Secrétaire Aa1

Description du poste:
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Personne qui assiste la directrice générale adjointe (DGA) programme de santé physique générale et spécialisée et son adjointe cadre dans leurs fonctions administratives. Elle s’occupe de l’organisation des réunions du directeur, convoque les participants et prépare les dossiers et documentations nécessaires et rédige la correspondance de routine. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle fournit elle-même des réponses à certaines questions de sa compétence. Elle a une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux, ainsi que des différents partenaires externes, gouvernementaux, institutionnels et autre serait un atout.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Sommaire des fonctions de l’agente administrative classe 1 à la direction générale adjointe (DGA)
- programme santé physique générale et spécialisée (100 %)- Accueille les visiteurs;
- Reçoit les appels de la direction générale adjointe, fait les suivis nécessaires lorsque requis, donne les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences;
- Gère l’agenda de la DGA et de l’adjointe-cadre de la DGA (ACDGA);
- Fait le traitement et le classement des courriels de l’ACDGA;
- Prépare les dossiers des rencontres (impression de l’ordre du jour et autres documents, si requis);
- Prépare les documents requis des rencontres et des comités et des statutaires à sa charge ex : ordre du jour, compte rendu, etc.;
- Prépare le calendrier l’horaire de garde administrative des directeurs;
- Élabore les calendriers des vacances pour le bureau de la DGA et les cadres de la DGA;
- S’assure de réserver les salles et/ou le matériel informatique pour les rencontres;
- Prépare les dossiers des rencontres (impression de l’ordre du jour, compte rendu, présentation et autres documents, si requis) ;
- Rédige les notes de la DGA;
- Fait la correction, la mise en page des documents de la DGA;
- Collabore à la rédaction des différents documents de la DGA;
- Soutien les membres du bureau de la DGA lorsque requis;
- Assure le classement des documents administratifs;
- Effectue autres tâches connexes à son emploi : requêtes Octopus, traiteur, équipement audiovidéo, réservation des salles, photocopieur, etc.
- Exigences:
- FORMATION ACADÉMIQUE EXIGÉE- Doit détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat

OU- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline

collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent.
- OU- Baccalauréat dans une discipline reliée aux fonctions est considérée un atout.

Toute combinaison d'étude / expérience jugée pertinente peut être prise en considération.
- Réussir les tests suivants:
- Français niveau 3
- Word niveau 3
- Excel niveau 2
- Réussir l’entrevue de sélection (note de passage 70%)

Compétences clés attendues
- Respect des échéanciers
- 25 %- Souci de la qualité-25 %
- Clarté de la communication - 25%
- Autonomie
- 15 %- Travail d'équipe - 10%
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.