes ses formes — qu’elle soit culturelle, ethnique, de genre, d’âge, d’orientation sexuelle, de capacités, de parcours ou de perspectives. Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, où chaque personne peut contribuer pleinement à la réussite collective. Cet engagement se reflète également dans notre adhésion aux principes ESG, en intégrant des pratiques durables, éthiques et responsables dans l’ensemble de nos actions et de nos décisions.
Dans le présent document, le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.