Secrétaire Administrative

**Secrétaire administrative**
**Direction des services administratifs**
**Poste régulier à temps complet**

Situé en Mauricie, le Cégep de Shawinigan est renommé pour la qualité de sa formation préuniversitaire et technique, il accueille environ 1400 étudiants et étudiantes à l’enseignement régulier, à la formation continue ainsi qu’à son Centre d’études collégiales à La Tuque. Fier de son équipe de personnes dédiées à l’évolution du savoir, à la formation globale et à la réussite des étudiants et étudiantes de tout profil, le Cégep offre une approche personnalisée et un milieu stimulant qui favorisent le développement personnel et professionnel de tous les membres de sa communauté.

Classe d'emploi : Secrétaire administrative
Service : Direction des services administratifs
Supérieur immédiat : Madame Louise Villemure, directrice
Statut : Temps complet, 35 h/semaine
Entrée en fonction : Mai 2024

Nature du travail:
Selon le plan de classification du personnel de soutien des cégeps, le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de ce poste:

- Exécute et assume au quotidien, des tâches administratives pour seconder la directrice des services administratifs et les gestionnaires des services de l’informatique, des finances et de l’approvisionnement;
- Accueille les visiteurs, répond à leurs demandes et au besoin les oriente vers les personnes qui peuvent les renseigner ;
- Compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante ; aide à la révision des politiques, règlements, directives et procédures de la direction des services administratifs;
- Effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes;
- Tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect : reddition de comptes et fichiers de suivis administratifs, notamment avec Clara Finances;
- Tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence;
- Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire, effectue la mise en forme des documents;
- Tient à jour les données qui influencent les budgets du service, effectue des commandes, des réservations, communique les résultats de ses démarches aux personnes concernées;
- Produit sur demande des rapports selon les procédures établies : facturation, demandes de travail, d’achats et de paiement, statistiques, réquisitions, reddition de comptes, support en fin d’année financière;
- Participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.
- Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
- Au besoin elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises:
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme d'études secondaires ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.

Profil recherché:

- Autonomie, très bon sens de l’organisation, entregent dans ses relations, discrétion, sens de l’initiative et bon esprit d’équipe.

Conditions particulières
- Connaître les méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat;
- Avoir une excellente maîtrise du français;
- Aptitudes à utiliser efficacement les outils informatiques et particulièrement la suite Office (Word avancé et Excel intermédiaire).

Traitement : 22,54 $ à 26 $

**Période d'affichage : du 12 au 28 avril 2024**

**Les entrevues se tiendront le vendredi 3 mai en avant-midi.