Secrétaire exécutif·ve

Groupe Marcelle est présentement à la recherche d’un·e Secrétaire exécutif·ve pour un remplacement de congé de maternité (contrat de 12 mois) à temps plein.

Sous la supervision de notre Directrice principale, ressources humaines et soutenant Président ainsi que l'équipe de direction, la/le secrétaire exécutif·ve assistera de manière proactive et soutiendra les activités administratives quotidiennes de notre président et des membres de l'équipe de direction du Groupe Marcelle. Nous recherchons une personne possédant de solides compétences en organisation, en relations interpersonnelles et en langues, ainsi qu'une attitude positive et professionnelle.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL 

Lieu de travail : 9200, Chemin Côte-de-Liesse, Montréal, Québec mode hybride (minimum trois (3) jours par semaine au bureau) ; Entreprise en pleine croissance; Une équipe dynamique de professionnels; Avantages: salaire de base concurrentiel et ensemble de bénéfices généreux (incluant horaires flexibles, assurances médicales, dentaires, régime de retraite, boni, et vacances durant le temps des fêtes); Rabais offerts aux employés sur tous les produits de Groupe Marcelle.

CE QUE VOUS ALLEZ FAIRE

Effectuer de manière autonome des tâches administratives et secrétariales avancées et variées; Gérer l'agenda du président et des membres de l'équipe de direction; Prendre des rendez-vous et organiser des réunions; Identifier les opportunités pour augmenter la productivité du PDG et de l'équipe de direction grâce à une meilleure utilisation des outils logiciels, de la communication ou d'autres processus; Effectuer les réservations de voyages et gérer les frais pour le président et les membres de l'équipe de direction; Rédiger des communications, des correspondances et divers textes en français et en anglais (lettres, rapports, présentations PowerPoint, etc.); Faire le suivi avec les parties prenantes pour assurer le respect des délais fixés lors des réunions; Préparer des documents pour différentes réunions et/ou les comptes rendus de réunion; Fournir un soutien aux membres de l'équipe de direction en effectuant diverses tâches administratives; Préparer et suivre les bons de commande; Gérer les comptes de dépenses; Coordonner la logistique pour les événements professionnels et sociaux (assemblées générales, fêtes de Noël, retraites de l'équipe de direction, etc.); Accueillir les visiteurs et préparer les salles de conférence pour les réunions; Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

NOUS AIMERIONS VOUS RENCONTRER SI VOUS AVEZ

Diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat ou en technologie de bureau; Expérience de travail avec la haute direction; Au moins cinq (5) ans d'expérience pertinente; Capacité à planifier, organiser, prioriser, prendre des initiatives, faire preuve de bon jugement, anticiper les besoins/exigences et se sentir à l'aise de travailler sous contraintes de temps et sous pression; Excellentes compétences en communication, notamment dans la rédaction de textes et la préparation de présentations; L'expérience dans l'organisation et/ou la gestion d'événements sera considérée (un atout); Connaissance approfondie des outils Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), Teams et Outlook.

ET SI VOUS ÊTES

Compétent·e en français et avez un niveau avancé en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, puisque vous soutiendrez différents membres de la direction au Québec et en Ontario; Capable à travailler avec les technologies; Organisé·e, prenez des initiatives et avez le sens de la discrétion; Autonome, rigoureux·se, tactful et doté·e de bonnes compétences organisationnelles. Capable de gérer plusieurs priorités et à travailler sous des délais serrés.

La liste des tâches et responsabilités principales ci-dessus énumérées est sommaire et indicative.

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