Secrétaire de Direction Et Agente ou Agent de

Secrétaire de direction

Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat de nature complexe et spécialisée liées à la mission de son unité. Elle assiste la personne supérieure immédiate dans l’accomplissement de son mandat en assurant le suivi de certaines opérations et elle voit à la bonne marche du bureau en son absence.

**Exigences mínimales du poste**:
**Scolarité**
- Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

**Expérience**
- Cinq (5) années d’expérience pertinente.

**Autres exigences du poste**:

- Excellente connaissance du français (oral et écrit) ;
- Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant ; *
- Habiletés pour les communications interpersonnelles ;
- Savoir transmettre de l’information ;
- Capacité à gérer des priorités ;
- Savoir travailler de façon autonome et sous pression ;
- Faire preuve de rigueur et être orienté vers l’action ;
- Orienté vers la clientèle.

**Tâches et responsabilités principales**:

- La personne salariée répond aux demandes de renseignements sur diverses questions variées et complexes dont le suivi des dossiers et des réunions, les politiques ou la règlementation liée aux activités de son unité. Elle règle certains problèmes relevant de ses attributions. Elle assume un rôle de coordination et de communication entre plusieurs unités. Elle traite de l’information de nature confidentielle et stratégique.
- Elle prend les dispositions relatives à l’agenda de la personne supérieure immédiate. Elle organise les voyages d’affaires et les rencontres selon les priorités et prépare les documents nécessaires.
- Elle s’assure de la logistique des rendez-vous en réaménageant l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus.
- Elle prend connaissance du courrier et des courriels et les trie en fonction des priorités. Elle prépare les dossiers, effectue les recherches et les consultations requises. Elle rédige à partir d’indications sommaires la correspondance et les documents relatifs à son unité. Elle effectue les suivis des dossiers et assure la diffusion de l’information. Elle procède aux achats de marchandises.
- Elle participe à la planification, à la préparation et à l’organisation de réunions et d’événements reliés aux activités de son unité. Elle assiste aux réunions, prend note des délibérations et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal. Elle prépare les résolutions et donne suite aux décisions qui relèvent de ses attributions.
- Elle assume la responsabilité du système de classement des documents conformément au plan de classification. Elle applique la procédure d’archivage selon les règles prévues au calendrier de conservation. Elle effectue la mise à jour des dossiers, des fichiers informatisés et de la page web de son unité.
- Elle tient à jour la comptabilité de l’unité, elle enregistre les dépenses effectuées et fait sur demande un rapport des états de compte, elle tient à jour les dossiers du personnel. Elle compile des données statistiques dans différentes bases de données.
- Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.

Agente ou agent de soutien administratif à la gestion des études

**Tâches et responsabilités principales**:

- La personne salariée prépare, vérifie et analyse les dossiers étudiants de son unité. Elle coordonne les suivis administratifs se rattachant à l’admission, à l’inscription, à la reconnaissance des acquis, à la recommandation des sanctions et à la diplomation des étudiants. Elle assure le processus de l’évaluation des activités d’enseignement. Elle collabore à la planification de l’horaire des cours, à la gestion des programmes d’études et des activités de stage. Elle approuve les demandes qui relèvent de sa compétence et réfère les cas dérogatoires à la personne responsable. Aux cycles supérieurs, elle s’assure des suivis administratifs des essais, des mémoires et des thèses.
- Elle agit comme intermédiaire entre son unité et d’autres services de l’Université ou d’organismes externes pour répondre à diverses demandes ou pour assurer les suivis appropriés. Elle organise et participe à la réalisation de diverses activités. Elle assiste à des réunions, rédige les procès-verbaux et assure les suivis qui relèvent de sa compétence.
- Elle prépare