Adjoint(E) Administratif(Ve)

1 month ago

Ottawa, Canada Entrepreneur à succès Full time

Nous recherchons Un(e) assistant(e) exécutif(ve) méthodique, digne de confiance et énergique pour gérer efficacement une variété de tâches professionnelles et personnelles. Si vous avez le goût du détail, une grande maturité émotionnelle et un sens aigu de l'organisation, vous pourriez être la personne que je recherche.

**NOTE**:
Ce poste exige une expérience professionnelle solide. Vous DEVEZ justifier d'au moins 2+ années d'expérience en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le) pour un dirigeant ou un propriétaire d'entreprise.

Dans ce rôle dynamique et exigeant, vous serez régulièrement sollicité(e) pour diverses tâches nécessitant rigueur et réactivité. Vous gérerez à la fois mes engagements professionnels et personnels, de la coordination avec mon équipe à la planification de mes déplacements.

Je m'attends à travailler avec une personne ayant une grande attention au détail, capable de négocier et de trouver des solutions optimales, tout en étant agréable et joviale. Si vous recherchez un rôle routinier avec des horaires de bureau standards, ce poste n'est probablement pas fait pour vous.

Cependant, si vous êtes passionné(e) par l'organisation, la gestion du temps et les défis, et si vous avez déjà géré l'agenda d'un cadre ou d'un chef d'entreprise, ce poste sera une opportunité passionnante.

**Tâches et responsabilités**:
Planifier des déplacements, des réunions et des événements.

Coordonner et collaborer avec l'équipe.

Gérer les paiements client et suivre les retards.

Offrir un support client impeccable.

Préparer et vérifier les documents professionnels et les contrats.

Assurer une présence active et une gestion efficace des réseaux sociaux.

Surveiller et animer les groupes Facebook.

Mettre à jour le site web et publier des contenus pertinents.

Gérer les demandes clients et planifier des appels de découverte.

Assurer le suivi des dossiers médias et relations publiques.

Collecter et gérer les témoignages et retours clients.

Préparer et envoyer des cartes et cadeaux de remerciement.

Assurer le suivi administratif et contractuel avec les partenaires et fournisseurs.

**Compétences et connaissances**:
Excellente maîtrise des outils Google Apps, Basecamp et Trello.

Capacité à apprendre rapidement l'utilisation de nouveaux outils et logiciels.

Gestion impeccable du temps et des priorités.

Solides compétences en communication, tant écrite qu'orale.

Grande maturité émotionnelle et capacité à travailler en autonomie.

**Éducation et expérience**:
2+ années d'expérience minimum en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve).

Excellente capacité à gérer un grand volume de mails et de tâches.

Formation en gestion, administration ou domaine connexe serait un plus.

**Exemple d'une Journée Type pour l'Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le)**

*9h00 - 9h30 :*

*9h30 - 10h00 :*
- Gestion des paiements avec les clients : vérification des paiements reçus, relance des clients en retard, et coordination avec le service comptabilité.

*10h00 - 10h30 :*
- Service client : traitement des demandes, résolution des problèmes et réponse aux questions.

*10h30 - 11h00 :*
- Confirmation des appels prévus pour le lendemain et mise à jour du CRM avec les nouvelles informations client.

*11h00 - 11h30 :*
- Création de contenus pour les réseaux sociaux : collecte de citations, création d'images, planification des posts.

*11h30 - 12h00 :*
- Supervision des canaux des réseaux sociaux : traitement des questions, demandes et problèmes.

*12h00 - 13h00 :*
- Pause déjeuner.

*13h00 - 13h30 :*
- Mise à jour du site web : ajout d'événements, dates des prochaines conférences, publication d'articles de blog.

*13h30 - 14h00 :*
- Préparation et envoi des dossiers aux nouveaux clients, et suivi pour s'assurer de leur bonne réception et complétude.

*14h00 - 14h30 :*
- Gestion administrative : suivi des impacts médiatiques, collecte des témoignages clients, et préparation/envoi des cartes de remerciement et cadeaux.

*14h30 - 15h00 :*
- Coordination avec les fournisseurs : collecte des formulaires W-9, certificats d'assurance, et autres documents nécessaires.

*15h00 - 15h30 :*
- Préparation des présentations : création de diapositives, documents, et distribution des matériaux aux participants.

*15h30 - 16h00 :*
- Coordination logistique pour les interventions, notamment l'heure d'arrivée et de départ, le lieu, la personne de contact, le code vestimentaire, et le format des présentations.

*16h00 - 16h30 :*
- Gestion des paiements et factures en collaboration avec le comptable, vérification des documents à signer pour la journée.

*16h30 - 17h00 :*

Cette journée type est conçue pour une personne mature émotionnellement, avec un œil analytique, prête à relever des défis dans un environnement en constante évolution. Si vous avez le profil, ce poste est pour vous.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 month ago

    Ottawa, Canada NAV Canada Full time

    Titre de l'offre d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) Catégorie d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals Exigence linguistique Bilingual / Bilingue Type d'accord de travail flexible Date de fin de recrutement 2024-05-08 Niveau P1 Échelle salariale Commensurate with Experience / Selon...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    5 days ago

    Ottawa, Canada Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE), RÉCEPTIONNISTE / CIMETIÈRE NOTRE-DAME** **Titre **:Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste **Relève du **:Directeur ou son délégué **Sommaire** L’Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste est responsable d’accueillir les familles. L’Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste doit également assurer...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    18 hours ago

    Ottawa, Canada Umanico Administration Full time

    **Umanico - le talent à la bonne place !** Notre client, œuvrant dans le domaine du bien-être situé dans la région de l'Île-Perrot est présentement à la recherche d'un(e) **adjoint(e) administratif(ve)** pour compléter son équipe ! **Ce que l'employeur offre**: - Poste permanent, à temps plein - Horaire de jour, du lundi au vendredi - Échelle...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    2 days ago

    Ottawa, Canada The Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **Relève du**:Directeur ou son délégué **Sommaire** Nous recherchons un(e) étudiant(e) motivé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe en tant qu’assistant(e) administratif(ve) d’été. Il s’agit d’une excellente opportunité pour les étudiants qui souhaitent acquérir une expérience pratique dans un environnement de...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve) Service Informatique

    2 months ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario Full time

    **Descriptif du poste**: Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 days ago

    Ottawa, Canada Office municipal d'habitation des Pays-d'en-Haut Full time

    OFFRE D’EMPLOI **Adjoint(e) administratif(ve)** - L’Office municipal d’habitation des Pays-d'en-Haut (OMH) est un organisme parapublic responsable de la gestion de plusieurs programmes d’aide au logement sur le territoire de la MRC des Pays d’en Haut. Son parc immobilier est composé de 92 logements HLM et de 100 logements subventionnés dans le...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 days ago

    Ottawa, Canada Les Entreprises Eric Lemire Inc. Full time

    _**TEMPS PLEIN**_ Nous sommes une PME familiale qui a comme but de créer des relations professionnelles qui vont nous permettre de nous surpasser en décrochant des projets complexes en structure d’acier. Ce qui nous permet d’avoir une longueur d’avance c’est une équipe novatrice, dynamique et centrée sur les solutions. Comme Adjoint(e)...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    5 days ago

    Ottawa, Canada Provencher Roy Inc. Full time

    Provencher_ Roy est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) - Office manager. Vous aurez la charge de la coordination administrative du bureau d’Ottawa composé d’une vingtaine de collaborateurs. Le poste offrira à son futur détenteur l’opportunité d’accomplir divers défis tels que: - Agir comme personne ressource...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 month ago

    Ottawa, Canada Desjardins Full time

    Chez Desjardins, on croit à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous nous engageons à accueillir toutes les personnes, à les considérer et à les valoriser pour ce qu’elles sont, à nous enrichir de leurs différences et de leur unicité et, surtout, à leur offrir un environnement de travail où elles seront bien. Pour nous, la...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    2 months ago

    Ottawa, Canada Montfort Renaissance (MRI) Full time

    **À propos de nous...** Montfort Renaissance (MRI) est une organisation francophone qui offre des services communautaires dans les deux langues officielles pour améliorer la santé et le mieux-être de nos clientèles. Nous sommes très fiers de notre équipe qui fait une différence dans la vie de plus de 5000 client(e)s par année. Travailler à MRI,...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 month ago

    Ottawa, Canada Montfort Renaissance (MRI) Full time

    **À propos de nous...** Montfort Renaissance (MRI) est une organisation francophone qui offre des services communautaires dans les deux langues officielles pour améliorer la santé et le mieux-être de nos clientèles. Nous sommes très fiers de notre équipe qui fait une différence dans la vie de plus de 5000 client(e)s par année. Travailler à MRI,...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 month ago

    Ottawa, Canada Montfort Renaissance (MRI) Full time

    **À propos de nous...** Montfort Renaissance (MRI) est une organisation francophone qui offre des services communautaires dans les deux langues officielles pour améliorer la santé et le mieux-être de nos clientèles. Nous sommes très fiers de notre équipe qui fait une différence dans la vie de plus de 5000 client(e)s par année. Travailler à MRI,...

  • Adjoint(E) Administratif(-ve)

    5 days ago

    Ottawa, Canada Saint Paul University Full time

    **Unité administrative**: - Vice-rectorats, (Enseignement et recherche, Administration) **Superviseur**: - Vice-recteurs, (enseignement et recherche, administration) **Heures**: - 35.00 **Fonctions**: **Titre du poste**: Adjoint(e) administratif(-ve) **Unité administrative**: Vice-rectorats, (Enseignement et recherche, Administration) **Supérieur...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 month ago

    Ottawa, Canada Desjardins Full time

    Chez Desjardins, on croit à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous nous engageons à accueillir toutes les personnes, à les considérer et à les valoriser pour ce qu’elles sont, à nous enrichir de leurs différences et de leur unicité et, surtout, à leur offrir un environnement de travail où elles seront bien. Pour nous, la...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve) à Terme à 100% Du

    2 months ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario Full time

    **Descriptif du poste**: Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    5 days ago

    Ottawa, Canada Maison Oxygène Laurentides Full time

    POSTE D’ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) À COMBLER Maison Oxygène Laurentides est une maison d’hébergement temporaire pour les pères et leurs enfants. Elle offre également différentes activités, ateliers et formations en services externes. Sous la responsabilité de la directrice générale, l’adjointe-administrative aura comme principales...

  • Adjoint (E) Administratif(Ve) - Administrative

    2 months ago

    Ottawa, Canada AtkinsRéalis Full time

    **Adjoint (e) Administratif(ve)** Êtes-vous à la recherche d'une entreprise qui travaille sur de grands projets d'ingénierie dans le monde entier ? Voulez-vous faire la différence en améliorant la vie quotidienne des communautés dans le monde entier ? Vous souhaitez rejoindre une équipe inclusive et diversifiée sur laquelle vous pouvez vraiment...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 days ago

    Ottawa, Canada Montfort Renaissance (MRI) Full time

    **À propos de nous...** Montfort Renaissance (MRI) est une organisation francophone qui offre des services communautaires dans les deux langues officielles pour améliorer la santé et le mieux-être de nos clientèles. Nous sommes très fiers de notre équipe qui fait une différence dans la vie de plus de 5000 client(e)s par année. Travailler à MRI,...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    2 weeks ago

    Ottawa, Canada Davincia Full time

    Êtes-vous reconnue pour votre grande force en administration et gestion de projet, votre sens de l’organisation légendaire et vos solutions concrètes pour maximiser la rentabilité des opérations d’une entreprise? Aimez-vous ‘vous rouler les manches’ pour vous impliquer dans le rendement optimal d’une PME en croissance? Nous recherchons une...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 month ago

    Ottawa, Canada Le Phare des AffranchiEs Full time

    Offre d ’emploi ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF Saint-Jérôme et télé-travail | Permanent, heures flexibles à discuter | Début : rapidement Responsabilités - Rédaction de lettres, de rapports et de comptes-rendus ; - Classement et compilation de données ; - Recherche et rédaction de demandes de financement ; - Assistance à...