Agent ou Agente de Secrétariat

2 months ago


Quebec City, Canada Université Laval Full time

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook, Powerpoint
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft finance et Explo
La personne titulaire du poste aura à appuyer deux équipes soit celle de l’INQ et celle du Secrétariat du GTDD. Elle aura à assurer un soutien administratif de qualité et rigoureux dont la collaboration à la production de documents ainsi que la logistique liée à l’organisation et au suivi des rendez-vous, des réunions, et des déplacements du personnel. Son appui logistique aux événements sera sollicité et elle aura à traiter la correspondance, les appels téléphoniques en plus d'accueillir les visiteurs.
Sous la supervision de la directrice administrative et au développement de l’INQ, la personne titulaire du poste aura aussi à travailler en étroite collaboration avec le Secrétaire exécutif du GTDD. Deux équipes dynamiques qui déploient de belles activités sur une base annuelle. La personne choisie évoluera dans un environnement où ses capacités d’adaptation, ses compétences et son sens de la débrouillardise seront valorisés.

**La personne titulaire du poste sera appelée à **: Assurer l’accueil et la gestion de la boite courriel générique de l’INQ et du GTDD; Assister aux réunions de certains comités et prise de notes selon les demandes des équipes ; Rédiger des comptes rendus, lettres, etc. ; Collaborer à la rédaction des rapports (correction de textes, mise en page, etc.); Organiser les rencontres - logistique (convocation, réservation de salles, commander les repas, impressions de documentations, etc.); Saisir, vérifier en fonction des règles et s’assurer des suivis appropriées des transactions suivantes dans Peoplesoft finance : demandes d'achat, demandes de paiement, rapports de dépenses, factures internes et externes, commande de reprographie etc. ; Saisir les contrats d’engagement pour l’embauche du personnel et les suivis des dossiers du personnel; contrat de professionnel de recherche, auxiliaires etc.; Etc.
Atouts
Connaissances des notions budgétaires et financières de l’Université Laval.



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