Gestionnaire documentaire d'infrastructures

5 days ago


Chicoutimi North, Canada EBC Inc. Full time

Description du poste

L'entreprise EBC Inc. cherche un gestionnaire documentaire expérimenté pour rejoindre son équipe de projets majeurs. Le candidat idéal possèdera une solide compréhension des processus de gestion documentaire et sera capable de superviser l'élaboration, la mise en œuvre et la maintenance de systèmes de classification, d'inventaire, d'indexation et de conservation de données.

Le gestionnaire documentaire travaillera étroitement avec les départements concernés pour s'assurer que les pratiques de contrôle documentaire utilisées sont conformes aux exigences du projet. Il/Elle devra également fournir une structure organisée de classification et de dénomination des documents utilisés pour gérer, localiser et conserver efficacement les documents produits dans le système informatique.

Les responsabilités principales incluent :

  • Élaborer et mettre en œuvre des processus et des procédures de travail (contrôle des documents d'ingénierie, transmissions/soumissions de documents, contrôle de la correspondance, gestion des données contractuelles, gestion des normes de projets et numérotation des documents) ;
  • Fournir une structure organisée de classification et de dénomination des documents utilisés pour gérer, localiser et conserver efficacement les documents produits dans le système informatique ;
  • Tenir à jour et gérer le budget de la gestion documentaire ;
  • Élaborer et mettre en œuvre des instructions de travail détaillées pour soutenir les équipes de projets et superviser les activités quotidiennes de l'équipe de gestion documentaire ;
  • Collaborer avec les départements pour s'assurer que les pratiques de contrôle documentaire utilisées sont conformes aux exigences du projet ;
  • Effectuer différentes activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, assemblage, saisie, traçabilité, enregistrement, numérisation, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.) principalement pour la documentation (numérique et papier) du projet ;
  • Assurer le maintien et l'application du système de classification, d'inventaire, d'indexation et de conservation de données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participer à son amélioration ;
  • Assister les employés dans l'utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l'application des normes et procédures préétablies ;
  • Effectuer des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées ;
  • Maintenir à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l'affût de nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents ;
  • Préparer, assembler et numériser des documents au besoin ;
  • Générer les transmissions et la réception de la documentation aux parties internes et externes ;
  • Toutes autres responsabilités.

Compétences requises

L'entreprise EBC Inc. recherche un professionnel doté des compétences suivantes :

  • Diplôme collégial ou universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l'information numérique ;
  • Minimum 2 ans d'expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives ;
  • Expérience pertinente en construction (un atout) ;
  • Expérience pertinente en matière de gestion des documents de projets d'ingénierie (un atout) ;
  • Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives ;
  • Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) ;
  • Connaissance du logiciel BIM 360 (un atout) ;
  • Connaissance générale des documents d'ingénierie et de gestion de projets.

Salaire

Le salaire offert est de 55 000$ à 65 000$ par an, plus bénéfices tels que des congés payés annuels, des prestations de retraite collectives et une assurance collective.

Benefits

L'entreprise EBC Inc. offre une gamme de bénéfices, notamment :

  • 4 semaines de vacances annuelles ;
  • Télétravail offert conciliant travail et vie familiale ;
  • Programme complet d'assurances collectives dès l'entrée en poste (volets santé et dentaire) ;
  • REER collectif avec cotisation de l'employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) ;
  • Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24 ;
  • Programmes de formation et de perfectionnement ;
  • Programme d'aide aux employés ;
  • Café et fruits offerts ;
  • Club social et comité santé mieux-être actifs ;
  • Environnement diversifié, innovant et stimulant ;
  • Entreprise bâtie sur des valeurs de respect, d'intégrité et de travail bien fait ;
  • Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.


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