Adjoint(E) Administratif(Ve)

**Description du poste**

Le rôle principal et habituel de la personne consiste être une personne-ressource en s’assurant du bon fonctionnement des cimetières. Elle tient les registres à jour pour tous les cimetières, mausolées et columbariums. Fait la logistique de toutes les activités de cimetière provenant de l’interne ou l’externe.

Responsabilités/Tâches
**_Service à la clientèle_**

Ø Agit comme personne-ressource pour l’ensemble des activités;
Ø Offre un support aux familles et aux conseillers pour la mise à jour des contrats de sépulture ainsi que toutes particularités;
Ø Maîtrise et fait connaître l’importance des règlements du cimetière;
Ø Reçoit et gère efficacement les plaintes et commentaires concernant les concessions (niche, terrain, enfeu) par l’utilisation des logiciels et outils informatiques fournis par l’entreprise;
**_Soutien administratif_**

Ø Tient à jour les registres;
Ø Gère administrativement les demandes d’inhumation en lien avec dossier de concession;
Ø Gère administrativement tous les nouveaux contrats de concessions;
Ø Avise la comptabilité lorsque le contrat est prêt à être facturé;
Ø S’assure de respecter l’échéancier des périodes de fin de mois;
Ø Procède au classement et à la numérisation des documents au besoin;
Ø Voit au bon ordre et à la mise à jour des archives du cimetière;
Ø Surveille les échéances des concessions et s’assure de leur renouvellement;
Ø S’assure de percevoir les frais du permis d’installation de monument famille, si requis;
Ø Vérifie l’aspect légal des documents et vérifie l’exactitude des informations;
Ø Accueille les fournisseurs en lien avec les cimetières, mausolées et columbariums;
**_Soutien aux opérations_**

Ø Approuve tous les contrats des concessions du réseau;
Ø Approuve toutes les requêtes de sépulture corps et cendres;
Ø Coordonne et tient à jour le calendrier des inhumations du réseau;
Ø Assure la logistique des inhumations (mises en enfeu, mise en terre, etc.);
Ø Accueil et accompagne toutes les familles GYL pour inhumation au CPDF;
Ø Accueil et accompagne toutes les familles en provenance de l’extérieur pour inhumation;
Ø Travaille en étroite collaboration avec les conseillers aux familles;
Ø Avise son supérieur immédiat en cas de problème;
Ø Gère l’entreposage des cendres à la demande des complexes;
**_Support préposé immobilier cimetière_**

Ø Coordonne les tâches quotidiennes et hebdomadaires avec le préposé immobilier cimetière;
Ø Gère les urgences et communique les priorités au préposé immobilier cimetière;
Ø Planifie l’installation des monuments, plaques et autres et fait le pont avec le préposé immobilier cimetière;
Ø Vérifie la conformité des installations de plaques et monuments ainsi que les ornements et la plantation des fleurs et vivaces;
Ø Vérifie la présentation et l’état général des cimetières, mausolées et columbariums.

Ø Travaille en étroite collaboration avec le préposé immobilier cimetière;
**_Gestion des plaques, monuments et gravures_**

Ø Reçoit et approuve tous les bons de commande (plaques, monuments et gravures);
Ø S’assure de la conformité de la commande selon les standards du cimetière;
Ø Perçoit le paiement du permis d’installation, si monument externe;
Ø Place les commandes auprès du fournisseur et tient à jour le rapport des commandes;
Ø Reçoit le croquis et fait le pont avec la famille pour approbation;
Ø Coordonne l’installation et fait le suivi avec le préposé immobilier cimetière;
Ø S’assure de l’exactitude des produits reçus;
Ø Vérifie l’exactitude des inscriptions gravées;
Ø Archive une photo du produit dans le contrat du client au Virtual Files;
Ø Avise la famille que le produit a été livré et est en place;
**_Gestion des marchés de gros_**

Ø Reçoit et analyse les nouvelles demandes et fait l’ouverture de dossier;
Ø Coordonne les activités des marchés de gros selon les demandes reçues;
Ø Saisit les demandes dans le système informatique pour création du contrat;
Ø Respecte les délais de service établis dans l’entente;
Ø Offre un soutien et agit comme personne-ressource auprès du client;
**_Autres tâches connexes_**

Ø Veille à l’image de l’entreprise et: propreté des cimetières;
Ø Toutes autres tâches liées à son emploi demandées par son supérieur immédiat

**_COMPÉTENCES CLÉS_**

**_Autonomie / Initiative_**

Habileté à fonctionner adéquatement à partir de directives générales et d’utiliser d’abord ses ressources avant de demander de l’aide. Habileté à suggérer des pistes d’amélioration à son travail.

**_Communication_**

Habileté à s’exprimer clairement et d’être compris par son interlocuteur et d’être réceptif aux messages des autres.

**_Qualité de service et souci du client_**

Habileté à déterminer, mesurer et évaluer des normes de