Adjointe ou Adjoint Administratif

**SOMMAIRE**
Relevant de la direction générale, l’adjointe ou l’adjoint administratif soutient le bureau de la mairie ainsi que la direction générale en organisant, planifiant et coordonnant les activités administratives. Cette personne facilite les liens entre les membres du conseil municipal, l’équipe de direction, le personnel, les groupes d’intérêts publics, le public en général et les instances gouvernementales.

Lorsque les priorités liées au soutien du bureau de la mairie et de la direction générale sont accomplies, la ou le titulaire du poste peut également apporter son appui aux membres de la direction dans diverses tâches administratives.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**

**1. Administration des dossiers et horaires**
- Administrer des dossiers complexes et confidentiels, rédiger, réviser et produire des documents (lettres, rapports, tableaux, listes, formulaires) de manière autonome ou à partir d’idées principales, en veillant à leur qualité, distribution et suivi ;
- Traiter le classement des dossiers et organiser les informations pour garantir leur conservation ordonnée et sécuritaire ;
- Recevoir, traiter et distribuer le courrier en fonction de son importance, et le transmettre aux personnes concernées ;
- Coordonner le calendrier, sélectionner les priorités et anticiper les conflits d’horaires pour la mairesse ou le maire, et accompagner la direction générale dans la gestion des échéances ;
- Informer les organisateurs d’événements ou activités publiques de la présence du conseil municipal;
- Assurer la logistique des déplacements et des voyages d’affaires (réservation de billets d’avion, d’hôtels, etc.) ;
- Assurer, lorsque nécessaire, la représentation du conseil municipal et de la direction générale lors de réunions, groupes de travail, événements publics et autres activités ;
- Fournir les ressources nécessaires aux porte-parole de la municipalité pour leurs interventions ;
- Organiser des réunions et rencontres : réservation des salles, convocation du groupe, services de traiteur, assistance aux réunions, préparation des ordres du jour, rédaction des procès-verbaux et suivi auprès des personnes concernées ;
- Assurer le suivi avec les instances gouvernementales, autres municipalités, organisations et groupes d’intérêts publics.

**2. Gestion des requêtes et des plaintes**
- Répondre de manière autonome aux demandes de renseignements adressées au bureau de la mairie et de la direction générale ;
- Effectuer des recherches pour collecter les informations nécessaires, puis faire un sommaire des solutions proposées pour répondre aux besoins d’information de la direction, de personnel, des groupes d’intérêts publics, du public en général, des instances gouvernementales, tout en assurant un suivi approprié ;
- Filtrer les appels téléphoniques, fournir aux services municipaux et au public des renseignements de premier niveau sur les activités municipales, orienter les appels vers les personnes appropriées et assurer le suivi des requêtes ;
- Produire un sommaire mensuel des requêtes, plaintes et interventions effectuées, et en faire rapport aux responsables de la supervision afin de soutenir la prise de décision et le suivi administratif.

**3. Activités et responsabilités diverses**
- Fournir un soutien administratif aux directions générales adjointes de chaque division ;
- Coordonner la logistique de diverses rencontres avec la direction et les gestionnaires ;
- Participer à l’organisation des conférences et des réunions dont la Ville de Dieppe est participante ou hôte ;
- Créer et maintenir à jour une liste des parties prenantes de la municipalité, notamment pour l’organisation des invitations lors de consultations et d’événements publics ;
- Créer et maintenir à jour une liste des personnes invitées pour les cérémonies et événements officiels, en assurant l’organisation des invitations et le suivi des présences ;
- Accueillir, renseigner, diriger et orienter le public en fonction de l’objectif de la visite à l’hôtel de ville ;
- Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement des activités.

**EXIGENCES MINIMALES**

**Éducation**
- Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou tout autre domaine d’études jugé pertinent à l’emploi.

**Expérience**
- Trois (3) années d’expérience comme adjointe ou adjoint de direction ;
- Expérience au niveau municipal et autres instances gouvernementales ou politiques seraient un atout important.

**Connaissances**
- Excellente connaissance du français et de l’anglais verbal et écrit;
- Bonnes connaissances de la structure organisationnelle, des fonctions, des procédures et des règlements municipaux seront un atout ;
- Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) ;
- Capacité à produire des rapports, analyser des données et préparer des présentations professionnelles ;
- Connaissance des outils spécialisés comme VISIO pour la gestion et la visualisation de projets sera un atout.

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