Agent.e D’accueil

**Description de l'entreprise**
Élue à plusieurs reprises l'un des meilleurs employeurs de Montréal et récipient du prix Mercuriades 2022 pour Employeur de l'année - Grande Entreprise, Rodeo FX est une compagnie créative haut de gamme de plus de 15 ans offrant des services d'effets visuels, d’animation et de publicité et d'expérience.

Nominée pour plusieurs Emmy® Awards pour son travail sur les séries Stranger Things saison 4, The Witcher saison 2 et The Lord of The Rings : The Rings of Power saison 1, l'entreprise indépendante lauréate d'un Oscar® compte près de 900 artistes qui travaillent dans des studios situés à Montréal, Québec, Toronto, Los Angeles et Paris.

Rodeo FX est un partenaire créatif des meilleurs conteurs du monde, notamment Netflix, HBO, Disney, Marvel, Amazon Studios, Warner Bros. et Sony, et a collaboré à des publicités pour YouTube, NBC et Apple. Ses projets actuels incluent Blue Beetle, Monarch : Legacy of Monsters, et Rebel Moon de Zack Snyder. Parmi les projets récemment sortis, citons John Wick : Chapter 4, Black Adam, The Little Mermaid de Disney et Love, Death and Robots Volume 3, pour lequel la société a remporté un prix VES 2023.
**Description du poste**
L’Agent.e d’accueil joue un rôle essentiel dans la création d’un environnement chaleureux, accueillant et efficace, tout en assurant le bon déroulement des opérations quotidiennes. En tant que premier point de contact, cette personne établit une interaction professionnelle et conviviale, laissant une impression positive et durable.

Au-delà de la gestion de la réception, l’Agent.e d’accueil favorise l’organisation et la communication, en collaborant avec des équipes telles que l’hospitalité, les installations et l’informatique, ainsi qu’avec ses homologues de Toronto, Los Angeles et Paris. Ce rôle dynamique contribue également à enrichir la culture du lieu de travail en soutenant des événements et des activités visant à créer des liens et à offrir une expérience inspirante à tou.te.s nos visiteur.euse.s et employé.e.s.

**Principales responsabilités**:
Services aux invité.e.s et employé.e.s
- Accueillir les employé.e.s, client.e.s et invité.e.s avec énergie positive, professionnalisme et attention sincère, en s’assurant que les demandes soient rapidement dirigées vers les ressources appropriées.
- Faciliter l’enregistrement des visiteur.euse.s, y compris la signature de NDA et l’émission de porte-nom.
- Gérer les appels entrants, courriels et messages sur plusieurs plateformes.
- Gérer les prêts de cartes d’accès et les demandes de stationnement, en s’assurant d’un suivi et d’une validation adéquats.
- Répondre aux demandes des employé.e.s, les documenter et les rediriger vers les bons départements.

Hospitalité
- Répondre aux besoins des invité.e.s et client.e.s en proposant café et rafraîchissements.
- Soutenir la préparation des salles de réunion, y compris la gestion de traiteurs et de services de boissons.
- Contribuer à la planification et à l’exécution d’événements internes et pour les client.e.s.
- Créer et gérer l’ambiance du bureau, notamment la sélection musicale.

Opérations
- Gérer les envois et réceptions de courrier et colis, en veillant au respect des règles douanières et budgétaires.
- Participer à la gestion des inventaires pour la boutique, les commandes en ligne et les trousses de bienvenue pour les nouvelles recrues.
- Maintenir le calendrier des horaires après les heures d’ouverture pour la sécurité, la maintenance et les événements, en informant et en rappelant les parties prenantes.
- Fournir un soutien administratif, incluant la rédaction de guides, le suivi des dépenses, la mise à jour des listes de fournisseurs et d’autres tâches administratives.
- Superviser la gestion des cartes d’accès pour les processus d’intégration et de départ.
- Aider à la rédaction et à la mise à jour des documents et manuels de processus.

Support pour les déplacements et hébergements
- Soutenir les réservations et la logistique pour les propriétés appartenant à l’entreprise.
- Organiser les déplacements locaux pour les employé.e.s, client.e.s et invité.e.s.
- Répondre aux demandes liées aux voyages et déplacements et les rediriger vers les parties prenantes ou les fournisseurs externes.

Culture
- Gérer les réservations de la loge au Centre Bell, le service-traiteur et l’attribution des billets.
- Répondre aux demandes liées aux activités et événements internes avec une approche orientée service à la clientèle.
- Participer activement aux portails et canaux de communication internes.
- Siéger aux comités de santé et sécurité et assurer la préparation en premiers soins.

**Qualifications**
- Présence sur site, du lundi au vendredi, avec flexibilité pour les matins tôt ou les soirées tardives au besoin.
- Diplôme d’études secondaires re