Secrétaire

**ADMISSIONS/ESD**

**Directeurs: Darren Becker, Mathieu Canavan**

**Qualifications requises**:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

**ET**

Avoir des connaissances de base en bureautique

**Autres exigences**:

- Connaissance d’AESOP, de GPI, de JADE, de la paie et des procédures d’admission et d’inscription - un atout
- Maîtrise du français et de l’anglais
- Capacité de tenir à jour des dossiers d’élèves
- Très forte attention aux détails - essentiel
- Excellentes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles
- Capacité de travailler de façon autonome avec une supervision mínimale
- Solides compétences en résolution de problèmes
- Bilinguisme
- Excellente connaissance de Microsoft Word et Excel
- Excellente connaissance de Google Apps for Education, particulièrement de Google Drive, Google Docs, Google Calendar et Google Sheets - essentiel
- Capacité de travailler en collaboration dans une équipe
- Capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois
- Agir comme agent de liaison avec divers groupes et organisations externes
- Doit être disposé à travailler des heures supplémentaires lors des périodes occupées y compris certains soirs

**Nature du travail**:
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personne en exécutant des tâches de secrétariat.

**Tâches quotidiennes/Dossiers**:

- Tâches reliées aux Services éducatifs_
- Télécharger des ateliers dans SSO
- Tous les achats
- Produire des formulaires de libération pour les enseignants
- Tous les projets de recherche (base de données, suivi)
- Aider la direction adjointe (réservation de salles, commande de repas, etc.)
- Soutien aux conseillers (photocopies, assemblage etc.)
- Gérer le site Web des conseillers et relire puis mettre à jour les affichages dans les médias sociaux
- Gérer la prise de rendez-vous pour l’équipe des Services aux élèves
- Tâches reliées aux Admissions_
- Accueillir les parents, les diriger vers le bon commis aux admissions
- Ouvrir et distribuer le courrier
- Prendre les messages et les courriels, les acheminer à la bonne personne ou prendre la mesure appropriée
- Rencontrer les parents qui demandent des ententes entre commissions scolaires
- Veiller au bon approvisionnement en fournitures de bureau, formulaire, etc.
- Travailler aux dossiers temporaires dont l’admissibilité expirera en juin de l’année en cours - sortir les dossiers, vérifier dans JADE et appeler les parents pour qu’ils viennent renouveler
- Créer et tenir à jour certains dossiers sur la scolarité; en coordination avec les Services éducatifs, assurer un suivi avec les parents qui demandent du matériel et des ressources
- Travailler sur les dossiers des élèves admissibles (vérifier les codes permanents, vérifier les documents, etc.)
- Imprimer des preuves d’admissibilité pour les écoles, préparer les dossiers d’archives et un grand nombre d’autres tâches générales de bureau