Adjoint(E) Administratif(Ive)

La Fraternité unie des charpentiers-menuisiers d’Amérique représente près de 500 000 travailleurs partout sur le continent depuis plus de 150 ans faisant d’elle la plus importante et la plus vieille association de travailleurs au pays. Par le biais de l’expertise, des ressources et des contacts des représentants, appuyés par une équipe administrative efficace et dévouée, les membres du Conseil régional québécois ont alors accès à des services de grande qualité pour la défense et la représentation de leurs droits et intérêts au travail.

**RÔLE SOMMAIRE**

L’adjoint(e) administratif(ive) organise et exécute une série d’activités administratives et de diverses tâches de comptabilité de l’organisation en appui au travail des représentants. La personne idéale est polyvalente et s’intéresse à la vaste gamme des fonctions administratives d’une entreprise : administration, comptabilité, service client, logistique, marketing, etc. La personne est responsable de la fiabilité de son travail et contribue à l'image de marque de l’unité d’affaires.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**

**Tâches administratives**
- Premier contact avec le membre, ouverture de dossier, récolte d’informations et de documents
- Gestion de la base de données des membres (ajouts, pertes, décès, changement d’adresse, articles promotionnels reçus, etc.)
- Expéditions postales simples ou de masses (courrier, envois postaux, colis, retour de documents, etc)
- Gestion des documents aux syndics et convocations aux assemblées
- Gestion de l’inventaire global d’articles promotionnels (physique et numérique)
- Gestion des équipements (machine à timbres, photocopieur, etc..) et fournitures de bureau (niveau d’inventaire et commandes)

**Soutien aux membres**
- Accueil des visiteurs à la réception
- Répondre (ou référer aux représentants) les questions (Médic construction, fonds de pension, etc.) par courriel ou par téléphone
- Informe les membres des dates et contacts des cours de sécurité sur les chantiers

**Tâches comptables / exécutifs locaux**
- Assurer la gestion des comptes payables et recevables (locaux 134, 380, 761 et 160)
- Gestion des flux de trésorerie
- Complète les bordereaux de dépôts et procède aux dépôts
- Récolte les paiements de cotisation et émet le reçu
- Roulement des paies (en absence de coordonnatrice exécutive)
- Participe aux vérifications comptable des sections locales
- Conciliation et suivi des placements
- Gestion des cotisations volontaires
- Vérification des réclamations de cotisations
- Gestion de la petite caisse

**Gestion des demandes de main d’œuvre**
- Participe aux activités de recrutement selon les besoins
- Gère les ententes de réciprocité (placement PanCanadien)
- Répond aux demandes de la CCQ et les archiver pour le ministère du travail
- Gère la liste interne
- Tient à jour la liste des membres qui souhaitent travailler à l’extérieur du Québec
- Gère et renouvelle les permis de référence de main d’œuvre

**Exigences mínimales**:

- DEP ou DEC en secrétariat, bureautique ou administration des affaires.
- Expérience de 3 ans dans un même poste de nature administrative ;
- Expérience de 3 ans dans la réalisation de tâches reliées à la comptabilité ;
- Expérience de 3 ans dans un poste en lien avec le service à la clientèle;
- Maîtrise des logiciels de la suite Office ;
- Français parlé et écrit
- Anglais fonctionnel

**Talents recherchés**:

- Habiletés administratives (savoir coordonner, planifier, organiser et contrôler).
- Excellentes habiletés communicationnelles (interpersonnelles, orales et écrites).
- Rigueur et souci du détail.
- Orientation vers l’action et les résultats (attitude entrepreneuriale).
- Volonté d’apprendre et de se perfectionner.

**Conditions de travail**
- Travail en présentiel : bureau Anjou.
- L’horaire de travail est du lundi au jeudi de 8h30 à 16h30 et vendredi de 8h30 à 16h. Une heure de pause pour le dîner entre midi et 13h.
- **Vacances** : 6 semaines/année dont 4 étant les semaines de la construction.
- **Congés fériés** : Comme l’industrie de la construction.
- **Maladies** : 5 jours/année.
- **REER** : 5% payé par l’employeur
- **Assurance collective (Assurance salaire-vie, dentaire, médicament, etc**.) : individuelle ou familiale payée entièrement par l’employeur.
- Formation offerte

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 22,51$ à 35,48$ par heure

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel