Adjoint(E) Exécutif(Ve) Principal(E), Bureau Des

4 weeks ago

Ottawa, Canada University of Ottawa Full time

Type d’emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
24

Famille d’emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Cabinet du vice-rectorat aux relations extérieures - Dirigeante principale ou dirigeant principal des communications et des relations gouvernementales

Campus:
Campus principal

Affiliation syndicale:
N/A

Date d’affichage:
November 27, 2023

Date de clôture:
December 07, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
Personnel non syndiqué, classe NC5 - 35 heures

Échelle salariale:
$61,802.00 - $75,234.00

Fournir un soutien administratif au cadre supérieur (VRA, Chef de cabinet) pour assurer le bon fonctionnement du cabinet et appuyer la mise en oeuvre des activités et des projets. Exercer toutes ses fonctions de façon autonome et proactive : pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des événements et des projets assignés.

Responsabilités typiques- Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et del’externe. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre- supérieur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et informer ou impliquer- le supérieur lorsque nécessaire.- Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre supérieur. Développer et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du cabinet du cadre supérieur en respectant les règles de l’Université et en protégeant l’image du service. Assister aux réunions de la haute direction pour prendre des minutes et rédiger les procèsverbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le dirigeant principal. Préparer des demandes pour approbation par le Bureau des gouverneurs, le Sénat, le CA et autres comités et sous-comités.- Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre supérieur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des réunions, des comités et des sous-comités qui sont présidés par le cadre supérieur. Tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.- Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre supérieur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.- Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.- Production des rapports : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision, les projets spéciaux et les activités de la direction.- Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Connaissances, expérience et habiletés- Formation postsecondaire en administration, bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.- Au moins cinq (5) années d’expérience manifestée dans un rôle semblable.- Expérience en rédaction administrative bilingue, très bonne connaissance de la grammaire- Très bonne connaissance des logiciels informatiques- Sens de l’organisation, d’autonomie et de jugement- Excellentes aptitudes en communication- Bilinguisme

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa:
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activit

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 month ago

    Ottawa, Canada Entrepreneur à succès Full time

    Nous recherchons Un(e) assistant(e) exécutif(ve) méthodique, digne de confiance et énergique pour gérer efficacement une variété de tâches professionnelles et personnelles. Si vous avez le goût du détail, une grande maturité émotionnelle et un sens aigu de l'organisation, vous pourriez être la personne que je recherche. **NOTE**: Ce poste exige...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    2 months ago

    Ottawa, Canada NAV Canada Full time

    Titre de l'offre d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) Catégorie d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals Exigence linguistique Bilingual / Bilingue Type d'accord de travail flexible Date de fin de recrutement 2024-05-08 Niveau P1 Échelle salariale Commensurate with Experience / Selon...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    3 days ago

    Ottawa, Canada Umanico Administration Full time

    **Umanico - le talent à la bonne place !** Notre client, œuvrant dans le domaine du bien-être situé dans la région de l'Île-Perrot est présentement à la recherche d'un(e) **adjoint(e) administratif(ve)** pour compléter son équipe ! **Ce que l'employeur offre**: - Poste permanent, à temps plein - Horaire de jour, du lundi au vendredi - Échelle...

  • Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires

    2 months ago

    Ottawa, Canada Assemblée de la francophonie de l’Ontario Full time

    Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affairesConseil des Écoles Publiques de l'Est de l'OntarioSalaire: 64 100,40$ à 80 125,24$ S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non Date limite pour postuler: 2024-01-26 Description du poste:SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :Relevant de la surintendance des affaires en concertation avec la...

  • Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires

    2 months ago

    Ottawa, Canada Assemblée de la francophonie de l’Ontario Full time

    Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affairesConseil des Écoles Publiques de l'Est de l'OntarioSalaire: 64 100,40$ à 80 125,24$ S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non Date limite pour postuler: 2024-01-26 Description du poste:SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :Relevant de la surintendance des affaires en concertation avec la...

  • Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires

    2 months ago

    Ottawa, Canada Assemblée de la francophonie de l’Ontario Full time

    Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affairesConseil des Écoles Publiques de l'Est de l'OntarioSalaire: 64 100,40$ à 80 125,24$ S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non Date limite pour postuler: 2024-01-26 Description du poste:SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :Relevant de la surintendance des affaires en concertation avec la...

  • Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires

    7 days ago

    Ottawa, Canada Assemblée de la francophonie de l’Ontario Full time

    Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affairesConseil des Écoles Publiques de l'Est de l'OntarioSalaire: 64 100,40$ à 80 125,24$ S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non Date limite pour postuler: 2024-01-26 Description du poste:SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :Relevant de la surintendance des affaires en concertation avec la...

  • Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires

    7 days ago

    Ottawa, Canada Assemblée de la francophonie de l’Ontario Full time

    Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affairesConseil des Écoles Publiques de l'Est de l'OntarioSalaire: 64 100,40$ à 80 125,24$ S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non Date limite pour postuler: 2024-01-26 Description du poste:SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :Relevant de la surintendance des affaires en concertation avec la...

  • Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires

    2 weeks ago

    Ottawa, ON, Canada Assemblée de la francophonie de l’Ontario Full time €64,100 - €80,125

    Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires Conseil des Écoles Publiques de l'Est de l'Ontario Salaire: 64 100,40$ à 80 125,24$ S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non Date limite pour postuler: 2024-01-26 Description du poste: SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS : Relevant de la surintendance des affaires en...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    1 week ago

    Ottawa, Canada Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE), RÉCEPTIONNISTE / CIMETIÈRE NOTRE-DAME** **Titre **:Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste **Relève du **:Directeur ou son délégué **Sommaire** L’Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste est responsable d’accueillir les familles. L’Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste doit également assurer...

  • Adjoint(E) Spécial(E)

    3 days ago

    Ottawa, Canada Senate of Canada Full time

    À propos du Sénat Le Sénat joue un rôle unique dans le façonnement de la démocratie canadienne. En tant que membres de la Chambre haute du Parlement, les sénateurs étudient des projets de loi, examinent des politiques d’intérêt public, défendent des causes et participent à la diplomatie interparlementaire. Le Sénat est un lieu de travail...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 week ago

    Ottawa, Canada Provencher Roy Inc. Full time

    Provencher_ Roy est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) - Office manager. Vous aurez la charge de la coordination administrative du bureau d’Ottawa composé d’une vingtaine de collaborateurs. Le poste offrira à son futur détenteur l’opportunité d’accomplir divers défis tels que: - Agir comme personne ressource...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    5 days ago

    Ottawa, Canada The Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **Relève du**:Directeur ou son délégué **Sommaire** Nous recherchons un(e) étudiant(e) motivé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe en tant qu’assistant(e) administratif(ve) d’été. Il s’agit d’une excellente opportunité pour les étudiants qui souhaitent acquérir une expérience pratique dans un environnement de...

  • Adjoint(E) Exécutif(Ve)

    2 months ago

    Ottawa, Canada Senate of Canada Full time

    **À propos du Sénat** Le Sénat joue un rôle unique dans le façonnement de la démocratie canadienne. En tant que membres de la Chambre haute du Parlement, les sénateurs étudient des projets de loi, examinent des politiques d’intérêt public, défendent des causes et participent à la diplomatie interparlementaire. Le Sénat est un lieu de travail...

  • Adjoint Exécutif

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada Senate of Canada Full time

    À propos du Sénat Le Sénat joue un rôle unique dans le façonnement de la démocratie canadienne. En tant que membres de la Chambre haute du Parlement, les sénateurs étudient des projets de loi, examinent des politiques d’intérêt public, défendent des causes et participent à la diplomatie interparlementaire. Le Sénat est un lieu de travail...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve) Service Informatique

    2 months ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario Full time

    **Descriptif du poste**: Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    6 days ago

    Ottawa, Canada Les Entreprises Eric Lemire Inc. Full time

    _**TEMPS PLEIN**_ Nous sommes une PME familiale qui a comme but de créer des relations professionnelles qui vont nous permettre de nous surpasser en décrochant des projets complexes en structure d’acier. Ce qui nous permet d’avoir une longueur d’avance c’est une équipe novatrice, dynamique et centrée sur les solutions. Comme Adjoint(e)...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    2 days ago

    Ottawa, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Adjoint(e) administratif(ve) **Organisation** Service de police de la Ville de Montréal / Direction des services de proximité / Service de la région Ouest / Division de la gendarmerie Ouest / Poste de quartier 5 **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Poste vacant permanent (col blanc) **Période d'inscription** Du 13 au...

  • Adjoint(E) Exécutif(Ive)

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada EDC Full time

    **Date de publication**: 28 avr. 2023, 09:40:01 **Emplacement principal**: Ontario-Ottawa **Type d'emploi**: Permanent **Horaire**: Temps plein Société d’État à vocation financière, Exportation et développement Canada (EDC) aide les entreprises canadiennes à générer des retombées au Canada et à l’étranger. EDC leur offre les produits...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve) à Terme à 100% Du

    2 months ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario Full time

    **Descriptif du poste**: Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est...