Agent(E), Administration Des Réclamations

Numéro de référence: 787

Statut: Permanent - temps plein

Salaire annuel / taux horaire: 62 717$ - 77 474$

Nombre de postes à pourvoir: 1

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

VIA Rail transforme le transport de passagers avec son programme de nouvelle flotte, en introduisant des trains à la pointe de la technologie pour améliorer l’expérience de voyage. Alors que nous nous développons, nous rationalisons et optimisons notre processus de réclamations de garantie avec notre fournisseur de trains pour améliorer l’efficacité et la fiabilité de la flotte.

Nous recherchons un Agent, Administration des réclamations pour jouer un rôle clé dans le soutien et l’optimisation du processus de réclamations de garantie. Vous serez responsable de veiller à ce que toutes les réclamations soient correctement documentées, suivies, traitées efficacement et résolues en temps opportun. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les parties prenantes internes et externes. Ce rôle est essentiel pour renforcer notre équipe de garantie et favoriser des améliorations continues en matière de fiabilité et de performance.

**Responsabilités**:
Suivre les processus définis:

- Veiller à ce que toutes les réclamations soient correctement suivies et traitées en temps opportun;
- Préparer et émettre les avis au fournisseur à temps;
- Suivre et surveiller les correspondances des avis entre VIA et les fournisseurs;
- Mettre à jour les statuts des réclamations dans un système de suivi;
- Collaborer efficacement avec les clients internes et le conseiller principal en qualité et garantie pour recueillir et vérifier les données essentielles au processus de réclamation;
- Surveiller les réclamations de garantie et assurer le respect des politiques et procédures de garantie;
- Soutenir les réunions avec les parties concernées pour discuter de l’état des réclamations en cours et des résolutions possibles.

Assurer une documentation adéquate:

- Définir, mettre en œuvre et gérer un système de gestion de la documentation interne;
- Documenter tous les matériaux liés aux réclamations, y compris les courriels, les avis et la documentation technique, de manière cohérente et structurée.

Support administratif:

- Fournir un soutien administratif au besoin;
- Préparer la documentation liée aux réclamations, organiser des réunions et s’assurer que toutes les informations requises sont disponibles en temps voulu;
- Rassembler et archiver les informations nécessaires provenant de divers départements en lien avec les réclamations;
- Coordonner avec un représentant des opérations et le conseiller principal en qualité et garantie pour confirmer le délai de commande à communiquer aux fournisseurs.

Amélioration continue des processus:

- Identifier les domaines où le processus de réclamation peut être simplifié ou amélioré;
- Recommander et mettre en œuvre des améliorations pour accroître l’efficacité ou augmenter la précision dans la gestion des réclamations.

**Requis**:

- Certificat ou DEC (diplôme d’études collégiales) dans un domaine connexe (juridique, administration, assurance, etc.);
- 5 à 8 ans d’expérience dans la gestion des réclamations;
- Une expérience dans l’industrie du transport est considérée comme un atout.

**Compétences**:

- Compétences organisationnelles solides et priorisation : Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches, à prioriser les responsabilités et à assurer un suivi rapide des problèmes;
- Collaboration interfonctionnelle : Capacité à travailler efficacement avec des équipes diversifiées dans différents départements pour trouver des solutions et des améliorations;
- Approche proactive et axée sur l'initiative : Capacité à prendre des initiatives, à anticiper les défis et à agir de manière autonome lorsque nécessaire;
- Bonnes compétences en communication et interpersonnelles : Bonnes capacités de communication verbale et écrite pour interagir avec les parties prenantes et assurer un échange d'informations clair et concis;
- Adaptabilité et autonomie : Capacité à travailler de manière indépendante, à gérer des priorités changeantes et à s'adapter à des situations dynamiques;
- Méticuleux et attentif aux détails : Engagement envers l'exactitude et la minutie dans toutes les tâches, garantissant un travail de haute qualité et la conformité aux procédures;
- Bilinguisme (écrit et parlé) : Maîtrise de l'anglais et du français pour une communication efficace dans un environnement multilingue;
- Curiosité intellectuelle pour les éléments techniques : Comprendre les concepts techniques permet d'avoir une meilleure compréhension des problèmes discutés dans les réclamations;
- Compétence techniqu