Agent D'accueil Et de Gestion Administrative

2 weeks ago


Quebec City, Canada Investissement Québec Full time

Trace la courbe de ta carrière dans notre équipe Investissement Québec

Choisir Investissement Québec, c’est devenir le partenaire de milliers d’entreprises québécoises et les accompagner dans la réalisation de leurs plus grandes ambitions. C’est aussi tracer la courbe de ta carrière avec une équipe fière et engagée.

Votre rôle:
Sous la supervision du directeur adjoint de l’environnement de travail et en collaboration avec les autres membres de l’équipe de soutien aux opérations immobilières, la personne titulaire de l’emploi exécute un ensemble de tâches en lien avec la gestion immobilière et les services aux occupants.

En outre, elle assure le rôle de responsable de l’accueil, voit à la gestion et le traitement de différentes demandes et offre un soutien continu à la clientèle interne et externe. Elle agit également à titre de responsable administrative, offrant un soutien administratif et bureautique à la direction.

Finalement, elle participe au déploiement de l’offre de service de la direction et au fonctionnement efficace des activités quotidiennes de la Société.

Vos responsabilités principales:
Accueil, courrier et messagerie

Assurer, en rotation avec sa collègue agent(e) de bureau, le rôle de responsable de l’accueil. À cet effet:

- Accueillir avec courtoisie les visiteurs, informer promptement les personnes rencontrées et fournir des cartes d’accès et puces électroniques temporaires.
- Assurer le suivi et la gestion de l’inventaire des cartes d’accès et des puces électroniques.
- Recevoir les appels téléphoniques et les acheminer à leur destinataire.
- Acheminer les demandes de renseignements généraux au personnel du Service d’accueil et d’information de façon que les demandes d’information soient traitées le plus rapidement possible.
- Noter les messages et les transmettre par voie électronique à leur destinataire.
- Recevoir les livraisons et les acheminer sans délai à leurs destinataires.
- Offrir un service de soutien aux occupants en matière de courrier et messagerie.

Soutien aux opérations
- Voir à la fonctionnalité, le bon ordre et la propreté des aires de travail à l’usage commun du personnel, notamment les salles de photocopies, salles de réunion, bistro, cafés.
- Voir à la disposition du mobilier des aires communes fréquemment durant la journée.
- Effectuer la gestion des inventaires et assurer l’approvisionnement en produits sanitaires et fournitures de bureau centralisés à la direction.
- Assurer la réception des commandes et maintenir les locaux d’entreposage en ordre.
- Coordonner les opérations de déchiquetage et de disposition des documents confidentiels (numérisation, archivage).
- Exécuter des travaux d’entretien légers des locaux et d’appareils ainsi que procéder au déplacement de mobilier et d’équipements lors de déménagements et de réaménagements mineurs.

Soutien administratif

Effectuer différentes tâches de nature administrative pour la direction. À cet effet:

- Assurer la réception et le classement de la facturation entrante de la direction selon les règles de gestion documentaires établies.
- Procéder à la saisie et au traitement des factures de la direction par l’intermédiaire du système informatisé de gestion financière.
- Réaliser des mandats de recherche documentaire lors de demandes ad hoc de son gestionnaire ou lors d’exercices de reddition de compte.
- Envoyer des communiqués lors d’événements prévus ou imprévus affectant les locaux d’IQ et leurs occupants.

Soutien aux utilisateurs
- Coordonner les activités du centre de conférences en assurant la gestion des réservations des salles de réunion.
- Offrir un support à l’organisation des lieux lors de la tenue d’événements spéciaux.
- Assurer la gestion des services de traiteurs requis pour les diverses réunions en fonction selon l’horaire établi.
- Supporter l’utilisation de la visioconférence dans les salles de réunion, en soutien aux utilisateurs.

Vos qualifications spécifiques requises:

- Détenir un diplôme d’études secondaires.
- Posséder un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente en lien avec l’emploi.
- Connaissance de l’anglais parlé.
- Avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques de la suite office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Faire preuve d’aisance dans l’intégration et l’apprentissage de nouveaux outils informatiques et logiciels.

Vos conditions de travail particulières:

- L’employé peut être appelé à travailler en dehors des heures normales de travail, sur demande.
- Travail en présentiel à temps plein.

Profil général recherché:
Posséder les compétences professionnelles et relationnelles reconnues pour le personnel de bureau et technique et démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir:

- Être respectueux de l’éthique et des valeurs de la Société et



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