Expert Administrative Assistant

3 weeks ago

Toronto, Ontario, Canada CSA Group Full time

Nous recherchons une personne compétente et expérimentée pour occuper le rôle de Secrétaire Confidentiel. Cette fonction implique de travailler en soutien à votre Manager et à la direction de votre département, ce qui pourrait inclure diverses tâches telles que :

Responsabilités :

  • Effectuer diverses tâches pour soutenir votre Manager et la direction de votre département, pouvant inclure toutes ou certaines des tâches suivantes :
    • Prioriser les livrables pour répondre au mieux aux besoins du business et démontrer de la flexibilité lorsque ces besoins changent.
    • Conserver la confiance des employés et des clients en gardant les informations confidentielles (plans d'affaires liés aux employés, dossiers de formation et de qualification, informations stratégiques, problèmes du syndicat, questions juridiques, évaluations des employés et ajustements salariaux, dossiers de congés, etc.).
    • Conserver les données du département (entrées de temps, formation et qualifications, journaux personnalisés, contenu social sur Jive ou autres plates-formes).
    • Évaluer, surveiller et analyser les budgets et les dépenses (contre les plans d'affaires). Rendez compte séparément de l'équipe comptable pour comprendre et résoudre les incohérences budgétaires et traiter les factures.
    • Compilier des données historiques et projetées pour assister aux cycles de planification budgétaire.
    • Gérer les documents clés du système possédés par le département (certificats d'accréditation et d'étendue, avis et informations, certificats générant des revenus. Peut inclure la réception et l'enregistrement des problèmes dans une base de données ; suivre séparément les réponses appropriées ; évaluer les plans d'implémentation pour leur efficacité).
    • Examiner régulièrement les détails des contrats avec des fournisseurs externes sélectionnés pour s'assurer que CSA reçoit les livrables convenus et suivi du fournisseur en cas de désaccord (s'assurer que les normes ne sont pas supprimées des listes d'accréditation AB ; surveiller les nouvelles accréditations sont publiées sur le site AB ; solliciter les factures de renouvellement lorsque le fournisseur est en retard ; confirmer les devis de traduction sont dans le contrat ; surveiller les livrables d'hôtel par rapport au contrat).
    • Préparer des correspondances confidentielles et générales, des rapports, des présentations, etc. Établir, organiser et maintenir un système de classement confidentiel et efficace pour le département.
    • Préparer les états de dépenses. Coordonner l'achat de fournitures de bureau. Coordonner les réunions en s'assurant que la salle est réservée, que l'équipement est disponible et que la restauration est prise en charge ; Gérer les contrats de réunions hors site ; Compiler les ordres du jour, en s'assurant que les éléments de l'ordre du jour sont amenés en avant si nécessaire et que les enregistrements sont conservés ; et les enregistres, les prépare et distribue les minutes.
    • Gérer les projets spéciaux affectés. Déterminez séparément ce qui doit être complété ; et comment et quand exécuter les tâches, de la manière la plus rapide et la plus efficace possible.
    • Interagir directement avec les responsables supérieurs, les clients, l'industrie, les employés et la direction pour répondre aux questions et résoudre les problèmes.
    • Préparer les matériaux utilisés pour les présentations internes et externes données par la direction. Compiler les informations pertinentes ; développez des présentations visuelles ; déterminez la disposition et la mise en forme appropriée pour le public.
    • Surveiller les alias de courriel - Évaluez séparément toutes les communications internes et externes reçues et décidez de les gérer ou de les transmettre au manager approprié.
    • Classez les problèmes et exécuter les actions appropriées ; recherchez les informations de fond ; compilez les données ; préparez des réponses ; recommandez un plan d'action à la direction et surveillez et suivez les problèmes.
    • Communiquez et diffusez les informations aux parties concernées, comme nécessaire. Le résultat de ces activités a un impact direct sur les accréditations et les programmes commerciaux.
    • Effectuer d'autres tâches connexes au poste comme le requiert la direction du département.

Compétences et expériences requises :

Expérience de 3 à 5 ans dans la certificationDiplôme en gestion des affaires, préférentiellement en secrétariat ou expérience équivalente en services à la clientèleExpérience de communication avec les collègues d'autres départements et des équipes de direction et de direction supérieureExpérience de communication avec des individus extérieurs à l'organisation, tels que les clients, les fournisseurs et le grand publicPrésence régulière et ponctualité conformément aux politiques de l'entreprise

Compétences requises :

Compétences en informatique : MS Office Suite, Word (tableaux, listes, en-têtes, signets, etc.), Excel (formules, tableaux croisés dynamiques, Power Query), Teams (réunions, calendriers, partage et autorisations, canaux), Outlook (calendriers, boîtes de réception multiples), Sharepoint, Adobe (formulaires, édition, signatures) ; Smartsheet (automatisation, tableaux de bord, rapports, formulaires) ; compétences générales en base de données et en saisie clavierCompétences analytiques et de raisonnement pour rassembler des données, analyser et interpréter des informations de diverses sources/situations, prendre des décisions et développer ou proposer des solutions appropriées (budgets, mesures correctives)Compétences en planification et en résolution de problèmes pour gérer le classement des priorités et l'organisationCompétences en multitâcher pour gérer et équilibrer plusieurs tâches et affectations de travail

  • Administrative Support Expert

    3 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada CHANG XIN CONSTRUCTION Full time

    At CHANG XIN CONSTRUCTION, we are seeking an experienced Administrative Support Expert to join our team. As an Administrative Support Expert, you will be responsible for providing administrative support to our establishment, including establishing work priorities and ensuring procedures are followed and deadlines are met.

  • Administrative Services Supervisor

    3 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Second Cup Cafe Full time

    About Second Cup CafeSecond Cup Cafe is a dynamic organization that prides itself on delivering exceptional customer experiences. Our team is dedicated to creating a warm and inviting atmosphere, perfect for our customers to relax and enjoy their favorite beverages.Job Title: Administrative Services Supervisor - Leadership and Coordination ExpertSalary:...

  • Expert Java Developer with Siebel Administration Experience

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Avanciers Full time

    Job Title: Expert Java Developer with Siebel Administration ExperienceCompany Overview:Avanciers Inc. is a reputable organization that values expertise and innovation.Salary:We offer a competitive salary of $140,000 per year, reflecting the company's commitment to compensating its employees fairly.Job Description:As an expert Java developer with Siebel...

  • Salesforce Configuration Expert

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Atlantic Full time

    Job OverviewWe are seeking a highly skilled Salesforce Configuration Expert to join our team at Atlantic. As an integral member of our Enterprise Applications group, you will play a key role in leveraging technology to drive business outcomes.ResponsibilitiesConfigure and customize the Salesforce instance to meet evolving business needs.Provide end-user...

  • Project Administrator and Domain Name Expert

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada AutoTrader Full time

    OverviewThe Project Administrator and Domain Name Expert provides support to the Project Management team, ensuring smooth project operations and domain name management for Trader employees and dealers.Job Summary:This role involves assisting project managers with tasks, overseeing dealer website launches, and troubleshooting domain-related issues. Strong...

  • IT Expert with AKS and Siebel Administration

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Avanciers Full time

    Job OverviewWe are seeking a highly skilled IT expert to join our team at Avanciers Inc. as a Premium Client.About the JobThis is a fixed-term contract role that offers an excellent opportunity for professionals with experience in Java, AKS configuration and customization, monitoring, Web Services, SQL, XML, DHTML/HTML, and JavaScript to showcase their...

  • Enterprise Salesforce Expert

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada LEAP Legal Software Full time

    Are you a seasoned professional looking for a new challenge in the world of Salesforce administration? Do you have a passion for delivering exceptional results and driving business growth? We are seeking an experienced Enterprise Salesforce Expert to join our team at LEAP Legal Software.About the RoleThis is a fantastic opportunity for a skilled Salesforce...

  • Financial Planning Expert

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada CARE INSURANCE & FINANCIAL LTD. Full time

    Care Insurance & Financial LTD. is seeking a skilled Financial Planning Expert to join our team.Job SummaryThe successful candidate will be responsible for collecting and analyzing financial information, preparing reports and recommendations for clients, and providing expert advice on investment opportunities.We are looking for an individual with a strong...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Manpower Solutions Full time

    Job Title: Administrative AssistantManpower Solutions is seeking an experienced Administrative Assistant to join our team. As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our staff, including coordinating seminars, conferences, and other events, as well as managing contracts and maintaining digital...

  • Database Expert

    3 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada iTek Innovative Solutions Inc. Full time

    Job Title: Database ExpertWe are seeking a highly skilled Database Expert to join our team at iTek Innovative Solutions Inc.Company OverviewiTek Innovative Solutions Inc. is a leading provider of innovative solutions, and we are committed to excellence in all that we do.Job DescriptionThe successful candidate will be responsible for collecting data to...

  • Administrative Assistant

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Axess Law Professional Corporation] Full time

    Role OverviewAt Axess Law Professional Corporation, we are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team. The successful candidate will be responsible for providing administrative support to our staff and ensuring the smooth day-to-day operations of our office.Key ResponsibilitiesAdministrative Support: Provide...

  • Regulatory Compliance Expert, Financial Services

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada PearTree Canada Full time

    About the RoleWe are seeking a highly skilled Regulatory Compliance Expert to join our team at PearTree Canada. As a key member of our compliance function, you will play a crucial role in ensuring that our business operations and transactions adhere to all relevant legal and internal rules.The successful candidate will be responsible for assisting with the...

  • Administrative Assistant

    3 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada The Edge A Leader's Magazine Full time

    Job Summary: We are seeking a highly organized and detail-oriented administrative assistant to join our team at The Edge A Leader's Magazine. As an administrative assistant, you will provide administrative support to our staff, handle correspondence, and maintain accurate records. Key Responsibilities: Administrative Tasks: Type and proofread...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Pame Eco Technology Full time

    Job Title: Administrative AssistantJob Description:We are looking for an experienced Administrative Assistant to join our team at Pame Eco Technology. The successful candidate will be responsible for providing administrative support to our team members and ensuring the smooth operation of our office.The ideal candidate will have excellent communication and...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada KashZway Full time

    KashZway is seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team. As an integral part of our operations, you will be responsible for reviewing and evaluating new administrative procedures, delegating work to office support staff, and establishing work priorities.Key ResponsibilitiesReview and evaluate new administrative...

  • Strategic IT Consultant Expert

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Maarut Inc Full time

    Job DescriptionWe are seeking a highly experienced and skilled IT consultant to join our team at Maarut Inc. As a Strategic IT Consultant Expert, you will play a crucial role in promoting our organization's standards and best practices for project management.Key Responsibilities:Promote the adoption of organizational standards and best practices for project...

  • Office Administrative Assistant

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Rubini East West Indian Food Full time

    Are you a highly organized and detail-oriented individual with excellent communication skills? Do you thrive in fast-paced environments and have a passion for providing exceptional customer service?About Rubini East West Indian FoodWe are a dynamic and growing company that specializes in serving high-quality Indian cuisine. Our team is committed to...

  • Senior Database Administrator

    3 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Astra North Infoteck Inc. Full time

    Astra North Infoteck Inc. is seeking an experienced DB2 - Mongo DBA to join our team as a Senior Database Administrator - Hybrid Cloud Expert.About the RoleWe are looking for a highly skilled professional with 8-10 years of experience in database administration, specifically in DB2 and MongoDB. The ideal candidate will have the ability to work independently,...

  • IT Transformation Expert

    2 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Foilcon Full time

    About FoilconFoilcon is a leading provider of innovative IT solutions, committed to helping our clients achieve their business objectives through effective technology implementation.Job Title: IT Transformation ExpertWe are seeking an experienced IT Transformation Expert to join our team. As an IT Transformation Expert, you will play a key role in advising...

  • Expert Vertica Database Administrator

    3 weeks ago

    Toronto, Ontario, Canada Foilcon Full time

    About the Role:Foilocn is seeking an experienced Vertica Database Administrator to join our team. This is a challenging role that requires a strong technical background and excellent communication skills.Job Summary:We are looking for a skilled professional to provide support for the Vertica database technology and its deployment and usage standards. The...