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Secrétaire Administrative

4 weeks ago

Shawinigan, Canada Cégep de Shawinigan Full time

**Poste de secrétaire administrative à temps complet**
**Direction des études/Programmes et réussite**
**Personnel de soutien - 35 heures/semaine**

Situé en Mauricie, le Cégep de Shawinigan est renommé pour la qualité de sa formation préuniversitaire et technique, il accueille environ 1000 étudiants et étudiantes à l’enseignement régulier, à la formation continue ainsi qu’à son Centre d’études collégiales à La Tuque. Fier de son équipe de personnes dédiées à l’évolution du savoir, à la formation globale et à la réussite des étudiants et étudiantes de tout profil, le Cégep offre une approche personnalisée et un milieu stimulant qui favorisent le développement personnel et professionnel de tous les membres de sa communauté.

Classe d'emploi : Secrétaire administrative
Service : Direction adjointe des études/Programmes et réussite
Supérieur immédiat : Madame Marie-Christine Isabelle
Statut : Poste régulier à temps complet
Horaire : Lundi au vendredi, 35 heures/semaine

Nature du travail:
Selon le plan de classification du personnel de soutien des cégeps, le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Plus spécifiquement,
- La personne de cette classe d'emploi produit différents documents pour la Direction adjointe des études Programmes et réussite et les professionnels du service.
- Elle assure la mise en page et la vérification des documents locaux des programmes tels que les plans-cadres, les analyses de devis, et autres.
- Elle assure le suivi des documents de programmes sur les communautés dans Omnivox et dans le logiciel de gestion documentaire.
- Elle assure le soutien au suivi des évaluations formatives des enseignements.
- Elle assure le secrétariat relié à Performa en collaboration avec la personne répondante locale.
- Elle assiste aux rencontres et rédige les comptes rendus des comités : persévérance et réussite, responsables de programmes, etc.
- Elle exécute du travail général de bureau, tient à jour l’agenda de la directrice adjointe, récupère le courrier et en fait la distribution, réserve des locaux, met à jour certaines listes et les intègre à Omnivox, etc.
- Elle organise la logistique des matinées pédagogiques, envoie les convocations et les documents nécessaires aux différentes rencontres, dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires.
- Elle reçoit les demandes de remboursement du service et fait les suivis nécessaires.
- Elle effectue différentes commandes pour le service, les réceptionne et les distribue. Elle imprime le suivi des dépenses budgétaires et le soumet à la directrice adjointe.
- Elle effectue différents suivis en collaboration avec le CAF et le CAR tels qu’informatiser les données sur les étudiants en début de session, comptabiliser les heures effectuées chaque semaine par les étudiants, compléter différents rapports et bilans à la fin de chaque session, préparer les lettres de remerciement pour les aidants, etc.
- Elle s’occupe des suivis en lien avec les mentions d’honneur et le colloque de l’AQPC.
- Elle procède au classement des différents dossiers et en fait l’archivage.
- Elle assure, occasionnellement, une présence au comptoir de prêt de la bibliothèque.
- Elle surveille, selon les besoins, les examens des services adaptés.
- Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

**Qualifications requises**:
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme d'études secondaires ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.

**Profil recherché**:
Autonomie, très bon sens de l’organisation, entregent dans ses relations, discrétion, sens de l’initiative et bon esprit d’équipe.
Elle doit posséder une excellente qualité du français (70%). Une excellente connaissance des logiciels MS Office.

**Traitement : 22,54 $ à 26,00 $ / heure**

**Période d'affichage : 31 mai au 6 juin 2024, 23 h**

Les habiletés pourront être validées par des tests.

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