Coordonnateur ou Coordonnatrice Des événements Et

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.

Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place

**Raison d’être du poste**:
Soutenir le Bureau des cérémonies et événements et en assurer la coordination générale. Coordonner l’administration du Bureau et offrir du soutien en matière d’événements, de communications et de logistique à la gestion et aux responsables des événements.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:
Coordonner les activités quotidiennes du Bureau des cérémonies et événements et agir à titre de personne-ressource principale pour accueillir les personnes qui s’y présentent et répondre aux questions, en personne, par téléphone et par courriel.

Effectuer les activités de coordination et de rapprochement pour l’ensemble des procédures financières, ce qui comprend la réquisition, la perception et le rapprochement des factures, contrats, bons de commande, etc.; effectuer le rapprochement des cartes de crédit et des frais de déplacement (préapprobation, réservation et vérification) pour veiller au respect des politiques et procédures de l’Université d’Ottawa.

Appuyer la gestion dans le suivi des budgets, des échéances et des indicateurs de rendement, y compris la planification et l’analyse des résultats, pour divers projets et initiatives.

Fournir du soutien administratif à demande de la gestion ou des responsables des événements pour divers événements et projets (coordination de rencontres, mise à jour du calendrier d’événements, inventaire d’articles promotionnels et de cadeaux, fonctionnement quotidien du Bureau, etc.).

Coordonner et superviser le travail du personnel étudiant et des bénévoles pour veiller à ce que la réalisation d’événements de haute volée contribue au rayonnement de l’Université auprès de ses principaux partenaires.

**Ce que vous apportez**:
Baccalauréat en communications, en marketing, en gestion d’événement ou en collecte de fonds ou combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience.

Au moins deux ans d’expérience en coordination d’événement ou dans un poste de soutien événementiel.

Expérience de la coordination d’événements numériques, virtuels et hybrides, un atout.

Expérience du service à la clientèle dans les deux langues officielles et dans un rôle de personne-ressource.

Expérience de la rédaction administrative bilingue et excellente connaissance de la grammaire et de l’orthographe française et anglaise.

Expérience de niveau avancé de l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels tels que Windows, traitement de textes, chiffriers, agenda électronique, bases de données (Raiser’s Edge), courriel, PowerPoint et Internet;
Connaissance pratique des plateformes événementielles virtuelles, un atout.

Expérience de création et de publication de contenu Web et numérique.

Excellentes compétences interpersonnelles et communicationnelles.

Capacité à travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément.

Grand souci du détail et normes élevées en matière de qualité et d’exactitude.

Excellentes capacités organisationnelles; aptitude à planifier le travail en fonction d’échéances multiples.

Aptitudes à travailler de façon au