Adjoint(E) à La Direction

3 months ago

Montréal QC, Canada HEC Montreal Full time

**Milieu de travail**:
La **Direction des finances** est constituée de trois principaux secteurs: service de l'approvisionnement, services comptables et de la trésorerie et service du budget. Elle a pour mandat d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques, des pratiques et une stratégie de financement afin de soutenir la mission de l’École. En plus de coordonner les activités de certains services administratifs, elle supervise celles qui entourent la planification et l’allocation budgétaires et participe activement à la gestion du patrimoine de l’École.

Les mandats traités par la Direction des finances sont diversifiés, nombreux et complexes comptes tenus du rôle d’Officier de la Corporation de l’École.

**Rôle et responsabilités**:
**L'adjoint, adjointe à la direction - Direction des finances et gestion des infrastructures** contribue à l’efficacité administrative de la direction des finances. La personne titulaire de cet emploi prend connaissance des dossiers, prépare la documentation, organise les réunions et coordonne les suivis. Elle est également responsable de diverses tâches administratives et organisationnelles, incluant la gestion de l’agenda, des documents, des accès, et l’organisation d’événements.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_

**Gestion des dossiers et de la documentation**

Prend connaissance des dossiers de la Direction des finances et prépare la documentation nécessaire à leur poursuite : cueillette, recherche, agencement, résumé et synthèse des renseignements, dossiers, etc. Coordonne les suites appropriées.

Gère les documents à signer, y compris le remplissage des formulaires, la collecte des signatures, l'envoi et l'archivage électronique sécurisé.

Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal et procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.

**Communication et gestion de l'information**

Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels des services désignés; répond aux questions relevant de sa compétence. Prépare la synthèse des questions plus complexes, rédige les projets de réponses et s’enquiert du suivi de façon à libérer son supérieur immédiat ou en l’absence de ce dernier.

Révise et édite les diverses présentations, en s'assurant de la qualité du lexique, de la grammaire, de la syntaxe et du visuel.

**Gestion administrative et logistique**

Tient à jour l’agenda de son supérieur et autres cadres désignés, fixe les rendez-vous et les leur rappelle. Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi.

Gère les absences dans le système HEC en ligne et assure le suivi des demandes de congés.

Supervise la gestion des demandes de paiement, des bons de commande et des relevés des dépenses pour s'assurer que toutes les transactions financières sont traitées efficacement.

Assure la gestion des accès de l'équipe et effectue une revue annuelle des accès pour garantir la sécurité et la conformité.

**Organisation d'événements et soutien à l'équipe**

Prépare, coordonne et organise les deux activités annuelles : un lunch de reconnaissance et un déjeuner de Noël.

Veille à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou d’événements; convoque les participants, prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin, assiste à ces réunions, dresse le compte-rendu et assure le suivi.

Prépare, met à jour et tient à jour le calendrier annuel (planification des congés, banque de temps, fin de mois, etc.).

**Soutien technique et gestion de projets**

Assure l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues ainsi que le processus de départ des employés quittant l'organisation.

Vérifie et assure le suivi des budgets de la direction des finances. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.

En collaboration avec son supérieur immédiat, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux, tout en assurant le caractère confidentiel des informations traitées.

**Varia**

Est appelée à remplacer la secrétaire administrative du Cabinet du directeur lorsque requis.

Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail. Remplit les formulaires de demande d’achat requis.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

**Profil recherché**:
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de huit années d'expérience de travail pertin

  • Adjoint(E) à La Direction

    3 months ago

    Montréal, QC, Canada Alex Maconnerie inc. Full time

    Êtes-vous prêt(e) à jouer un rôle essentiel dans un environnement stimulant et dynamique? Chez Alex Maçonnerie, nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction, passionné(e) par l'organisation, la communication, et l'amélioration continue. En fait, un bras droit au président au quotidien. Alex Maçonnerie inc. résulte de l'association de deux...

  • Adjoint(E) à La Direction

    3 months ago

    Montréal, QC, Canada LCSO Full time

    **Offre d’emploi** **Adjoint(e) à la direction** LCSO est à la recherche d’un.e adjoint.e de direction pour assister la direction de LCSO. LCSO est un organisme à but non lucratif qui a pour mission d’offrir à la population du Sud-Ouest une programmation variée, accessible à tous et de grande qualité. Nous offrons, entre autres, des...

  • Adjoint(E) à La Direction

    6 months ago

    Montréal, Canada CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal Full time

    Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de 500 000 Montréalais. Affilié à l’Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d’hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés...

  • Adjoint(E) à La Direction

    6 months ago

    Montréal, Canada CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal Full time

    Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de 500 000 Montréalais. Affilié à l’Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d’hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés...

  • Adjoint(E) à La Direction

    6 months ago

    Montréal, Canada Tyrolienne MTL Zipline Full time

    Nous représentons un collectif d'entreprises touristiques situées au Vieux-Port de Montréal. Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) dévoué(e) pour soutenir notre équipe de direction dans ses fonctions. Responsabilités: - Assister la directrice générale dans la gestion administrative quotidienne, y...

  • Adjointe de Direction

    1 month ago

    Montréal, QC, Canada Fédération interprofessionnelle de la santé du Québec (FIQ) Full time

    Remplacement de congé de maternité jusqu’en décembre 2025* L’échelle salariale varie, selon l’expérience, de 85 200 $ à 91 100 $ par année. Programme d’assurances collectives complet et régime de retraite à prestation déterminée. Six (6) semaines de vacances par année auxquelles s'ajoutent 15 jours de congés monnayables, en plus d’une...

  • Adjoint(E) à La Direction

    1 month ago

    Montréal, QC, Canada Groupe LOKIA Full time

    Œuvrant dans le domaine des résidences pour personnes aînées, la Résidence Bonsecours a comme mission d'offrir une qualité de vie supérieure dans un milieu chaleureux, respectueux et stimulant tout en maintenant l’autonomie. La Résidence Bonsecours héberge des sœurs de la Congrégation de Notre-Dame, et ce, depuis juin 1984. Adjoint(e) à la...

  • Adjoint(E) de Direction

    3 months ago

    Montréal, QC, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Adjoint(e) de direction **Organisation** Bureau de la Vérificatrice Générale **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Poste vacant permanent (col blanc) **Période d'inscription** Du 4 au 14 octobre 2024 **Salaire** **Échelle salariale (2024) : 54 376 $ à 71 925 $ | Groupe de traitement : 12-008E** **Avis de...

  • Adjoint-e à La Direction

    6 months ago

    Centre-du-Québec, QC, Canada TERAPRO Agriculture Full time

    TERAPRO Agriculture, nos concessionnaires en équipements d’agriculture New Holland, se spécialisent dans la vente et l’entretien d’équipements neufs ou usagés de tracteurs, moissonneuses-batteuses, fourragères, et bien plus pour convenir à tous les besoins en gestion de la terre. TERAPRO Agriculture est à la recherche d’un∙e **adjoint∙e...

  • Adjoint(E) à La Direction

    6 months ago

    Montréal, Canada Les Glaceurs Full time

    Quoi de mieux qu’une délicieuse odeur de petit gâteau sortant du four! Imaginez si vous aviez la chance de travailler dans un environnement aussi alléchant. Chez Les Glaceurs, nous créons du bonheur! Depuis 16 ans déjà, nous offrons une large variété de cupcakes et gâteaux personnalisés pour satisfaire les goûts de chacun. Notre équipe,...

  • Adjoint(E) à La Direction

    7 months ago

    Montréal, Canada Groupe Champlain inc. Full time

    Le Groupe Champlain inc. est un regroupement de treize (13) centres d’hébergement privés conventionnés situés dans plusieurs régions du Québec. Plus que jamais, Groupe Champlain entend devenir la référence première au Québec reconnue pour son humanitude et l’excellence opérationnelle de son continuum de services. Pour le siège social du...

  • Adjointe à La Direction

    6 months ago

    Montréal, Canada Garderie Les jeunes Débrouillards inc Full time

    Nous recherchons un(e) Adjoint(e) de Direction pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Adjoint(e) de Direction, vous serez responsable d'assister notre équipe de direction dans diverses tâches administratives et organisationnelles. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l'équipe et contribuerez au bon fonctionnement de...

  • Adjoint(E) à La Direction

    2 months ago

    Trois-Rivières, QC G9B 6K1, Canada drh Full time

    L'équipe drh est à la recherche d'un(e) adjoint(e) à la direction passionné(e) et polyvalent(e) pour épauler une dirigeante dynamique et un courtier chez Courtage CRH Inc. et Immeubles CRH Inc. Ce rôle central est parfait pour une personne qui excelle dans la gestion du temps et la coordination, capable de s’adapter rapidement à des environnements...

  • Adjoint(E) à La Direction

    7 months ago

    Montréal, Canada Les Glaceurs Full time

    **Chez Les Glaceurs, nous créons du bonheur! **Depuis 16 ans déjà, nous offrons une large variété de cupcakes et gâteaux personnalisés pour satisfaire les goûts de chacun. Notre équipe, répartie à travers nos quatre boutiques de Montréal et Brossard, a pour mission de marquer chaque petite et grande occasion en offrant des produits de qualité...

  • Adjoint(E) à La Direction

    3 months ago

    Montréal, QC, Canada Hatch Full time

    **No de la demande **:93321 **Catégorie d'emploi **:Administration et soutien **Lieu **:Montréal, QC, Canada Joignez-vous à une entreprise déterminée à apporter des changements positifs pour créer un monde meilleur. Comptant plus de 65 ans d'expertise commerciale et technique dans les mines, l'énergie et les infrastructures, et nous appuyant sur...

  • Adjoint(E) à La Direction

    6 months ago

    Montréal, Canada Chambre des notaires du Québec Full time

    **IDENTIFICATION DU POSTE** Titre : Adjoint(e) à la direction Direction : Formation et développement Statut : Régulier Groupe : 4 - employés de bureau syndiqués Salaire : 49 574 $ à 59 914 $ **POURQUOI NOUS CHOISIR?** Parce que nous avons à cœur la conciliation travail - vie personnelle: - Les horaires sont de 32,5 heures par semaine - Chez...

  • Adjoint(E) à La Direction

    6 months ago

    Montréal, Canada Chambre des notaires du Québec Full time

    **IDENTIFICATION DU POSTE** Titre : Adjoint(e) à la direction Direction : Formation et développement Statut : Régulier Groupe : 4 - employés de bureau syndiqués Salaire : 49 574 $ à 59 914 $ **POURQUOI NOUS CHOISIR?** Parce que nous avons à cœur la conciliation travail - vie personnelle: - Les horaires sont de 32,5 heures par semaine - Chez nous,...

  • Adjoint(E) de Direction

    1 month ago

    Montréal, QC, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Adjoint(e) de direction **Organisation** Service de la gestion et de la planification immobilière / Direction gestion des actifs immobiliers **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Emploi temporaire **Période d'inscription** Du 11 au 18 novembre 2024 **Salaire** **Échelle salariale (2024) : 54 376 $ à 71 925 $ |...

  • Adjoint(E) de Direction

    6 months ago

    Montréal, Canada Centre de prévention de la radicalisation menant à la violence (CPRMV) (OBNL) Full time

    Poste convoité**:Adjoint(e) de direction** Actif depuis 2015, le Centre de prévention de la radicalisation menant à la violence (CPRMV) est un organisme à but non lucratif visant à prévenir la radicalisation menant à la violence et les comportements motivés par la haine en éduquant, mobilisant et soutenant la population de Montréal et l’ensemble...

  • Adjoint(E) Exécutif(Ve)

    1 month ago

    Montréal, QC, Canada AWL-E Full time

    **Offre d’emploi : adjoint(e) exécutif(ve)** **À propos d'AWL-Électricité**Fondée en 2020, AWL-Électricité se spécialise dans les technologies innovantes de l’électrification sans fil. Notre mission est de transformer l’avenir des infrastructures, de la mobilité et du transfert électrique à travers des solutions pionnières. L’entreprise...