Adjoint.e Administratif.tive

Défends-toit inc, cabinet d’avocat-e-s se consacrant exclusivement à la représentation des locataires au Québec est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif afin de fournir un soutien administratif et rédactionnel aux deux associé-e-s du cabinet. Il s'agit d'une occasion stimulante pour une personne qui aime exécuter des tâches diversifiées, travailler dans un milieu socialement engagé et qui apprécie le contact avec la clientèle.

La personne retenue fera preuve d'initiative, d'un grand souci du détail ainsi que d'un sens de l'organisation. Nous cherchons également une personne aux valeurs alignées avec la mission sociale de notre cabinet, soit la défense des droits des locataires.

Tâches
- Rédiger, réviser et relire des documents (correspondance, factures, présentations, brochures, rapports).
- Ouvrir et distribuer le courrier et les autres documents reçus.
- Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes.
- Fixer et confirmer des rendez-vous et des réunions.
- Accueillir les client-e-s.
- Commander des fournitures de bureau et en tenir l'inventaire.
- Répondre au téléphone et au courrier électronique de manière assidue.
- Établir et tenir des systèmes de classement des dossiers d'information.
- Réaliser l’entrée de données comptables dans le logiciel;
- Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical;
- Établir et tenir des systèmes de classement, selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures juridiques, et contrôler fréquemment la sécurité des documents confidentiels;
- Assurer un suivi de la facturation;
- Formuler et mettre en oeuvre des méthodes de travail;
- Assister, au besoin, à des audiences devant les tribunaux, à des réunions ou à des conférences afin de prendre des notes, de noter en sténographie des textes dictés et de rédiger les procès-verbaux;
- Assurer la gestion de la facturation à la Commission des services juridiques.
- Exécuter, s'il y a lieu, d'autres tâches générales de bureau, notamment préparer les relevés financiers.
- Effectuer certaines tâches d’entretien du bureau et maintenir l’espace de travail en bon ordre.

Formation et expérience requise:

- Un programme collégial d'un an ou de deux ans ou une formation scolaire spécialisée en techniques de bureau, secrétariat ou en secrétariat juridique;
- De 1 an à 2 ans d’expérience dans un poste similaire;
- DEC en techniques juridiques, un atout;
- Maîtrise du logiciel Jurisconcept/Jurisévolution, un atout;
Compétences et qualités requises:

- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale. 
- Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle.
- Une connaissance approfondie de l'anglais est requise pour ce poste
- Compétences informatiques avancées, y compris la maîtrise de la suite Microsoft Office.
- D'excellentes compétences en matière d'organisation et de suivi ; le souci du détail, la relecture et l'exactitude sont nécessaires.  
- Une sensibilité dans le cadre de l’approche avec une clientèle vulnérable et/ou allophone;
Le poste implique de travailler avec des client-e-s anglophones et la personne retenue doit être capable de communiquer avec les client-e-s, à la fois verbalement et par écrit, en anglais. Elle doit également être en mesure d'aider à la préparation de documents en anglais (accords, correspondance, etc.).

Ce que nous offrons:

- Emploi à temps plein, 35 heures par semaine de 8h30 à 16h30 du lundi au vendredi, en présentiel.
- Salaire de 24$ de l’heure, ou plus selon l'expérience.
- Carte OPUS mensuelle Zone A payée;
- Congés maladie, heures mobiles et vacances payées.
- Possibilité d'un régime d'assurance.
- Milieu de travail convivial, inclusif et aux valeurs sociales engagées.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 24,00$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel