Administrateur(Trice) de Bureau

2 weeks ago

Ottawa, Canada Centre médical Ste-Anne (1992) Inc. Full time

**Poste disponible**

**1 poste d’administrateur(trice) de bureau temps plein (35 heures/semaine) - contrat à durée indéterminée**

**Poste de jour (8h00 à 16h00) et occasionnellement en soirée et samedi matin (remplacement)**

**Description du milieu**

Le Centre médical Ste-Anne 1992 (CMSA) est une organisation de services de santé familiaux (FHO) situé dans la basse ville d’Ottawa et qui offre des soins médicaux et de santé afin d’améliorer et/ou maintenir la santé et le bien-être de ses patients membres tant sur le plan physique et mental.

Notre équipe est composée de médecins de famille, d’une infirmière praticienne et d'une équipe multidisciplinaire comprenant 2 infirmières, un consultant en psychiatrie, un psychologue, deux travailleurs sociaux, une diététiste, un orthésiste-prothésiste, une infirmière en soins de pieds, 4 membres de soutien administratif. Nos dossiers patients électroniques (EMR) sont pris en charge par le logiciel PS Suite (PSS).

**Profil recherché**

La personne idéale possède des connaissances et de l'expérience en supervision de personnel et en soutien administratif idéalement dans une clinique médicale ou dans le milieu des soins de santé. Elle est orientée vers le service-client et sait communiquer efficacement avec les divers professionnels de la santé et les médecins. Elle possède une grande flexibilité et s’adapte facilement aux changements et aux demandes urgentes.

Ce poste pourrait intéresser les personnes qui aiment le travail auprès d’une clientèle vulnérable et qui aime le rythme soutenu d’un travail de première ligne (réception, accueil, assistance aux médecins et aux professionnels de la santé). Le centre est axé sur l’amélioration continue de ses processus et favorise une force de travail engagée et dynamique.

**Résumé des tâches**
- **Gérer des activités reliées au service aux patients**
- Créer les horaires des rendez-vous pour les médecins, les infirmières praticiennes et les professionnels de la santé selon les procédures établies.
- Assurer le comblement des plages de rendez-vous afin de maximiser l’utilisation des ressources.
- Vérifier la validité des paramètres liés à la facturation, mettre à jour le statut du patient, faire les suivis avec les patients concernant les absences, les factures en souffrance etc.
- Mettre à jour la liste des nouveaux patients, distribuer les nouveaux patients selon les directives de la Direction.
- Identifier et régler les problèmes quotidiens afin d’assurer un excellent service à la clientèle.
- Recevoir les plaintes des patients, investiguer les causes, donner suite aux plaintes en apportant des correctifs si nécessaire tout en traitant les patients avec courtoisie et respect.
- Comprendre et appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels (PHIPA).
- Analyser les diverses demandes (formulaires, transfert de dossiers médicaux) et coordonner la transmission des informations ainsi que le paiement des frais qui y sont reliés.
- Gérer les comptes à recevoir provenant des patients, des compagnies d’assurance, des firmes d’avocats ou autres.
- Inscrire les comptes à recevoir des patients (WSIB, compagnie d’assurance ou avocats) dans la section « Account receivables » du DME, envoi des factures, appel téléphonique pour faire un arrangement de paiement pour les paiements en souffrance.
- Tenir et concilier une petite caisse, faire la réconciliation des paiements automatisés, remettre le rapport mensuel à la comptable.
- Envoyer des lettres (envoi de masse) pour aviser les patients de messages d’intérêt.

**2.0 Superviser le personnel du soutien administratif**
- Participer au processus d’embauche des commis.
- Planifier, coordonner et effectuer l’orientation et la formation des commis.
- Superviser et coordonner le travail des commis (outils, mini-formations pour rehausser les connaissances, améliorer la qualité du travail ou éliminer les risques.
- S’assurer que le service-client rencontre les attentes tant au niveau de l’efficacité que la qualité du service.
- Instaurer une collaboration au sein de l’équipe de travail.
- Participer activement dans les évaluations de rendement des commis.
- Promouvoir la performance et encourager l’innovation en communiquant clairement les attentes, en effectuant les suivis afin de corriger les erreurs ou la contre-performance, en fournissant une rétroaction continue et un encadrement au besoin.
- Planifier la couverture des activités du secrétariat (horaire et couverture des absences, modification des tâches).
- Participer à la révision au besoin des documents liés aux tâches administratives, formation des commis, révision des politiques et procédures reliées au secrétariat.

**3.0** **Gérer les fournitures de bureau**
- Voir au bon fonctionnement de l’équipement de bureau.
- Gérer un inventaire des fournitures de bureau et de form

  • Administrateur(Trice) Du Sis Et Reddition de

    6 days ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario Full time

    **Descriptif du poste**: Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est...

  • Administrateur(Trice) Des Relations Publiques Et

    5 days ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario Full time

    **Descriptif du poste**: Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est...

  • Commis de Bureau

    5 days ago

    Ottawa, Canada Les Blocs de Ciment Mirabel Inc Full time

    Le ou la commis de bureau travaillera en étroite collaboration avec le personnel de bureau. poste de remplacement de congé de maternité. Par contre il y aura peut-être possibilité de devenir permanent. Tâches: - Tenir à jour le classement (factures, dossiers, courriels etc.) - Préparer fichier de mises à jour des prix d'inventaire - Entrées de...

  • Commis de Bureau

    1 month ago

    Ottawa, Canada Centre de Location GM Inc. Full time

    Centre de Location GM est en pleine croissance et c’est le bon moment de te joindre à notre équipe. Tu es quelqu’un de polyvalent à la recherche d’un poste d’entrer dans le domaine de la comptabilité ? Alors joins-toi à nous, On a le défi pour toi en tant que Commis de bureau (comptabilité) ! **Les avantages d’être un Commis de bureau chez...

  • Administrateur de La Formation

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada NAV Canada Full time

    Titre de l'offre d'emploi Administrateur de la formation Catégorie d'emploi Prestation de la formation de l’Exploitation Exigence linguistique Bilingual / Bilingue English and French are required / Le français et l'anglais sont requis. Date de fin de recrutement 2023-05-31 Niveau ATP-4 Échelle salariale $59,495 - $74,366 Sommaire du...

  • Commis de Bureau

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Centre de Location GM Inc. Full time

    Centre de Location GM est en pleine croissance et c’est le bon moment de te joindre à notre équipe. - Tu cherches ton premier poste en administration ? - Tu as de l’intérêts à en connaître plus sur le domaine de la comptabilité ? - Tu souhaites travailler dans un environnement stimulant ? - La gestion des priorités, tu connais ça ? Alors ne...

  • Program Administrator

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Équipe de santé familiale académique Montfort Full time

    **L’équipe de santé familiale académique Montfort recherche un** **Administrateur de programmes** L’équipe de santé familiale académique Montfort est un groupe dynamique, formé de médecins et autres professionnels de la santé. Notre vision est de « maintenir et améliorer la santé de nos patients en offrant les soins compréhensifs et...

  • Administrateur(Trice) en Propriété Intellectuelle

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Smart & Biggar Full time

    Responsabilités. - Préparer et déposer les demandes d'enregistrement de marques canadiennes avec toute la correspondance de suivi pertinente. - Déposer les réponses aux actions du bureau, y compris la révision de la demande et toute la correspondance de suivi pertinente. - Signaler la correspondance de routine, y compris les avis d'approbation, les...

  • Administrateur Principal Bilingue

    6 days ago

    Ottawa, Canada CMHC Full time

    **ID de la demande d'emploi**: 9116 **Désignation linguistique**: Bilingue **Niveaux de compétence linguistique (Lire/écrire/parler)**: CBC **Type d'emploi**:Permanent à plein temps **Exigences relatives aux déplacements**: Déplacements occasionnels **Emplacement du bureau**: Ottawa (ON); Calgary (AB); Halifax (NS); Montréal (QC); Toronto (ON);...

  • Ottawa Bureau Chief/chef de Bureau D’ottawa

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada The Canadian Press Full time

    The Ottawa Bureau Chief is responsible for overseeing the coverage of the parliamentary bureau of The Canadian Press. This managerial position will lead a staff of strong and uncompromising multimedia journalists who have a shared goal of providing the public and our clients with the best political coverage in the country. The Ottawa Bureau Chief works...

  • Commis de Bureau

    6 days ago

    Ottawa, Canada LRV NOTAIRES s.e.n.c.r.l. Full time

    Nous sommes présentement à la recherche d'une personne dynamique afin de combler le poste de commis de bureau à notre bureau de Saint-Jérôme. **Principales responsabilités** - Soutien au commis-comptable - Faire parvenir les chèques aux clients et aux différents intervenants; - Communication et suivi avec les intervenants; - Valider les chèques...

  • Administrateur de Systèmes Ti Et Réseaux

    5 days ago

    Ottawa, Canada La Compagnie Électrique Lion Full time

    **Description du poste**: Chez Lion Électrique nous avons fait le choix de devenir l’entreprise la plus innovante de véhicules lourds à zéro émission. Nous sommes plus qu’un fabricant d’autobus et camions, nous pensons, concevons et fabriquons des produits commerciaux urbains 100% électriques. Nous ambitionnons d’élargir notre savoir-faire et...

  • Commis de Bureau Médical

    3 days ago

    Ottawa, Canada Équipe de santé familiale académique Montfort Full time

    **L’équipe de santé familiale académique Montfort recherche un** **Commis de bureau (temps plein)** Joignez-vous à une équipe dynamique de professionnels de la santé dédiée à maintenir et améliorer la santé de nos patients en offrant des soins complets et intégrés en français et en anglais, tout en formant les médecins francophones de...

  • Ottawa Bureau Chief/Chef de bureau d’Ottawa

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada The Canadian Press Full time

    The Ottawa Bureau Chief is responsible for overseeing the coverage of the parliamentary bureau of The Canadian Press. This managerial position will lead a staff of strong and uncompromising multimedia journalists who have a shared goal of providing the public and our clients with the best political coverage in the country. The Ottawa Bureau Chief works...

  • Ottawa Bureau Chief/Chef de bureau d’Ottawa

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada The Canadian Press Full time

    The Ottawa Bureau Chief is responsible for overseeing the coverage of the parliamentary bureau of The Canadian Press. This managerial position will lead a staff of strong and uncompromising multimedia journalists who have a shared goal of providing the public and our clients with the best political coverage in the country. The Ottawa Bureau Chief works...

  • Ottawa Bureau Chief/Chef de bureau d’Ottawa

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada The Canadian Press Full time

    The Ottawa Bureau Chief is responsible for overseeing the coverage of the parliamentary bureau of The Canadian Press. This managerial position will lead a staff of strong and uncompromising multimedia journalists who have a shared goal of providing the public and our clients with the best political coverage in the country. The Ottawa Bureau Chief works...

  • Ottawa Bureau Chief/Chef de bureau d’Ottawa

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada The Canadian Press Full time

    The Ottawa Bureau Chief is responsible for overseeing the coverage of the parliamentary bureau of The Canadian Press. This managerial position will lead a staff of strong and uncompromising multimedia journalists who have a shared goal of providing the public and our clients with the best political coverage in the country. The Ottawa Bureau Chief works...

  • Ottawa Bureau Chief/Chef de bureau d’Ottawa

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada The Canadian Press Full time

    The Ottawa Bureau Chief is responsible for overseeing the coverage of the parliamentary bureau of The Canadian Press. This managerial position will lead a staff of strong and uncompromising multimedia journalists who have a shared goal of providing the public and our clients with the best political coverage in the country. The Ottawa Bureau Chief works...

  • Ottawa Bureau Chief/Chef de bureau d’Ottawa

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada The Canadian Press Full time

    The Ottawa Bureau Chief is responsible for overseeing the coverage of the parliamentary bureau of The Canadian Press. This managerial position will lead a staff of strong and uncompromising multimedia journalists who have a shared goal of providing the public and our clients with the best political coverage in the country. The Ottawa Bureau Chief works...

  • Ottawa Bureau Chief/Chef de bureau d’Ottawa

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada The Canadian Press Full time

    The Ottawa Bureau Chief is responsible for overseeing the coverage of the parliamentary bureau of The Canadian Press. This managerial position will lead a staff of strong and uncompromising multimedia journalists who have a shared goal of providing the public and our clients with the best political coverage in the country. The Ottawa Bureau Chief works...