Préposée Ii, Préposé Ii, Ressources Physiques

3 weeks ago


Ottawa, Canada University of Ottawa Full time

Type d’emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d’emplois:
Planification et logistique des installations

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Campus:
Pavillon Morisset

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d’affichage:
November 09, 2023

Date de clôture:
November 20, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 05

Échelle salariale:
$46,627.00 - $58,894.00
- Famille de poste : Bibliothèque
- Titre du poste (générique) : Préposée II, préposé II, Ressources physiques et matérielles
- Numéro du poste (générique) : BIB0012
- Niveau du poste : 5

Raison d’être du poste

Effectuer une variété de tâches en lien avec les ressources physiques et matérielles visant à appuyer les opérations de la bibliothèque. Responsable du quai de chargement, du courrier et des demandes de services.

Responsabilités typiques

Demandes de service : Coordonner les demandes de l’ensemble des employés de la bibliothèque en lien les espaces. Déterminer les actions qui peuvent être accomplies par l’équipe de la bibliothèque et celles qui nécessitent une demande de service aux immeubles. Assigner ou compléter les tâches qui peuvent être accomplies par notre équipe dans un délai raisonnable. Compléter et assurer un suivi des demandes soumises aux immeubles. Informer les employés des progrès de leur demande.

Quai de chargement : Recevoir et envoyer la marchandise et le courrier de l’ensemble de la bibliothèque, incluant le traitement des bacs de transit entre les différents points de service de la bibliothèque. Préparer et envoyer les items à retourner aux fournisseurs.

Courrier : Recevoir, trier et distribuer le courrier interne et externe pour l’ensemble de la bibliothèque. Distribuer dans les pigeonniers des employés de Morisset et ramasser les enveloppes de courriers internes et externes déposées par les employés aux endroits désignés.

Fournitures de bureau: Maintenir un inventaire de fourniture de bureau. Recevoir les demandes des différents secteurs de la bibliothèque, déterminer les items à commander, livrer les articles aux demandeurs. Placer les commandes auprès des différents fournisseurs autorisés. Recevoir, déballer et vérifier l’exactitude des commandes livrées. Assurer un suivi auprès des fournisseurs des articles non-reçus ou en rupture de stock.

Espaces physiques : Effectuer les mises en place de salle lors de rencontres et des événements selon les configurations demandées. Communiquer avec les clients, lorsque nécessaire. S’assurer que les prises électriques fonctionnent, lorsque la configuration le permet. Est appelé à se déplacer dans les différents bâtiments et campus de l’Université d’Ottawa pour effectuer ou superviser la configuration ou reconfiguration des espaces de la bibliothèque.

Projets : S’impliquer et participer aux projets assignés par son superviseur.

Connaissances, expérience et habiletés

Qualités essentielles
- Diplôme d’études secondaire ou combinaison de formation et d’expérience pertinente;
- Au moins une (1) année d’expérience manifesté dans un rôle semblable;
- Être en mesure de soulever des charges pouvant aller jusqu’à 23 kg.

Compétences clés
- Planification
- Initiative
- Excellence du service
- Travail d’équipe et collaboration

Autres qualités
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, Internet et le courriel.
- Bonnes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Sens de la discrétion et de la confidentialité.
- Fiabilité.
- Bon jugement.
- Bon sens de l’organisation.
- Capacité de travailler sous pression.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).

Relations de travail typiques ou autres relations de travail

Relations

Fournisseurs
- Passer des commandes et vérifier les renseignements sur les factures
- Réception de la marchandise (livraison)

Employés de la bibliothèque
- Satisfaire ou rediriger les demandes du personnel en lien avec les ressources physiques et matérielles.

Libraire universitaire
- Collaborer avec la librairie universitaire pour la réception de leurs colis.

Service des immeubles
- Acheminer et assurer un suivi des demandes de service de la compétence des immeubles (ex. bris, dégâts, nettoyage, installations, déménagements, etc.)

Initiative, résolution des problèmes et questions et défis clés
- Le titulaire doit assurer en toutes circonstances l’excellence du service à la clientèle en se souciant de l’exactitude et la qualité des renseignements données et en démontrant du professionnalisme, du tact et de la diplomatie.
- Le titulaire doit se montrer disponible en tout temps et être capable de jongler des priorités parfois concurrentes dans ses tâches quotidiennes. Les



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