Responsable de soutien administratif juridique

4 days ago

Montreal, Quebec, Canada Transat AT Full time

Transat AT

Nous sommes à la recherche d'un Responsable de soutien administratif juridique pour rejoindre notre équipe. Ce poste offrira l'occasion de travailler dans un environnement dynamique et diversifié.

Salaire estimé : 55 000 $ par an (honoraires mensuels non inclus)

Description du poste

L'adjoint.e juridique assistera la directrice principale dans ses fonctions et sera notamment responsable du suivi des dossiers et des projets du service en plus d'assumer diverses tâches administratives pour cette dernière et pour l'ensemble de l'équipe des affaires juridiques.

  • Accomplir toutes les tâches quotidiennes pour appuyer le supérieur immédiat (mise en forme de divers documents, dactylographier documents juridiques, rédiger projets de correspondance, contrats, traduction de documents, présentations, gestion de l'agenda électronique etc.), réservations de voyage d'affaires, préparation des rapports de dépenses et de VISA, obtenir les confirmations de paiements auprès du département des Finances lorsque requises. Épauler la supérieure immédiate de façon ponctuelle dans des projets et demandes spécifiques et apporter un soutien administratif aux autres membres de l'équipe lorsque requis.
  • Assister la supérieure immédiate dans la préparation de projet de mise en demeure, quittance, tableaux et autres documents requis pour gérer les dossiers litigieux. Préparer les divers documents requis afin d'avoir toute l'information pertinente dans les dossiers de recours collectifs, de litiges en plus d'assister la supérieure immédiate dans la cueillette d'information et la préparation de tous les documents demandés devant être envoyés aux différents cabinets d'avocats qui nous représentent dans ces dossiers. Préparer la correspondance aux assureurs pour les aviser de litiges potentiels.
  • Apporter un soutien administratif rigoureux dans les dossiers d'enquête de grande envergure auprès des autorités réglementaires.
  • Appuyer la supérieure immédiate dans l'élaboration des différentes étapes et la préparation des divers documents requis en prévision des réunions du comité d'audit pour l'année 2023-2024. S'assurer que les demandes de la présidente du comité d'audit et des membres du comité d'audit soient exécutées de manière ponctuelle.
  • Ouvrir et classer les documents (nouveaux et en cours) dans leurs dossiers respectifs dans le répertoire électronique des affaires juridiques de façon ponctuelle.
  • Effectuer toute autre tâche connexe au poste.

Compétences et qualifications requises

  • Diplôme d'études reconnu en secrétariat juridique ou l'équivalent ou une technique juridique;
  • 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire;
  • Expérience en litige (un atout);
  • Sens de l'organisation, efficacité, rigueur et autonomie;
  • Habileté à travailler plusieurs dossiers tout en s'adaptant aux nouvelles priorités et en respectant les échéanciers;
  • Habileté à travailler avec un minimum de supervision ou en équipe;
  • Maîtrise orale et écrite du français et de l'anglais *
  • Excellentes compétences en rédaction et présentation de document;
  • Discrétion, professionnalisme et faire preuve débrouillardise;
  • Excellente connaissance de la suite MS Office (Outlook, Word, Teams, Excel et PowerPoint);
  • Connaissance de l'espagnol (un atout).

*Une bonne maîtrise du français est requise pour les postes au Québec. La personne en poste devra communiquer fréquemment en anglais, à l'oral et à l'écrit, avec des collègues, des clients ou d'autres parties prenantes, tant au Québec qu'à l'international.

Informations complémentaires

Équité en emploi

Nous sommes engagés à favoriser un milieu inclusif et respectueux où l’équité a primauté. Nous nous efforçons de rassembler un effectif qui reflète la diversité de nos clients ainsi que des communautés dans lesquelles nous voyageons. Nous encourageons alors les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes avec des handicaps à soumettre leur candidature. Transat accommodera les personnes avec des handicaps tout au long du processus de sélection et d'embauche. Si vous avez besoin des mesures d'adaptation, communiquez avec nous afin que nous puissions ensemble combler vos besoins convenablement.

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