Réceptionniste/adjoint.e administratif.ive

L’Association de la construction du Québec, région de Québec (ACQ-Québec) est à la recherche d’un* Réceptionniste/adjoint administratif pour joindre son équipe L’Association de la construction du Québec, région de Québec regroupe plus de 1200 membres. Notre mission est de favoriser l’essor des entreprises de construction en développant des outils de gestion innovateurs et en offrant des activités de réseautage, de formation et de développement de marchés.Sommaire des responsabilitésSous la supervision de la directrice générale, le réceptionniste/adjoint administratif assure l’accueil et le service aux membres, soutient la gestion administrative et la logistique des activités, et collabore avec les différents départements pour offrir un suivi rigoureux et un service efficace.Responsabilités principalesAccueil et service aux membresRépondre aux appels et courriels, diriger les entrepreneurs vers les bons servicesAccueillir les visiteursFournir les informations de base aux membres et acheminer leurs demandes aux départements concernésAssurer un service courtois et chaleureux lors des inscriptions ou des rencontres sur placeGestion administrative et documentationSaisir et traiter divers formulaires: adhésion, paiements préautorisés, espace ACQ, salle de plans, cautionnements EzsignAssurer la gestion et le suivi du site chantieremploi.comPréparer et envoyer les contrats et sceaux (courriel ou poste)Effectuer le suivi des paiements liés aux adhésions et renouvellementsEntrer les données relatives aux membres dans les systèmes internesVérifier les licences émises et modifiées par la RBQ et assurer le suivi auprès des clients et de la RBQPréparer la documentation pour les nouveaux membres et transmettre leurs informations aux communications (ex. infolettre)Soutien logistique et organisation internePréparer les salles pour les rencontres. Assurer l’inscription sur place des participants aux cours et encaisser les paiementsCommander la papeterie, contrats, sceaux et autres fournitures nécessairesEffectuer des tâches de timbrage, signature et suivi d’envoisSoutenir la coordination logistique des événements (ex. envoi d’invitations, gestion des inscriptions)Voir à l’approvisionnement des ressources matérielles nécessaires pour les membres du personnelS’assurer du bon fonctionnement des appareils de bureau et coordonner les services d’entretien ou de réparationRépondre aux demandes liées à l’entretien de l’immeubleSoutien à la facturation et à la comptabilitéApporter un appui à la facturation (ex. préparation, suivi ou saisie de données)Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formationsCollaborer avec le département de comptabilité pour les paiements et suivis financiersAutres tâches connexesParticiper au soutien administratif général de l’associationCollaborer avec l’équipe pour l’élaboration et le déploiement de projets spéciauxRéaliser toutes autres tâches confiées par la directionQualifications requisesDEP ou DEC en bureautique, secrétariat ou équivalentExpérience pertinente en réception et/ou en soutien administratif (1 à 3 ans)Expérience dans un milieu associatif, corporatif ou lié aux services aux entreprises (atout)Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook)Aisance avec la saisie de données dans différents logiciels et plateformes (ex. Ezsign, Espace ACQ, systèmes de gestion interne)Connaissance de base en facturation et suivi administratifCompétencesExcellentes habiletés de communication orale et écrite en français (anglais fonctionnel, un atout)Capacité à offrir un accueil courtois, professionnel et chaleureuxSens de l’organisation et de la rigueur dans la gestion des dossiersDiscrétion, fiabilité et respect de la confidentialitéContactCaroline PotvinDirectrice générale ACQ-Québecpotvinc@acqquebec.org #J-18808-Ljbffr