Adjoint(E) Exécutif(Ve) RH

**Vous êtes adjoint(e) exécutif(ve) et vous souhaitez**:

- Travailler pour une compagnie fièrement canadienne et reconnue pour sa générosité;
- Travailler avec une équipe bienveillante à échelle humaine qui privilégie la simplification et la réussite ensemble;
- Supporter, mais aussi participer et partager vos idées;
- Avoir un horaire flexible (minimum de 2 jrs/sem. sur site et 3 jrs/sem. à distance);
- Avoir accès à une gamme complète d’avantages sociaux dès le jour 1.

**Vous êtes**:

- Un/une adjoint(e) d'expérience reconnu pour votre professionnalisme, votre tact et votre attitude positive
- Une personne bilingue pour qui la coorodination, la rédaction et l'organisation du travail n'a pas de secret
- Une personne digne de confiance, prête à participer aux différents projets et tâches du département
- Un(e) as de la résolution de problèmes et de Outlook

Relevant de la Vice-présidente, Ressources humaines et Communications, la personne supportera à la fois l’équipe des RH et des communications. Elle devra gérer de manière indépendante plusieurs tâches et projets avec des priorités et des délais concurrents, ainsi que de filtrer et hiérarchiser les communications et les opportunités provenant de sources externes et internes, tout en organisant et en maintenant les processus administratifs essentiels du poste. Elle traitera des détails de nature hautement confidentielle et critique, et devra fonctionner de manière efficace et efficiente dans un environnement professionnel en évolution rapide.

**Tâches et responsabilités**:
Support à la Vice-présidente, Ressources humaines et Communications:

- Gérer l'horaire quotidien de la Vice-présidente, Ressources humaines et Communications, prioriser ses rendez-vous et résoudre de manière proactive les conflits d'horaire. À la suite des rencontres, envoyer les invitations aux réunions et les ordres du jour, réserver les salles de réunion et prendre les dispositions nécessaires pour que les réunions se déroulent de manière fluide et efficace;
- Maintenir l'image de la Vice-présidente, Ressources humaines et Communications en veillant à ce que toute sa correspondance respecte des normes cohérentes et professionnelles;
- Coordonner les rencontres et prendre les minutes du Comité RH du Conseil d’Administration.

Support administratif pour l’équipe RH et Communications
- Effectuer des tâches administratives générales et offrir un support dans la rédaction et fusions des lettres pour envois massifs, préparation de présentations ou rapports divers, ou encore dans le cadre d’approbation de contrats de fournisseurs de services ou de demandes de subvention;
- Coordonner, participer, établir et maintenir diverses normes administratives avec d'autres adjoint(e)s, en plus d’établir et de maintenir un calendrier des programmes corporatifs récurrents;
- Supporter le Centre RH pour les demandes d’employés non transactionnelles;
- Prendre part au comité des politiques RH et être responsable des mises à jour nécessaires des politiques à la suite des rencontres;
- Être responsable de la saine gestion financière du département tels que : réconcilier les dépenses et la gestion des cartes de crédit du département, conformément aux politiques de l’entreprise, via le système SAP/ReadSoft et coordonner les demandes de dons.

Activités et projets divers
- Gérer des projets spéciaux au besoin et soutenir les membres du département dans le cadre d’activités corporatives;
- Offrir un support dans les divers événements et initiatives (coordonner auprès des participants à l’interne, des fournisseurs externes, des recherches de salles, etc.);
- Coordonner les séances d'orientation avec les nouveaux employés et offrir un support dans la coordination de la cohorte annuelle de stagiaires;
- Comptabiliser les données et émettre des rappels aux parties prenantes dans le cadre de la loi du 1 %.

**Habiletés, connaissance et aptitudes**:

- Diplôme d’études secondaire ou collégiale avec au moins 8 à 10 ans d’expérience professionnelle en soutien administratif;
- Démontre un haut niveau d'intégrité et de professionnalisme en assurant confidentialité, diplomatie et tact en tout temps;
- Être bilingue (anglais et français), autant à l’oral qu’à l’écrit;
- Démontre une capacité à communiquer, organiser et effectuer plusieurs tâches en simultanée pour une équipe multidisciplinaire (attitude constructive « retroussons nos manches et trouvons des solutions ensemble »);
- Comprendre et démontrer une attention stricte aux détails;
- Posséder des compétences avancées de la suite Office et Internet

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Horaires flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- REER Collectif
- Régime de retraite
- Stationnement sur