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Coordonnateur.trice Logistique Et Hôtellerie

2 months ago

Montréal, Canada Vélo Québec Full time

**L’ORGANISME ET SA MISSION**

Depuis 1967, Vélo Québec, organisme à but non lucratif aux champs d’action multiples, fait figure d’incontournable dans le paysage cycliste québécois. Que ce soit à des fins de loisir ou de tourisme, ou comme moyen de transport propre et actif, Vélo Québec encourage sans relâche l’utilisation de la bicyclette afin d’améliorer l’environnement, la santé et le bien-être des citoyens.

**Quelques mots sur notre agence**

Vélo Québec est un acteur clé du monde à vélo, dont l’expertise est reconnue à l’international. Fondée en 1995, son agence de voyagesest un chef de file en matière de vacances à vélo en Amérique et à travers le monde. Nous sommes fier.e.s de créer et d’offrir des produits d’un secteur spécialisé et unique qui monte en popularité. La satisfaction et le bonheur de nos client.e.s sont notre raison d’être. Plusieurs projets excitants voient le jour dont l’implantation de nouveaux systèmes pour améliorer nos processus et l’expérience client et la refonte de notre site web.

**Sommaire du poste**

Le coordonnateur ou la coordonnatrice a pour mandat d’agir comme point de contact direct auprès des fournisseurs pour l’organisation logistique de l’agence, principalement pour négocier et réserver les hébergements en hôtel et les restaurants pour l’ensemble des voyages qui lui sont attribués. Il ou elle contribue aux opérations de l’agence pour l’atteinte des objectifs visés et assure un suivi des coûts d’achat en respect des paramètres des budgets planifiés.

**Responsabilités générales**
- Participer au processus de développement de produits et aux objectifs de l’agence ;
- Collaborer à la mise en marché de la programmation des voyages ;
- Rechercher les fournisseurs de services, négocier les ententes et procéder à la réservation des hôtels et des restaurants pour tous les forfaits voyages qui lui sont attribués ;
- Évaluer les coûts des services et s’assurer du respect des paramètres budgétaires ;
- Faire des suivis sur l’avancement des réservations en hôtel ;
- Effectuer les suivis nécessaires avec les fournisseurs de services et maintenir à jour le contenu des ententes contractuelles dans les systèmes de l’agence (dépôts, annulations, listes de participants, listes des chambres, paiements finaux, demandes de remboursement, facturation, etc.) ;
- Proposer des révisions au parcours en collaboration avec le coordonnateur parcours et cartes (hôtels, sites de départs) nécessitant des changements auprès des clients, des guides et sur le site de web ;
- Assister les conseillers voyages et contribuer aux objectifs de ventes pour les demandes liées à l’hébergement du voyage ;
- Maintenir à jour la base de données des fournisseurs hôteliers et restaurateurs, assurer le classement courant et l’archivage de la documentation ;
- Émettre les documents des hébergements remis aux clients avant leur départ ;
- Préparer les documents requis pour la rencontre de préparation au départ avec les guides et agir comme agent.e de liaison avec les guides sur le terrain ;
- Avoir la responsabilité du téléphone d’urgence lorsque requis ;
- Participer aux formations (guides, systèmes, procédures, projets, etc.), à certains événements. Et être présent sur le terrain lorsque requis ;
- Contribuer aux divers projets de l’agence (systèmes, clients, etc.) ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes, à la demande du superviseur immédiat.

**Exigences du poste**
- Diplôme d’études collégiales, postsecondaires en tourisme ou l’équivalent ;
- Expérience de 3 à 5 ans dans le secteur touristique, en agence de voyages, pour un voyagiste, en hôtellerie ou en organisation et/ou logistique d’événements ;
- Excellente connaissance de la suite Office ;
- Expérience avec un logiciel de base de données (connaissance de Filemaker, un atout)
- Connaissance du logiciel PC Voyages ou autre système de réservation ;
- Sens de l’organisation et des priorités ;
- Capacité à travailler de manière autonome tout en aimant le travail d’équipe ;
- Excellent français écrit, bilinguisme parlé et écrit ;
- Permis de conduire valide, classe 5 (pour les déplacements liés au travail).

**Le type de profil employeur que nous proposons**
- Assurances collectives ;
- Programme d’aide aux employés ;
- Accès à un régime de retraite collectif avec cotisation de l’employeur ;
- Congés de maladie et congés flexibles rémunérés ;
- Horaires flexibles ;
- Politique de télétravail hybride (2 jours par semaine au bureau minimum);
- Équipe passionnée et motivée à pédaler, agir et transformer ;
- Petit café au même étage que la boutique ;
- Nos bureaux sont situés en face du parc La Fontaine (euh, wow les pique-niques l’été et les pauses patin l’hiver) ;
- Nous encourageons le transport actif et collectif en versant une allocation de 20$

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