Coordonnateur.trice Envoi

Le.la coordonnateur.trice relève de la Directrice des opérations d’AFS Interculture Canada dans l’accomplissement de ses fonctions. Il.elle produit des rapports périodiques à cette dernière. Une évaluation formelle a lieu tous les six mois.

**Tâche principale**

**Relations**
L’établissement et le maintien de relations cordiales entre les intervenant.es et les partenaires fait partie intégrante de ce poste. Le.la titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec la Directrice des opérations afin de s’assurer que les délais soient respectés et que les normes de qualité soient atteintes.

**Tâches et responsabilités**

**1- **Requêtes et information**
Répond aux demandes, s’assure que la documentation est à jour et assigne les bénévoles aux participants. Maintient à jour la base de données et met à jour le guide des procédures.

**2- Dossiers des participants**
Reçoit et révise les dossiers des participant.es; transmet les dossiers aux pays partenaires et fait le suivi avec ceux-ci. S’assure que les participant.es, leurs parents, les bénévoles et le personnel reçoivent des informations à jour sur l’état des dossiers des participants (mise à jour des matrices pour les réseaux canadien et international). Transmet les demandes d’aide financière au comité des bourses, produit les accords de participation et s’assure que les participant.es reçoivent les informations appropriées concernant leur départ et leur destination et les visas et leur donnent l’aide nécessaire en cas de besoin pour en faciliter l’obtention. Entretient de bonnes relations avec les ambassades et les consulats.

**3- Dossiers des familles d’accueil**
Envoie aux participant.es les informations concernant les familles d’accueil.

**5- Soutien aux participants**

S’assurer que les participants et les familles reçoivent le counselling approprié, conformément à la politique de AFS Interculture Canada; s’occuper des principaux cas de counselling qui sont portés à son attention. Référer les cas plus compliqués à la Directrice des opérations.

***6- Soutien administratif**
S’assure que le matériel est disponible, préparé et envoyé aux personnes concernées. Envoie les lettres d’invitation pour les activités reliées aux programmes de l’envoi.

**7- Voyages**
S’assure avec l’adjointe aux programmes, que les participants aient les décharges de responsabilité du programme et les autorisations de voyage requises en fonction des exigences du pays d’accueil et des directives d’AFS International. Communiquer à l’agence de voyage les noms des participant.es et les dates auxquelles ils.elles doivent voyager et aviser les pays partenaires grâce à la base de données de tous les détails de voyage. Transmettre aux participant.es et familles les détails de voyage.

**8- Divers**
- Le personnel peut être amené à effectuer d’autres tâches, au besoin.
- Prendre part à la rotation du cellulaire d’urgence entre les employés.

Qualifications requises
- Diplôme universitaire dans un domaine approprié
- 3-5 ans d’expérience dans un domaine connexe
- Très grandes habiletés de communication, travail d’équipe, tact et diplomatie, ainsi que des compétences solides en résolution de problèmes
- Bonne compétences de planification de projet et d’organisation, incluant la capacité de mener plusieurs tâches de front
- Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit)
- Connaissance d’AFS et de ses programmes et normes est un atout
- Autonomie et habiletés sociales sont très importantes

**Conditions de travail**:
35 heures par semaine Salaire : 45 000 $ à 52 000$

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**avec l’objet “Candidature Coordonnateur.trice à l’envoi » -**
**_votre nom_**
**” d’ici le 10 mars 2023.