Spécialiste, Gestion Des Documents

Chez VIA TGF, nous réimaginons le service de transport ferroviaire de passagers au nom du gouvernement du Canada Notre objectif est de créer un nouveau réseau ferroviaire durable qui circulera plus rapidement, plus souvent et de manière plus fiable entre Toronto et Québec. Nous sommes le plus grand projet d'infrastructure du Canada depuis des générations.

Êtes-vous prêt à entreprendre un défi stimulant et percutant? Ne cherchez plus : VIA TGF est à la recherche d'un(e) spécialiste, Gestion des documents.

**Le rôle**

Le ou la spécialiste, Gestion des documents sera le ou la principal(e) responsable du système de gestion des documents (SGD) pour le projet VIA TGF. Sous la responsabilité du directeur, Contrôle de projets, la personne idéale assure le traitement, le stockage et la sécurité de la documentation du projet, dans le respect des exigences légales et contractuelles. Le ou la spécialiste, Gestion des documents collaborera avec les services informatiques, les fournisseurs et les équipes internes pour configurer, maintenir et optimiser le système, tout en fournissant une assistance aux utilisateurs, une normalisation des processus et des rapports pour les principales parties prenantes.

**Les responsabilités**
- Collaborer à la mise en œuvre du système Oracle Aconex SGD avec le département informatique, les fournisseurs de systèmes ou les consultants pour configurer, tester et déployer le système, en veillant à ce qu'il réponde à toutes les exigences techniques et opérationnelles.
- Après la mise en place, superviser son fonctionnement quotidien et veiller à ce que toutes les parties prenantes en fassent un usage optimal.
- Établir et mettre en œuvre des politiques et des procédures concernant le stockage, le partage, la transmission et la destruction des documents.
- Établir et gérer les processus d'examen et d'approbation des documents, en veillant au respect des accords contractuels.
- Fournir une assistance et une formation aux utilisateurs internes et externes, résoudre les problèmes liés au SGD et s'assurer que les utilisateurs maîtrisent ses fonctionnalités.
- Extraire et analyser des rapports sur les indicateurs clés de performance des processus opérationnels, en veillant à ce que des données exactes et opportunes soient transmises à la gestion des contrats pour validation.
- Préparer des rapports d'avancement, des documents techniques et des présentations pour les parties prenantes du projet, y compris la direction générale, les investisseurs et les autorités réglementaires.
- Élaborer et mettre en œuvre des documents et des formats de rapport normalisés pour le SGD afin d'assurer la cohérence et la clarté de la communication entre les différentes parties prenantes du projet.
- Veiller à ce que l'entreprise respecte les lois et réglementations applicables en matière de sécurité des données et de gestion des documents.
- Collaborer avec l'équipe chargée du contrôle des projets afin d'intégrer les fonctionnalités du SGD à d'autres outils et systèmes de gestion de projets.
- Se tenir au courant des dernières évolutions de la technologie SGD et des meilleures pratiques, recommander et mettre en œuvre des améliorations si nécessaire.

**Les exigences**
- Baccalauréat en technologie de l'information, en administration des affaires, en ingénierie ou dans un domaine connexe.
- Minimum 5 ans d'expérience dans la gestion de documents, de préférence dans le cadre de projets d'infrastructure ou de construction à grande échelle.
- Expérience confirmée des systèmes de gestion des documents (SGD), tels qu'Oracle Aconex ou d'autres plateformes similaires.
- Bonne connaissance des contrôles de projets et des pratiques de gestion de projets est un atout.
- Bonne compréhension des procédures de contrôle des documents, y compris le stockage, le partage et l'archivage.
- Maîtrise de la gestion des flux de documents et des approbations.
- Expérience de l'intégration de systèmes de gestion de documents avec d'autres outils de gestion de projets.
- Solide connaissance des réglementations et des meilleures pratiques en matière de sécurité des données, garantissant le respect des exigences légales et réglementaires.
- Excellentes compétences en matière de communication, avec la capacité de fournir une formation et une assistance aux parties prenantes techniques et non techniques.
- Solides compétences organisationnelles et souci du détail, en particulier pour la gestion de volumes importants de documentation au sein de plusieurs équipes.
- Aptitude à résoudre des problèmes, en particulier des problèmes liés au SGD ou des difficultés rencontrées par les utilisateurs.
- Compétences analytiques permettant de produire des rapports et d'extraire des informations des données documentaires afin d'éclairer l'avancement du projet.
- La maîtrise des deux langues officielles du Canada est requise.

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