Secrétaire - Services aux étudiants - Campus de Trois-Rivières

2 weeks ago


TroisRivières, Quebec, Canada Université du Québec à Trois-Rivières Full time

Poste de secrétaire

Contrat de 6 mois avec possibilité de prolongation

Ce poste est responsable de fournir un soutien administratif à l'unité des Services aux étudiants. Les tâches incluent la production de documents, le traitement du courrier, l'accueil et l'information des visiteurs, ainsi que la gestion des appels téléphoniques et des courriels.

Responsabilités

1. Accueillir les visiteurs, fournir des informations générales et répondre à leurs questions.

2. Participer à diverses opérations administratives, telles que la recherche de documents, la rédaction de lettres et la gestion des agendas.

3. Rechercher et fournir des informations sur des sujets variés, y compris la politique, les procédures et les règlements en vigueur.

4. Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les messages, et les transmettre aux personnes concernées.

5. Préparer et organiser des réunions, des événements et des comités, et assurer leur suivi.

6. Produire divers documents, tels que des lettres, des courriels, des rapports et des tableaux, et les numériser ou les photocopier si nécessaire.

7. Effectuer la saisie et la vérification de données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion.

8. Préparer et suivre les dossiers concernant le personnel, tels que les demandes de personnel, les affichages, les embauches, les promotions, les nominations, les affectations, les congés et les absences.

9. Exécuter et suivre les opérations administratives, telles que les réquisitions et les réservations de matériel, de locaux et de services, ainsi que la prise d'inventaire et les demandes de remboursement de dépenses.

10. Participer à la préparation et au déroulement des événements ou des opérations spéciales, tels que des réunions de secteur, des colloques, des congrès, des expositions, des cliniques, etc.

Exigences

Scolarité : Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente

Expérience : Une (1) année d'expérience pertinente

Autres :

  • Connaissance des principaux logiciels en usage
  • Maîtrise de la langue anglaise tant à l'oral qu'à l'écrit

L'Université du Québec à Trois-Rivières est engagée dans une démarche menant vers une université pleinement équitable, diversifiée et inclusive (ÉDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite être un acteur engagé dans son milieu et au sein de la société. Elle valorise la diversité au sein de son personnel et reconnaît le caractère pluriel des identités. Elle encourage particulièrement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautés LGBTQ+ à soumettre leur candidature. Conformément à la Loi, l'Université souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialité des informations est pris au sérieux.



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