Agente ou Agent de Soutien Administratif Classe I

L'emploi d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe I consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes:

- Informer, sur une base régulière, les étudiants, étudiantes, enseignants et enseignantes des procédures liées à l’utilisation des services adaptés;
- Vérifier les demandes de réservations d’examens en ligne et, dans le respect des procédures établies, planifier l’attribution des locaux et postes d’examen;
- Accueillir l’étudiant et l’étudiante qui se présente à l’examen (s’assure qu’il n’a accès qu’au matériel qui lui est autorisé, lui offrir ses mesures d’aide -portable, logiciels spécialisés le cas échéant);
- Effectuer le suivi auprès des enseignants et enseignantes pour la réception et la remise des examens (appels et courriels de rappel) et leur apporter le soutien technique nécessaire au besoin;
- Tenir à jour les statistiques en lien avec la passation des examens;
- Organiser la surveillance des examens pour les étudiantes et étudiants des services adaptés inscrits aux cours d’été;
- Effectuer la mise à jour des listes d’étudiants et étudiantes inscrits aux services adaptés;
- S’assurer que chaque dossier soit complet sur le plan administratif : présence du diagnostic ou rapport d’évaluation, signatures de consentement et de règlements;
- Compléter la partie administrative du plan d’interventions de l’étudiant et étudiante (PIO) et s’assurer de la signature de chacun;
- Compléter les documents nécessaires lorsqu’il y a embauche de ressources pour certains étudiants et étudiantes bénéficiant de mesures d’aide (preneurs de notes, tuteurs, etc.);
- Faire les réquisitions pour la rémunération des ressources embauchées pour les étudiants et étudiantes;
- Tenir à jour le dossier du Transport adapté et s’assurer que les paiements sont effectués dans les délais requis;
- Procéder aux demandes de transfert de dossiers (entre services et entre établissements d’enseignement);
- Répondre aux appels pour le service;
- Gérer les rendez-vous des intervenants;
- Coordonner la logistique pour la passation de l’ÉUF (étudiants et étudiantes des services adaptés, étudiants et étudiantes allophones et autochtones);
- Accomplir diverses tâches relevant de sa classe d’emploi, en provenance d’autres services du collège (direction du collège, vie étudiante, organisation et cheminement scolaires, service des programmes);
- Assister à diverses formations ou journées thématiques;
- Répondre aux interrogations de la clientèle collégiale (étudiants, enseignants, membres du personnel) et les rediriger au besoin vers les différentes ressources;
- Gérer et contrôler les situations imprévisibles et ponctuels du service (problèmes informatiques sur les équipements en période d’évaluation, etc.). Résoudre différentes problématiques en proposant de façon spontanée des solutions;
- Intervenir en première ligne en apportant un soutien régulier aux intervenants psychosocial du secteur santé afin d’interagir rapidement avec une clientèle étudiante particulière et diversifiée;
- Développer, réfléchir et établir des nouvelles procédures dans le but d'améliorer continuellement le déroulement du service en formulant des propositions au niveaux technique, informatique et procédurale.

Exigences:
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente,
et
avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test de Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %

Remarques:

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.