Assistant(E) de Direction

Travailler dans une grande entreprise de transport collectif, c’est participer, avec plus de 10 000 employées et employés, à la livraison d’un service public utilisé quotidiennement par plus d’une centaine de milliers de personnes chaque jour.

**Vos fonctions**:
Sous la responsabilité de la directrice du Service des régimes de retraite, vous travaillez dans un environnement stimulant dont la mission est la saine gouvernance des régimes de retraite couvrant plus de 19 000 participants et dont les caisses de retraite s’élèvent à près de six milliards de dollars. Vous assistez la directrice dans l'exécution de ses fonctions et assurez le soutien administratif ainsi que les communications efficaces avec les nombreux intervenants internes et externes, dont les membres des comités de gouvernance.

**Vos principaux mandats**:

- Travailler en étroite collaboration avec la directrice, la chef - affaires juridiques et gouvernance ainsi qu’avec la conseillère - affaires juridiques et gouvernance, dans notamment la préparation et le suivi des assemblées de divers comités de gouvernance paritaires des régimes de retraite;
- Agir à titre de porte-parole auprès des nombreux membres de comités de gouvernance et communiquer avec ces derniers autant à l’oral qu’à l’écrit;
- Étant au cœur de la direction, vous maintenez à jour les groupes de diffusion ainsi que la structure permettant la classification et le repérage rapide des informations et des documents. Vous effectuez également la vigie de cette structure et apportez les correctifs nécessaires afin d’en assurer la pérennité.

**Plus spécifiquement, vous**:

- assurez la coordination administrative et le suivi des activités liées aux assemblées de six comités de gouvernance;
- rédigez et révisez divers projets d’ordres du jour, documents, présentations, rapports et procès-verbaux;
- gérez le calendrier de la directrice ainsi que celui de l’adresse générique de gouvernance;
- convoquez des réunions, telles que celles avec les fournisseurs de services, les nouveaux membres de comités de gouvernance, les parties (STM et les syndicats concernés) et le comité de gestion, prenez en charge la logistique de ces dernières et en faites le suivi;
- assurez les activités administratives relatives aux codes d’éthique et de déontologie des membres de comités et des employés, en collaboration avec la conseillère en déontologie;
- recueillez pour la directrice tous les renseignements et les documents nécessaires à l’exécution de ses fonctions et filtrez toute la correspondance lui étant adressée;
- assurez que toutes les fonctions d’ordre administratif assumées par la direction soient bien remplies par les personnes responsables à l’intérieur de celle-ci;
- rassemblez des données et élaborez des statistiques et tableaux de suivis aux fins de la gouvernance des régimes;
- assumez la responsabilité de l’élaboration et du suivi de la gestion intelligente de l’information (physique et électronique) et tenez à jour la structure de repérage s’y rapportant;
- traitez les dossiers administratifs, effectuez les recherches complémentaires, dégagez les éléments pertinents et obtenez les renseignements additionnels pertinents pour faciliter votre prise de décision ou celle de la directrice, selon le cas;
- signez ou contresignez, en conformité avec les autorisations, les documents pour la directrice;
- transmettez aux intervenants concernés les directives émanant de la directrice et répondez selon ses attributions aux questions qui en découlent;
- coordonnez les dossiers administratifs qui vous sont confiés;
- assumez toutes tâches et toutes responsabilités inhérentes à votre fonction ou qui peuvent vous être confiées.

**Le talent recherché**:
**Votre profil est activement recherché si vous**:

- détenez un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
- possédez un minimum de 5 années d’expérience pertinente.

**Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes**:

- Excellente maîtrise du français (parlé et écrit);
- Excellentes habiletés avec les outils de la suite Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint);
- Connaissance de l’environnement des régimes de retraite, un atout;
- Maîtrise du portail électronique de gestion documentaire Diligent et du logiciel de signatures électroniques ConsignO, un atout;
- Rigueur, priorisation et organisation, communication, travail d’équipe (collaboration), orientation client/partenaire, qualité de jugement, orientation vers la performance (centré résultats), autonomie, respect de la confidentialité.
- Nous aimerions en apprendre davantage sur vous_

**Valeurs STM **:Orientation client, travail d’équipe, rigueur, respect, responsabilisation et transparence.

**Ce que la STM vous offre**:

- Une rémunération globale avantageuse.
- Un régime de