Secrétaire exécutif·ve

À propos de l'emploi

Groupe Marcelle est à la recherche d'un·e Secrétaire exécutif·ve pour un remplacement de congé de maternité à temps plein.

Compétences requises

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat ou en technologie de bureau;
• Expérience de travail avec la haute direction;
• Au moins cinq (5) ans d'expérience pertinente;
• Capacité à planifier, organiser, prioriser, prendre des initiatives, faire preuve de bon jugement, anticiper les besoins/exigences et se sentir à l'aise de travailler sous contraintes de temps et sous pression;
• Excellentes compétences en communication, notamment dans la rédaction de textes et la préparation de présentations;
• L'expérience dans l'organisation et/ou la gestion d'événements sera considérée (un atout);
• Connaissance approfondie des outils Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), Teams et Outlook.

Responsabilités

• Effectuer de manière autonome des tâches administratives et secrétariales avancées et variées;
• Gérer l'agenda du président et des membres de l'équipe de direction;
• Prendre des rendez-vous et organiser des réunions;
• Identifier les opportunités pour augmenter la productivité du PDG et de l'équipe de direction grâce à une meilleure utilisation des outils logiciels, de la communication ou d'autres processus;
• Effectuer les réservations de voyages et gérer les frais pour le président et les membres de l'équipe de direction;
• Rédiger des communications, des correspondances et divers textes en français et en anglais (lettres, rapports, présentations PowerPoint, etc.);
• Faire le suivi avec les parties prenantes pour assurer le respect des délais fixés lors des réunions;
• Préparer des documents pour différentes réunions et/ou les comptes rendus de réunion;
• Fournir un soutien aux membres de l'équipe de direction en effectuant diverses tâches administratives;
• Préparer et suivre les bons de commande;
• Gérer les comptes de dépenses;
• Coordonner la logistique pour les événements professionnels et sociaux (assemblées générales, fêtes de Noël, retraites de l'équipe de direction, etc.);
• Accueillir les visiteurs et préparer les salles de conférence pour les réunions;
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

À propos de Groupe Marcelle

• Entreprise en pleine croissance;
• Une équipe dynamique de professionnels;
• Avantages: salaire de base concurrentiel et ensemble de bénéfices généreux (incluant horaires flexibles, assurances médicales, dentaires, régime de retraite, boni, et vacances durant le temps des fêtes);
• Rabais offerts aux employés sur tous les produits de Groupe Marcelle.

Conditions d'emploi

• Lieu de travail : mode hybride (minimum trois (3) jours par semaine au bureau);
• Compétent·e en français et avez un niveau avancé en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, puisque vous soutiendrez différents membres de la direction au Québec et en Ontario;
• Capable à travailler avec les technologies;
• Organisé·e, prenez des initiatives et avez le sens de la discrétion;
• Autonome, rigoureux·se, tactful et doté·e de bonnes compétences organisationnelles.