Administratrice de Département de Salubrité
1 month ago
Département de Salubrité
L'organisme à la recherche d'un administrateur pour gérer les activités quotidiennes du département de salubrité.
Tâches et responsabilités
- Agir en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l'unité administrative.
- Assurer la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d'entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre.
- Effectuer la saisie d'information relative au suivi des demandes de travaux d'entretien et effectuer la conciliation administrative des enregistrements de travaux.
- Vérifier la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.
- Préparer et effectuer les réquisitions.
- Effectuer le suivi et la mise à jour des listes de travaux d'entretien.
- Compléter, préparer et assurer le suivi des relevés d'assiduité, des déplacements et autres rapports connexes.
- Assurer la mise à jour des divers fichiers informatiques de l'unité administrative.
- Effectuer le classement et la photocopie de divers documents administratifs.
- Assurer la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs.
- Préparer les rapports relatifs au suivi des bons de commande.
- Assurer au besoin la répartition des travaux d'entretien.
- Procéder ou participer à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis.
- Effectuer l'approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs.
- Procéder à l'ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres.
- Procéder au traitement des factures dans le système financier.
Compétences exigées
- Bonne connaissance du français et de l'anglais parlé
- Bonne connaissance des mathématiques
- Bonne connaissance du fonctionnement des outils bureautiques et des règles comptables
- Bonne connaissance de la problématique de l'entretien d'un immeuble résidentiel
- Expérience de deux ans au moins dans un poste similaire
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