Adjoint(e) administratif(ve)

SOMMAIRE DU POSTE Relevant du directeur général, la personne titulaire du poste participe aux opérations administratives en accomplissant diverses tâches de comptabilité et de secrétariat. Elle élabore et rédige divers documents et rapports. Elle participe à la mise en œuvre et à la réalisation de la mission, des orientations, des valeurs et des objectifs de l'entreprise, en respectant les politiques de l'aéroport de Sherbrooke. SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directeur Général PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Comptabilité Exécute les tâches de comptabilité (états des résultats, conciliation bancaire, bilan, balance de vérification, petite caisse, facturation, émission des chèques, salaires, production de rapports budgétaires, remises gouvernementales, DAS, réclamations TPS et TVQ etc.). Effectue les débits préautorisés, les dépôts, les paiements et les réclamations aux entités concernées. Effectue la gestion de l'encaisse selon les politiques administratives. Classe, codifie et range les contrats, les comptes payables (comptes fournisseurs) et différents rapports. Prépare les formulaires de déclarations ou sommaires annuels, tels que : T4, Relevé 1, CSST, TPS & TVQ, registraire des entreprises, et autres documents de correspondances gouvernementales de fin d'année. Prépare les états financiers mensuels et de fin d'année. Effectue le suivi et la conciliation des ventes de carburant. Effectue le suivi des caisses. Secrétariat Saisit, rédige, modifie et corrige la correspondance, les rapports, les soumissions, les étiquettes, les procès-verbaux, les extraits de résolutions, les dépliants et autres documents. Produit différentes communications pour les médias locaux, régionaux et effectue la mise à jour du site Internet et de la page Facebook de l'aéroport. Compile les données quantitatives touchant les services, fait des tableaux, compile les statistiques. Maintient les systèmes de classement manuels et informatisés des dossiers. Maintient les dossiers à jour et les diffuse aux membres du personnel et aux membres concernés du CA. Assure l'approvisionnement, la gestion et l'inventaire des fournitures du bureau. Rédige, modifie et assure le suivi des baux. Soutien administratif à l'équipe Assiste le directeur général ou les autres membres de l'équipe dans l'élaboration et la rédaction de projets, de demandes de subventions et de rapports. Assiste les membres du CA lors des activités spéciales. Participe à l'organisation de diverses activités de l'aéroport. Effectue toutes autres tâches à la demande de son supérieur immédiat. Gère le programme d'assurances collectives et de retraite Gère les horaires des employés et collabore au recrutement PROFIL DE COMPÉTENCES Formation académique Diplôme d'études collégiales en bureautique ou toute autre formation équivalente. Expérience 5 à 10 ans d'expérience dans un poste similaire. Expérience de travail dans une municipalité, un atout. Connaissances spécifiques Excellente maîtrise de la suite Office. Bonne connaissance de la comptabilité. Connaissance du logiciel Acomba. Bonne connaissance du web, de l'entretien du site internet et des réseaux sociaux. Très bon français parlé et écrit. Bonne connaissance de la langue anglaise parlée. Qualités et compétences Professionnelle. Disponibilité et souplesse. Discrétion et loyauté. Ouverture d'esprit. Rigueur. Minutie et assiduité. Conditions particulières Assurances collectives. Possibilité de télétravail (partiel). Horaire flexible. Rabais au restaurant de l'aéroport.