Coordonnateur·trice, administration et services aux membres

Description du poste Sous la responsabilité de la PDG, le·la coordonnateur·trice, administration et services aux membres assure le bon fonctionnement administratif du bureau, soutient l'équipe dans ses activités courantes et offre un service attentionné aux membres de l'Association. Polyvalent·e et organisé·e, la personne joue un rôle central dans la coordination du bureau, l'administration et le service aux membres. À propos de l'AHGM Fondée en 1949, l'Association hôtelière du Grand Montréal (AHGM) représente plus de 105 établissements de l'industrie hôtelière du Grand Montréal. Elle défend les intérêts de ses membres et agit comme un catalyseur de croissance. En favorisant l'excellence, les meilleures pratiques et la collaboration, l'AHGM contribue activement au dynamisme du secteur touristique et à la vitalité économique de la métropole. ________________________________________ Responsabilités Administration et coordination du bureau • Assurer l'organisation et le fonctionnement quotidien du bureau (correspondance, traitement du courrier, suivi auprès des différents fournisseurs, classement/rangement, etc.). • Gérer la boîte courriel générale et contribuer à la mise à jour du site web. • Préparer et mettre à jour divers documents administratifs (lettres, listes, tableaux de suivi, etc.). • Soutenir la direction générale dans certaines tâches administratives et de coordination. Facturation et soutien financier • Préparer et envoyer les factures liées à l'adhésion, aux partenariats. etc. • Assurer le suivi des paiements, des comptes recevables et collaborer à la reddition de comptes. • Collaborer avec la comptabilité externe pour la production de rapports au besoin. Services aux membres • Agir comme premier point de contact pour les membres de l'Association. • Traiter les demandes d'adhésion et assurer la mise à jour des dossiers membres. • Tenir à jour la base de données (CRM) et les listes de diffusion. • Assurer des suivis auprès des membres pour les renouvellements, les événements, etc. • Participer au développement et à l'amélioration continue des services offerts aux membres. • Collaborer aux initiatives de développement durable avec nos membres et partenaires. Soutien aux événements et aux projets • Appuyer la coordination des événements (inscriptions, confirmations, accueil, etc.). • Assurer une présence lors de certains événements pour appuyer l'équipe et contribuer au bon déroulement des activités et à la qualité du service aux membres. • Contribuer à la préparation de certaines communications liées aux activités (invitations, listes, rappels). • Soutenir, au besoin, les projets spéciaux de l'équipe (sondages, rapports, initiatives de partenariat, etc.). Profil recherché Compétences et aptitudes • Excellentes habiletés organisationnelles, sens des priorités et gestion autonome du temps. • Orientation marquée vers le service et souci du détail. • Capacité démontrée à travailler dans une petite équipe et à assumer des tâches variées. • Rigueur administrative et aisance avec les suivis de facturation. • Excellentes compétences en communication écrite et orale. Connaissances techniques • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). • Aisance dans l'apprentissage de nouveaux outils (CRM, comptabilité de base, etc.). • Expérience en administration ou service aux membres (un atout important). Expérience et formation • Diplôme d'études collégiales ou universitaires en administration ou domaine connexe. • Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle similaire. ________________________________________ Conditions et environnement de travail • Horaire de 9 h à 17 h (35h/semaine) • Politique de travail : présence minimale de deux (2) jours/semaine au bureau (horaire flexible) • Disponibilité occasionnelle requise lors des événements (matin, soirée ou hors bureau) • Horaire d'été (vendredi PM congé) et bureau fermé entre Noël et le Jour de l'An • Entrée en poste dès que possible • Bureau à 5 minutes à pied du métro, au cœur du centre-ville • Assurances collectives à 100 % par l'employeur après la probation de 3 mois • Allocation mensuelle pour l'utilisation du cellulaire et pour le transport. L'AHGM s'engage à créer un environnement de travail sain et libre de tout harcèlement, et adopte une approche proactive en matière de diversité, d'inclusion et d'équité. Pour soumettre votre candidature : Nous vous invitons à déposer votre candidature via l'adresse courriel de l'AHGM (info@ahgm.org) d'ici le 19 décembre 2025.