APPEL D’OFFRES

L’Assemblée de la francophonie de l’Ontario (AFO)

Ville: 435 rue Donald, bureau 336 Ottawa (Ontario) K1K 4X5

Salaire: -

S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non

Date limite pour postuler: 2025-02-21

Description du poste:

1. PROFIL – ASSEMBLÉE DE LA FRANCOPHONIE DE L’ONTARIO

L’Assemblée de la francophonie de l’Ontario (AFO) est un organisme provincial à but non lucratif financé principalement par des subventions du gouvernement fédéral, de frais d’adhésion de ses membres et de frais d’inscription et de commandites pour ses activités.

Créée le 1er avril 2006, l’AFO est le fruit d’études, de comités et de la collaboration de la collectivité ainsi que de la fusion de l’ACFO et la Direction Entente Canada-Communauté Ontario (DECCO), deux organismes provinciaux qui représentaient, à l’échelle politique, les francophones de la province.

En 2014, l’AFO s’est dotée d’une nouvelle structure de gouvernance et administrative. Elle est maintenant dirigée par un conseil d’administration composé de 11 membres, soit 5 élus des régions de l’Ontario, 3 élus de groupes identitaires, 2 élus de la communauté des minorités raciales et ethnoculturelles francophones et une présidence. L’organisme a également réduit à 5 le nombre de ses comités permanents pour appuyer le fonctionnement et la programmation de l’organisme.

Le budget annuel moyen est approximativement de 2,5 à 2,8 $ million et est composé majoritairement de subventions (entre 80% et 85 %). Certains projets spéciaux peuvent augmenter le budget pour une période limitée. À la fin de l’exercice financier 2023-2024, l’AFO avait 16 employés à temps plein et 2 employés à temps partiel.

Pour plus de détails, consultez le «Document additionnel» ci-dessous.

2. CADRE DU MANDAT GÉNÉRAL

L’AFO est à la recherche des services d’une firme comptable dûment accréditée qui aura le mandat :

1. d’agir à titre d’expert-conseil auprès du comité de finances et d’audit, et
2. de procéder à l’audit externe annuel de l’organisme.

Les services de la firme seront requis pour les cinq (5) exercices financiers suivants :

1. 2025-2026
2. 2026-2027
3. 2027-2028
4. 2028-2029
5. 2029-2030

3. CADRE DU MANDAT DÉTAILLÉ

Sans s’y restreindre, et conformément aux principes comptables généralement reconnus au Canada, la firme retenue devra s’acquitter des tâches suivantes :

- Audit annuel des livres comptables de l’AFO
- Émission d’une opinion sur les états financiers
- Préparation de la lettre/rapport des auditeurs
- Préparation des états financiers audités
- Présentation des résultats de l’audit et de la lettre/rapport des auditeurs au conseil d’administration, ainsi qu’à l’assemblée générale
- Prestation de services d’expert-conseil entre les périodes d’audit pour un maximum de 8 heures par exercice financier
- Production en français de tous les documents dans le cadre de l’audit.

Si l’assemblée générale annuelle se tient à l’extérieur de la région d’Ottawa, l’AFO s’engage à rembourser les frais de déplacement du représentant autorisé de la firme comptable responsable de la présentation des états financiers audités en personne conformément aux politiques en vigueur à l’AFO ou à organiser une présentation virtuelle.

4. EXIGENCES

Les offres de services doivent contenir et démontrer les éléments suivants :

- Profil de la firme comptable (2 pages maximum) :

- Description de la firme – Raison sociale et adresse de la firme comptable (incluant les adresses postale et électronique, les numéros de téléphone et télécopieur);
- Profil professionnel de la firme et plus précisément le domaine d’expertise en comptabilité de la personne-ressource qui sera responsable du dossier;
- Noms et profils des autres personnes qui seront chargées de l’audit;
- Sommaire des qualifications de la firme avec les organismes à but non lucratif;
- Compréhension et connaissance des enjeux (règles et directives) reliés au financement provenant de divers ministères dont celui de Patrimoine canadien et des exigences en matière de reddition de comptes;
- Toute autre information jugée pertinente.

- Qualité de l’audit (2 pages maximum) :

- Décrire brièvement l’approche de votre firme comptable pour l’audit ainsi que les contrôles internes;
- Décrire brièvement comment votre firme va procéder à obtenir l’information nécessaire pour procéder à l’audit;
- Décrire l’expérience de la firme avec d’autres organismes à but non lucratif, tel que l’AFO;
- Toute autre information jugée pertinente.

5. HONORAIRES

Les firmes comptables qui présenteront une offre de services doivent y inclure une description détaillée des honoraires comprenant tous les frais directs ou indirects pour la livraison d’un service complet qu’elles requièrent pour les cinq (5) prochains exercices financiers :

1. 2025-2026
2. 2026-2027
3. 2027-2028
4. 2028-2029
5. 2029-2030

La firme comptable qui obtiendra le mandat doit tenir compte que le mandat de l’auditeur externe de l’AFO doit être reconduit annuellement par son assemblée générale annuelle.

6. CALENDRIER DE TRAVAIL ANNUEL

La firme comptable qui obtiendra le mandat devra se conformer au calendrier suivant :

- 2e semaine de mai : Livraison de tous les dossiers comptables et analyses de fin d’exercice
- 4e semaine de mai : Présentation de l’ébauche des états financiers audités à la direction générale et à l’équipe des finances
- Fin mai / début juin : Présentation des états financiers audités auprès du conseil d’administration de l’AFO
- 2e ou 3e semaine d’octobre : Présentation des états financiers audités à l’assemblée générale annuelle

7. CADRE D’ÉVALUATION

Les offres de services seront évaluées selon le cadre d’évaluation ci-dessous :

- Exigences énumérées au point 3 du présent document;
- Expertise de la firme en matière d’audit d’organismes sans but lucratif;
- Compréhension et connaissance des enjeux (règles et directives) reliés au financement provenant de divers ministères;
- Disponibilité pour effectuer le travail selon le calendrier proposé;
- Honoraires professionnels.

8. SOUMISSION DES OFFRES DE SERVICES

Les firmes comptables intéressées sont invitées à soumettre une offre de services en s’assurant de démontrer de quelles façons elles rencontrent les exigences et les renseignements demandés.

Toute information supplémentaire peut être obtenue en communiquant avec Béatrice Mbazumutima, Responsable de la gestion budgétaire et comptable par courriel à: finances@monassemblee.ca.

Merci de faire parvenir votre offre de services par courriel à l’adresse suivante : finances@monassemblee.ca avec en objet SOUMISSION APPEL D’OFFRES AUDIT EXTERNE.

La date limite de réception des offres de service est le 21 février à 16 h.

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