Agente ou Agent de Soutien Administratif, Classe

L'emploi d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe principale consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes:

- Assurer le lien constant avec la sécurité;
- Assumer la gestion des réservations des locaux;
- Coordonner toutes les procédures relatives à l'aménagement des salles ou des locaux réservés;
- Effectuer les réquisitions d'achat pour les membres du service;
- Effectuer des appels de service à certains fournisseurs;
- Assurer le lien entre le collège et les différents partenaires ;
- Traiter les factures, soit recevoir les pièces et les assigner aux postes appropriés, vérifier le statut de la facture, traiter les pièces selon les procédures en vigueur, assurer la liaison avec le service des finances et les fournisseurs (factures à payer, à recevoir, à créditer, etc.) et voir à la gestion documentaire des différents dossiers de facturation et de projets;
- Apporter un soutien au directeur adjoint aux ressources matérielles;
- Effectuer l’accueil et la réception au service tant pour les personnes, que pour les appels téléphoniques, ainsi que les communications par moyens informatiques et répondre au besoin des requérants;
- Préparer, diffuser et classer les documents ou communiqués requis à l’exercice de ses fonctions selon les besoins du service;
- Organiser les rencontres des comités relevant de la Direction des ressources matérielles : convocation des rencontres, réception et transmission des documents requis, rédaction des comptes-rendus;
- Transcrire, reproduire ou produire des textes, différents tableaux et graphiques selon les besoins;
- Assister les gestionnaires dans le suivi de leurs agendas;
- Recevoir toutes les demandes qui requièrent les services des différents corps d'emploi (manœuvres, ouvriers certifiés, technicien en bâtiment et mécanique, menuisier, électricien, plombier/tuyauteur et mécanicien d’entretien);
- Rédiger les notes de service pour le personnel de ce secteur;
- Distribuer le travail et les demandes reliés à l'entretien du bâtiment;
- Recevoir, trier, colliger et assigner les requêtes des usagers aux personnes identifiées pour répondre aux besoins;
- Traiter les situations urgentes présentées par les usagers et générer une requête au besoin;
- S’assurer du suivi des requêtes afin de veiller à leur réalisation;
- Documenter, commander et assurer le suivi du renouvellement de vêtements conventionnés et des chaussures pour le service.

Exigences:
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Et
Avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test d'Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %

Remarques:
RENSEIGNEMENTS UTILES POUR LES CANDIDATS OU CANDIDATES PROVENANT DE L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC ET DÉSIRANT TRAVAILLER AU CL:

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.