Assistant(E) Aux Achats

_(English will follow)_

**À propos d’Aesus**

Aesus est un fournisseur et fabriquant renommé de machines et de solutions d'emballage de pointe, s'adressant à diverses industries, notamment le pharmaceutique, l'alimentation et les boissons, les cosmétiques, etc. Avec un engagement constant envers la qualité, la fiabilité et la satisfaction de nos clients, nous nous spécialisons à livrer des technologies innovantes qui rationalisent les processus de production et optimisent l'efficacité de la production.

**Aperçu du poste**

Sous la supervision du directeur des achats, l’assistant(e) aux achats assure le soutien administratif et logistique du département. Cette personne vient en aide et supporte le directeur et coordonnateur en effectuant divers suivis et entrées de données.

**Conditions de travail**
- Poste permanent;
- Temps plein (40h semaine) ou temps partiel (environ 30h semaine ou plus);
- Horaires de travail : Lundi au vendredi, horaire de jour (horaires flexibles, à discuter);
- Possibilité de partir plus tôt le vendredi pour profiter d'un long week-end;
- Avantages sociaux (assurance vie, invalidité, santé et dentaire) et régime de retraite.

**Principales responsabilités**
- Faire l’entrée de données des réquisitions reçues de l’ingénierie dans le système ERP;
- Transmettre chaque demande à l’équipe appropriée selon les critères établies; par exemple, articles en stock vers le département d’inventaire, besoins d’achat vers l’acheteur et demandes d’usinage vers le contact interne ou externe approprié;
- Vérifier et traiter la consommation d’inventaire à partir des documents soumis, en veillant à la concordance avec ce qui se retrouve dans le système;
- Identifier et signaler toute divergence, information manquante ou instruction moins claire au membre de l’équipe concerné pour résolution;
- Suivre rigoureusement les procédures et les flux de travail établis, sans effectuer de changements non autorisés ni faire d’hypothèses;
- Demander des éclaircissements de manière proactive lorsque les instructions sont floues et faire un suivi jusqu’à leur pleine compréhension;
- Soutenir l’efficacité globale du flux de travail en maintenant précision et cohérence dans l’exécution des tâches.

**Qualifications**
- Souci du détail et grande précision dans la saisie de données;
- Compétences en communication interpersonnelle;
- Capacité à suivre des procédures structurées;
- Organisation, fiabilité et capacite à gérer efficacement les tâches routinières;
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
- Bilinguisme (doit pouvoir parler et écrire en anglais et en français) étant donné que certains de nos fournisseurs proviennent de l’extérieur du Québec;
- Expérience avec un système ERP (un atout);
- Être confortable de travailler dans un environnement dynamique où la communication est directe et claire.

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**About Aesus**

Aesus is a renowned provider and manufacturer of cutting-edge packaging machinery and solutions, catering to diverse industries including pharmaceuticals, food and beverage, cosmetics, and more. With a steadfast commitment to quality, reliability, and customer satisfaction, we specialize in delivering innovative technologies that streamline production processes and optimize production efficiency.

**Position Overview**

Under the supervision of the Purchasing Manager, the Purchasing Assistant provides administrative and logístical support to the Department. This person assists and supports the Manager and Coordinator by performing various follow-ups and data entry.

**Work conditions**
- Permanent position
- Full time (40h week) or Part time (approx. 30 hours per week or more);
- Working hours: Monday to Friday, day shift (flexible hours, to be discussed);
- Possibility of leaving earlier on Fridays to enjoy a longer weekend;
- Benefits (life, disability, health and dental insurance) and pension plan.

**Key Responsibilities**
- Accurately enter requests from engineering into the ERP system;
- Route each request to the appropriate team based on established criteria, such as in-stock items to the stockroom, purchase needs to the buyer, and machining requests to the correct internal or external contact;
- Review and process inventory consumption based on submitted paperwork, ensuring alignment with system records;
- Identify and escalate any discrepancies, missing information, or unclear instructions to the appropriate team member for resolution;
- Adhere strictly to defined workflows and procedures without making unauthorized changes or assumptions;
- Proactively seek clarification when instructions are unclear and follow up as needed until fully understood;
- Support overall workflow efficiency by maintaining accuracy and consistency in task execution.

**Qualifications**
- Strong attention to detail and a high level of accuracy in data entry;
- Professional communication skills;
- Ability to follow structured procedures;
- Organized and dependable, with the ability to manage routine task