Coordonnateur Administratif

**Introduction**

Destination Moncton Dieppe (DMD) est un organisme indépendant de marketing touristique axé sur l'industrie qui dessert le sud-est du Nouveau-Brunswick. Financé par une taxe sur les chambres d'hôtel perçue par les villes de Moncton et de Dieppe, cet organisme tiers de marketing touristique est le bras promotionnel qui stimule le tourisme dans nos villes à l'échelle régionale, nationale et internationale afin d'accroître le nombre de visiteurs et d'améliorer l'impact économique sur l'industrie.

**Description du poste**

La personne retenue sera responsable de la gestion de toutes les tâches administratives et du soutien à l'équipe dans la réalisation des objectifs organisationnels. Elle devra coordonner et assurer les activités administratives quotidiennes de Destination Moncton-Dieppe ainsi que celles des organisations connexes. Ces tâches comprennent l'administration financière, la gestion du temps, la coordination et la planification des réunions/rendez-vous, l'élaboration des ordres du jour et la rédaction des procès-verbaux, la mise à jour et le suivi de la gestion de la relation client (CRM) et du contenu du site Web, etc. Cette fonction consiste à fournir un service client de qualité et à servir souvent de premier point de contact avec les partenaires, les acteurs du secteur et les visiteurs.

**Principales tâches**:

- Gestion administrative : Fournir un soutien administratif à l'équipe et au conseil d'administration de Destination Moncton-Dieppe, ainsi qu'aux organismes associés, au besoin.
- Gestion financière et tenue des registres : Gérer et suivre les factures, les paiements et les dépenses afin d'assurer l'exactitude et la ponctualité des opérations financières.
- Gérer les comptes fournisseurs et créditeurs : Gérer les paiements aux fournisseurs, vérifier les factures et effectuer les paiements conformément aux politiques de l'organisme.
- Enregistrer les heures travaillées par le personnel, fournir les informations de rémunération au comptable et assurer le respect des échéances pour la production des rapports.
- Aide financière : Assister les services dans le suivi de leur budget et de leurs états financiers des services afin de faciliter la prise de décision.
- Conciliation et liaison: regrouper les données des cartes de crédit, les reçus, ainsi que toutes les transactions, tout en assurant un suivi rigoureux et le respect des procédures comptables.
- Représenter l’organisme lors de diverses réunions et fonctions, si nécessaire.
- Répondre aux demandes d'information par téléphone, par courriel ou par voie numérique.
- Veiller à l'exactitude et à la mise à jour des listes d'événements sur le site Web de DMD
- Tenir à jour les coordonnées et les pistes de vente à l'aide du système GRC
- Gérer plusieurs projets dont les priorités changent
- Accomplir d'autres tâches assignées

**Savoirs/Compétences**

Possède des connaissances et des compétences dans les logiciels informatiques pertinents pour le poste, tels que Microsoft 365, les logiciels de GRC, Intuit QuickBooks, la gestion de projet et les programmes Web.
- Compétences très efficaces en gestion de projets, en établissement des priorités, en multitâche et en gestion du temps pour respecter les délais.
- Connaissance générale de l'économie touristique et des tendances touristiques à Moncton, Dieppe, dans la région du sud-est et au-delà.

**Exigences**
- Démontrer des compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle
- Faire preuve d'une grande discrétion et d'un tact irréprochable
- Posséder au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle pertinente et connexe.
- Le bilinguisme en anglais et en français est exigé.

**Qualités personnelles**
- Efficace et organisé, capable de travailler efficacement sur plusieurs tâches simultanément.
- Énergique et motivé, axé sur les résultats.
- Maîtrise des compétences relationnelles et verbales, que ce soit à l'oral ou par écrit.
- Esprit d'équipe, optimisme et détermination.
- Capacité à collaborer, enthousiasme pour le travail en équipe, esprit d'initiative, disposition à proposer des idées, exprimer son point de vue et contribuer au progrès.
- Facilement accessible et ouvert à tous.

**Conditions de travail**
- Heures supplémentaires mínimales, en fonction des besoins
- Des déplacements professionnels occasionnels et l'organisation d'événements peuvent être requis
- Les heures de travail en soirée et le week-end sont nécessaires lorsque les échéances et les calendriers des projets le demandent.

**Relevant de**:

- Présidente-directrice générale
- Ce poste n'a aucune responsabilité hiérarchique, bien qu'il puisse parfois fournir des conseils aux bénévoles ou aux étudiants._