Assistant.e Administratif.ve
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L'Initiative des Droits et Ressources (Rights and Resources Initiative ou RRI) est une coalition mondiale de plus de 150 organisations engagées à faire progresser les droits relatifs aux terres forestières et aux ressources des peuples autochtones, des communautés locales, des peuples Afro-descendants, et en particulier les femmes au sein de ces groupes. Les membres tirent parti des forces, de l'expertise et de la portée géographique de chacun pour trouver des solutions plus efficaces. RRI s'appuie sur l'expertise des membres de la coalition pour promouvoir le respect des droits locaux sur les terres et les ressources et susciter une réforme progressive des politiques et des marchés.
RRI est coordonnée par le Groupe des droits et ressources (Rights and Resources Group ou RRG), une organisation à but non lucratif basée à Washington, D.C.
**_Assistant-e administratif-ve, Programmes_**
L'Assistant-e administratif-ve pour les programmes est chargé-e de soutenir les programmes régionaux (Asie, Afrique et Amérique latine) sous la supervision de la Gérante principale pour les programmes et SRM, et en coordination avec les associés régionaux. L'Assistant-e fournira également un soutien spécifique aux autres programmes comme décrit ci-dessous. En fournissant un soutien administratif à ces équipes, l'Assistant-e jouera un rôle fondamental dans le succès des stratégies programmatiques développées au niveaux local, national et mondial avec les Partenaires et Collaborateurs de RRI.
**_ Responsabilités principales_**
**_ 1. Contrats des programmes_**_ _**_régionaux_**_ : Soutenir les équipes régionales dans les tâches administratives pour un développement, une mise en œuvre et un suivi efficaces des contrats (60 % du temps divisé à parts égales entre l'Asie, l'Afrique et l'Amérique latine) :_
- _ Préparer et mettre en forme les projets de contrat et de budget suivant l'approbation des notes conceptuelles._
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- _Aider à préparer les documents nécessaires utilisés dans le processus contractuel, tels que les documents d'approvisionnement, les modèles de rapports personnalisés et les ordres de travail pour les demandes de traduction._
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- _Construire et maintenir des tableaux de bord de suivi standardisés pour les contrats de chaque équipe. Saisir les détails et les dates d'échéance des contrats et suivre l'avancement des livrables, des paiements et des budgets dans ces tableaux de bord._
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- _Aider à la préparation des demandes de paiement des contrats qui incluent des codes budgétaires précis et les pièces justificatives requises._
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- _Assurer la liaison avec l'équipe Finances et Administration pour assurer le suivi des paiements et résoudre les problèmes. Partager les détails des paiements avec les bénéficiaires et s'assurer que la réception du paiement est documentée._
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- _Mettre en place un système rationalisé pour organiser et archiver les documents et les communications importantes pour les contrats dans SharePoint. Utilisez ce système pour suivre et classer les documents contractuels tels que les rapports financiers, les audits, les formulaires de diligence raisonnable, les factures et les reçus des consultants. Sur demande, examinez ces fichiers pour vérifier les erreurs et la conformité avec les politiques contractuelles de RRG. _
- _Informer de manière proactive des difficultés potentielles dans les processus de contractualisation et de paiement et aider à les résoudre pour améliorer l'efficacité._
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- _Aider à la rédaction et au développement de modèles ou de matériel de formation pour les collaborateurs de RRI._
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**_2. Autre soutien aux programmes régionaux_**_ (10 % du temps)_
- _ Assister les équipes régionales pendant les absences temporaires des associés._
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- _Fournir un soutien logistique pour les grandes réunions régionales et mondiales (voyages, planification d'événements et réunions virtuelles) en étroite collaboration avec les associés qui sont les principaux responsables de la logistique des événements._
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- _Au besoin, coordonner des réunions y compris en prenant et distribuant des notes._
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- _Traduire des documents et/ou des textes courts à l'aide d'un logiciel de traduction et les réviser si nécessaire selon les compétences linguistiques._
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**_3. Soutien aux autres programmes de RRG_**_ (30 % du temps)_
- _ Préparer les projets de contrat suivant l'approbation des notes conceptuelles._
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- _Formater les budgets et les notes conceptuelles à utiliser dans les contrats._
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- _Etablir des tableaux de bord de suivi pour les contrats_
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- _Partager des informations sur les meilleures pratiques en matière de gestion des contrats._
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**_Qualifications:_**
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- _Diplôme de premier cycle (baccalauréat (CAN)/licence (FR)) en secrétariat ou autre domaine connexe._
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- _1 à 2 ans d'expérience en tant qu'assistant-e administratif-ve ou dans un rôle similaire et
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