Secretaire

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Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, remplir diverses fonctions de secrétariat, notamment le traitement de texte, le soutien de tâches administratives et la vérification de documents qui doivent faire l’objet d’une présentation interne et externe. Répondre aux demandes de renseignements générales et à celles des étudiants au sujet des politiques, des procédures et des pratiques du secteur. Remplir des formulaires administratifs, tenir des dossiers, saisir et vérifier des données. Participer à l’organisation d’activités spéciales. S’occuper des préparatifs de voyage. Tenir des stocks de fournitures et s’occuper de la caisse. Ouvrir et trier le courrier.

Principales responsabilités:

- Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous qu’il doit rappeler au superviseur et agencer le calendrier en fonction des priorités.
- Remplir et classer les formulaires reliés à l’administration générale de l’unité. Vérifier l’exactitude et l’intégralité des renseignements contenus dans les documents sur la comptabilité, l’administration et les affaires étudiantes et apporter les corrections nécessaires. Dans l’exécution de ces tâches, respecter des marches à suivre clairement définies en apportant l’aide nécessaire aux personnes responsables des affaires étudiantes et administratives.
- Recevoir, trier, acheminer et faire des appels téléphoniques ainsi que noter et transmettre des messages. Organiser des réunions et communiquer avec les participants pour leur préciser l’heure, le lieu et l’objet des réunions. Assister aux réunions et rédiger et distribuer les procès-verbaux. Sur demande, fixer et organiser les rendez-vous et s'occuper des formalités de voyage.
- Exécuter des tâches administratives courantes, telles que dresser l’inventaire des fournitures de bureau et les commander, retourner des marchandises et remettre des clés. Communiquer avec les personnes-ressources relativement à la gestion des installations et assurer le suivi du travail prévu. Réserver les salles pour les cours, les séminaires et d’autres activités ainsi que l’équipement et les autres services; effectuer les changements demandés ou nécessaires.
- Traiter les bons de commande, les demandes de chèque, les avances de voyage et les rapports de dépenses et s’occuper de la petite caisse. Veiller à la maintenance des photocopieuses, attribuer les codes de photocopie et répartir les frais. Prendre les dispositions relatives aux services d’imprimerie ainsi qu’à la réparation ou à l’entretien courant de l’équipement de bureau.
- Aider à assurer le déroulement harmonieux d’activités spéciales comme les colloques, les conférences, les expositions et les stages spéciaux. Consigner les réservations et les rendez-vous, percevoir les frais d’inscription et répondre aux demandes de renseignements générales.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et aptitudes:
« Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.»

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 3 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau E) $27.75 - $34.40

Heures par semaine:
13.5 (Temps partiel)

Superviseur:
Professeur agrégé

Date de fin de l’emploi (le cas échéant):
2024-12-03

Date limite pour postuler:
2023-11-16
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