Administrateur D’immeuble

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L’Avancement universitaire (AU) fait la promotion de McGill auprès de la communauté internationale et du public, mobilise les diplômés, les bénévoles et les amis de l’Université, et s’appuie sur les réussites de l’Université McGill en matière de collecte de fonds à l’appui des priorités de l’Université.

En vous joignant à l’AU, vous pouvez faire partie d’une équipe de professionnels dynamique, stimulante et en pleine croissance qui a une influence extraordinaire sur le monde en faisant progresser les ambitions de philanthropie et d’engagement de l’Université McGill.

Sommaire du Poste:
Sous la direction du chef des services administratifs, de l'administration, l'administrateur fournira un soutien administratif de haut niveau au vice-principal (VP) de l'avancement de l'université (UA) afin d'assurer l'optimisation des voyages d'affaires du VP et le suivi des dossiers en rapport avec les perspectives du VP. En outre, il fournira un soutien administratif au directeur exécutif des Opérations d'avancement. Le titulaire du poste assurera la liaison avec d'autres unités et organisations externes en ce qui concerne le bureau du vice-président de L’AU.

Sommaire du poste:
Sous la direction du Directeur Adjoint, Services d’avancement, l’administrateur des immeubles assurera la gestion efficace et efficiente de deux immeubles comptant plus de 200 occupants

Responsabilités principales:
- Agir à titre de principal agent de liaison et chef de projet auprès des sociétés de gestion immobilière pour les questions liées à la gestion des bâtiments afin d'entreprendre des inspections des bâtiments, d'enregistrer les pannes d'équipement, de contrôler les indicateurs de performance établis et d'assurer un suivi le cas échéant.- Assumer la responsabilité des formulaires de demande de construction. Traiter et trier les demandes et/ou y donner suite.- Élaborer, distribuer et assurer le respect des politiques, procédures et protocoles internes liés à la gestion des immeubles. Proposer des solutions potentielles aux problèmes liés aux politiques internes. Le cas échéant, informer le superviseur et formuler des recommandations.- Veiller à ce que tous les nouveaux employés aient accès à des bureaux et à des équipements appropriés, par exemple en leur attribuant un espace de bureau, un téléphone, etc.- Agir en tant qu'administrateur téléphonique, notamment en fournissant des numéros de téléphone VOIP ou de bureau, en veillant à la conformité avec les exigences de l'industrie des cartes de paiement(ICP), ainsi qu'en tenant à jour les informations de l'annuaire..- Élaborer, mettre en œuvre et maintenir un système efficace de suivi de la gestion des biens et résoudre les problèmes connexes.- Maintenir les plans d’étage à jour, aider à la planification des locaux pour optimiser l’espace disponible et aider à l’administration des déménagements.- Agir à titre d’administrateur des salles de conférence. Examiner régulièrement les réservations pour s’assurer qu’il n’y a pas de chevauchement et informer les intervenants en cas de conflit. Examiner l’aménagement des salles de façon continue et avant les réunions pour garantir l’installation et la fourniture appropriées de l’équipement audiovisuel.- S’assurer que les protocoles et les mesures de sûreté et de sécurité sont en place et entièrement respectés. Administrer les programmes de secourisme et de commissaire aux incendies.- Assurer la tenue d’un inventaire à jour des fournitures, du matériel et de l’équipement. Assurer la liaison avec les fournisseurs en ce qui a trait à l’approvisionnement.- Agir à titre de remplaçant auprès du personnel du Centre d’impression et aider au dépannage des problèmes connexes, au besoin.- Recommander au superviseur des améliorations liées à la gestion de l’immeuble et aider à la mise en œuvre des recommandations.- Remplir d’autres fonctions connexes, au besoin.

Autres compétences et/ou aptitudes:
- Baccalauréat avec 5 ans ou plus d'expérience dans l'administration et la gestion de bâtiments et de propriétés, de préférence.- Expérience de la gestion des immeubles, y compris le tri des demandes, le dépannage, la gestion de l’accès, la planification des locaux, la coordination des déménagements, la sécurité et la protection, l’approvisionnement.- Capacité démontrée de régler et de dépanner l’équipement audiovisuel.- Maîtrise élevée du travail dans un environnement inform