Technicienne ou Technicien en Administration Au

**T** **ECHNICIENNE OU TECHNICIEN**
**E** **N ADMINISTRATION AU**
**S** **ECRÉTARIAT GÉNÉRAL**

**Vous êtes une personne autonome, rigoureuse et organisée ? Vous possédez de bonnes habiletés**
**relationnelles et êtes à la recherche de nouveaux défis?**

**Ce poste est pour vous**

**SOMMAIRE DU POSTE**

**NO DE RÉFÉRENCE INTERNE** : 22-23-70 **SALAIRE**:
Classe F dans une échelle de salaire se situant
**LIEU DE TRAVAIL** : Ville de Québec entre 24,72 $ et 38,76 $ l’heure

**HORAIRE DE TRAVAIL** **:STATUT DE L’EMPLOI**:
35 heures/semaine de jour Poste non syndiqué - Remplacement 1 an avec
Du lundi au vendredi possibilité de prolongation

**SECTEUR DE TRAVAIL**

Secrétariat général

**CONTEXTE**

Sous la direction de la Secrétaire générale, la personne titulaire participe à l’organisation des réunions des
instances de l’ENAP. Elle prépare et collige les documents nécessaires aux réunions, collabore à la
rédaction des procès-verbaux et des résolutions s’y rattachant, puis fait les suivis appropriés auprès des
intervenants concernés. Elle collabore aux différentes redditions de comptes institutionnelles et participe
à la mise à jour, à la révision et à la diffusion des textes réglementaires de l’École. Elle est aussi appelée à
effectuer des tâches liées à certains processus administratifs ou prescrits par le cadre réglementaire de
l’École.

**SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS**

**De façon générale, la personne titulaire aura à**:
Réaliser des tâches administratives en lien avec la mission du Secrétariat.

Rédiger ou collaborer à la rédaction de normes, de procédures et d’outils de gestion.

Assurer le suivi des dossiers sous sa responsabilité et s’assurer du respect des échéanciers.

Effectuer des recherches, des analyses, agir à titre de personne-ressource, cerner des
problématiques, leurs causes et proposer des solutions.

**Plus précisément, la personne sera amenée à**:
Préparer et convoquer les réunions des instances de l’ENAP (conseil d’administration, comité des
ressources humaines, comité d’audit, comité de gouvernance et d’éthique et commission des études).
À ce titre, elle assure la logistique, rédige les ordres du jour et les avis d’inscription, collige et rend
disponible la documentation auprès des intervenants concernés.

Recueillir de l’information, effectuer les recherches nécessaires, documenter, au besoin, certains
dossiers relatifs à la préparation et à la poursuite des travaux des instances et des comités du conseil
d’administration.

Collaborer à la rédaction des procès-verbaux et des résolutions des instances de l’ENAP, ainsi que
recueillir les informations pour faire suite aux mandats donnés ou aux décisions prises lors des
instances.

Assurer le suivi des réunions des instances, en diffusant aux personnes appropriées les résolutions en
découlant, ainsi que tout autre information ou document pertinent.

Participer à divers processus administratifs, concernant notamment le renouvellement des membres
du conseil d’administration ou de la commission des études.

Participer à l’organisation de divers évènements institutionnels (ex. Collation des grades).

Réviser et améliorer divers textes produits par le Secrétariat général sur le plan de la composition, de
la syntaxe et du vocabulaire utilisé afin de s’assurer de la bonne présentation.

Assurer les suivis appropriés concernant diverses redditions de comptes institutionnelles.

Collaborer à la rédaction de normes, procédures et outils de gestion visant à améliorer l’organisation
du travail lié à l’exécution de divers mandats dévolus au Secrétariat général.

Tenir à jour divers registres et bases de données, et en traiter les données lors de requêtes les
concernant.

Participer, au besoin, à certains dossiers particuliers, selon les besoins du Secrétariat général.

Participe à l’accueil, à l’accompagnement, à l’entraînement/ou à la formation du nouveau personnel.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas
d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la
personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne
doivent pas avoir d’effet sur la classe.

**EXIGENCES**

**Scolarité**
Diplôme d’études collégiales (DEC) technique en administration ou dans une discipline pertinente

**Expérience**
Minimum cinq années d’expérience pertinente.

**COMPÉTENCES REQUISES**

❖ Autonomie et initiative
❖ Rigueur et qualité du travail
❖ Capacité d’analyse et de jugement
❖ Flexibilité et adaptation
❖ Planification et organisation
❖ Sens des priorités
❖ Collaboration et travail d’équipe
❖ Maîtrise du français parlé et écrit, très bonnes habiletés rédactionnelles
❖ M