Coordonnateur(Trice), Voyages Et Conciergerie

Titre du poste : Coordonnateur(trice), voyages et conciergerie

Département : Production et expérience

Supérieur hiérarchique : Directrice, production et expérience

Salaire : Fonction de l’expérience

Adresse : 606, rue Cathcart, bureau 620, H3B 1K8, Canada

Type de contrat : Permanent, Temps plein

Termes et conditions: Le poste est soumis aux conditions générales d’emploi du Forum Économique International des Amériques Inc.

Le Forum Économique International des Amériques (FEIA) est à la recherche d'un Conseiller(ère), voyages et conciergerie. Ce poste relève directement du Directrice, production et expérience.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**

**Gestion des dignitaires - Transport terrestre et aérien**
- Gestion du tableau de conciergerie par événement en corrélation avec le CRM;
- Réservation du transport aérien ou terrestre des dignitaires, conférenciers et employés du FEIA;
- Confirmer l'arrivée de dignitaires provenant de l'extérieur du pays;
- Communication et envoi des confirmations aux invités et dignitaires;
- Gestion des prestataires (transports) sur le site;
- Rédaction des lettres déterminant les services et les demandes d'informations;
- Communication avec les dignitaires, suivis, rappels, gestion des changements;
- Envoi de confirmation à chacun des dignitaires et suivi des changements d'itinéraires;
- Remise des listes nominatives de dignitaires pour la préparation des affiches d'identification par le fournisseur de transport;
- Gestion des horaires d'arrivées et de départs en collaboration avec le fournisseur de transport terrestre;
- Logistique liée à l'arrivée des dignitaires et présence sur le site;
- Suivis et vérification finale de prise en charge;
- Identification des accompagnateurs pour chaque délégation et communication des informations auprès du client (si applicable);
- Dédouanement de courtoisie au besoin;
- Rappel de l'heure et de l'endroit du départ des dignitaires et conférenciers;
- Rédaction des lettres pour les départs des invités;
- Livraison des lettres en chambre pour chaque invité;
- Présence sur le site de l'événement pendant toute la durée de la conciergerie pour en assurer le bon déroulement;
- Gestion avec le dispatch et le responsable de la sécurité sur le site de l'événement.

**Gestion des dignitaires - Hébergement**
- Recherche d'hôtel selon les critères pour chaque événement;
- Suivis avec les hôtels pour les réservations des chambres et les besoins spéciaux;
- Gestion de l'attrition selon la date limite aux contrats;
- Présence à la rencontre pré-conférence pour chaque événement;
- Gestion des prestataires (hôtels) sur le site;
- Autres tâches connexes reliées au rôle de coordonnateur(trice) de voyages et conciergerie.

Le FEIA se réserve le droit de modifier les tâches et les responsabilités et d’inclure toute activité jugée raisonnable dans le cadre général du poste.

**COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS**
- Éducation : Diplôme universitaire requis.
- Expérience : Minimum trois (3) ans dans les affaires et l'administration.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale. Étant donné la nature internationale des événements du FEIA et leur contexte multilingue (français, anglais et espagnol), la maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit) est obligatoire. La maîtrise de l’espagnol est un atout.
- Solides compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Capacité à travailler de manière autonome avec initiative et ingéniosité.
- Expérience avec des systèmes CRM, un atout.
- Capacité à gérer plusieurs projets sous pression.
- Disponibilité pour voyager à l'international pour les événements.
- Aptitude démontrée à établir et maintenir de solides relations avec les parties prenantes.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Dynamisme, créativité et esprit d'équipe.

**DÉTAILS**

Localisation : Bureaux du FEIA au centre-ville de Montréal, avec possibilité de télétravail.

Rémunération : Selon l’expérience.

**À PROPOS DU FEIA**

Le Forum économique international des Amériques (FEIA) a été créé pour promouvoir le rôle des Amériques dans les grandes décisions et réformes abordant les défis économiques mondiaux. Le FEIA vise également à favoriser le dialogue, créer des opportunités d’affaires et offrir un accès à des perspectives d’experts.

Le FEIA organise six conférences économiques annuelles : le Forum stratégique mondial de Miami, la Conférence de Montréal, la Conférence de Paris, le Forum global de Toronto, le Forum FEIA Latam à Buenos Aires et le Forum global de Phoenix. Ces événements abordent des enjeux économiques globaux tels que le commerce international, la finance, l'énergie, les ressources naturelles, la durabilité, l'innovation et la santé.

**POURQUOI CHOISIR LE FEIA ?**

Le FEIA offre une opportunité unique de travailler dans un contexte international, en collaboration avec des entreprises du Fortune 500, des organisations internationales, de