Coordinateur(-trice) des Ressources Humaines

3 weeks ago

Laval, Canada Waste Management Full time
Job Summary

The HR Coordinator provides HR administrative assistance to all employees in the area. This role handles incoming calls, emails, and in-person meetings with employees regarding inquiries across all internal HR systems, policies, practices, and procedures. The role is responsible for receiving, routing, resolving, and properly documenting all inquiries in an accurate and timely manner. Interacts cross-functionally with other Centers of Expertise (COEs) and with the People Solutions department, and various other departments to ensure handoffs, communication, and interactions are customer-focused, seamless, and of the highest quality.

Essential Duties and Responsibilities

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The responsibilities include:

  1. Responding to general requests and inquiries from the business and documenting interactions in accordance with established policies and procedures.
  2. Opening Oracle workflows in the centralized system on behalf of French-speaking managers.
  3. Following up as needed on ticket progress for managers across Canada.
  4. Coordinating with internal shared services to ensure all employees’ pay- and benefit-related matters are coded and processed correctly.
  5. Performing administrative duties such as pulling weekly reports, supporting with end-of-year tax documents, completing Statistics Canada surveys, updating standard templates, preparing collateral materials, etc.
  6. Establishing and maintaining record-keeping and filing systems; classifying, sorting, and filing correspondence, records, and other documents.
  7. Offering general HRIS support to the People Solutions team and the business through task-completion monitoring and task approvals.
  8. Providing support for processes related to salary changes due to merit increases, promotions, or range adjustments.
  9. Ensuring that all necessary information has been received and is accurately entered into the online system.
  10. Reviewing and approving updates for the HRIS as needed.
  11. Answering routine payroll and time-off administration questions for managers and employees and assisting with problem-solving.
  12. Acting as a liaison between employees and the support center to resolve problems and clarify questions or concerns.
  13. Answering routine benefits questions for managers and employees and assisting with problem-solving.
  14. Acting as a liaison between employees and benefits to resolve simple problems and clarify benefits.
  15. Acting as the liaison between the Absence Management team and the Managers to ensure that all necessary forms and documentation are completed for any leave of absence and disability claims.
  16. Ensuring that all parties (Managers, People Team) are kept informed and that proper follow-up is conducted.
  17. Helping employees and their managers troubleshoot any system-related issues, such as onboarding tasks, personal information changes, etc.
  18. Assisting with terminations by requesting final paycheck and vacation payout processing.
  19. Answering questions from managers or employees on the termination process.
  20. Creating and administering exit interviews.
  21. Handling and maintaining all files and records for the personnel file.
  22. Collaborating with Corporate Security to complete secondary background check verification steps for French-speaking candidates.
  23. Occasionally participating as an active member on special projects to support both internal and external business partners.
  24. Additional responsibilities as required.
Supervisory Responsibilities

This job has no supervisory duties.

Qualifications

The requirements listed below are representative of the qualifications necessary to perform the job.

  1. Education and Experience

Education:Bachelor’s Degree (accredited) in Human Resources, Business Administration, or similar area of study, or in lieu of a degree, High School Diploma or GED (accredited) and 2 years of relevant work experience.

Experience: 1-2 years of related work experience (in addition to education requirement), preferred.

Certificates, Licenses, Registrations or Other Requirements

Preferred: Certified Human Resources Professional (CHRP)

Other Knowledge, Skills or Abilities Required

Must live and work in Canada

Bilingual (fluent in both French and English/written and verbal)

Strong communication skills (both verbal and written)

Intermediate Microsoft Excel, Outlook, Word, PowerPoint, and Teams skills

Strong organizational skills

Able to prioritize tasks and work with a sense of urgency, proactive

Able to handle confidential information with great discretion

Team-player

Good problem-solver with an open mind

Experience with HR systems, an asset (UKG Kronos, Oracle HCM)

Work Environment

Listed below are key points regarding environmental demands and the work environment of the job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions of the job.

  • Normal setting for this job is an office setting
  • Hybrid role, with partial travel to the main office in Anjou and other regional sites as required.
Benefits

At WM, each eligible employee receives a competitive total compensation package including Medical, Dental, Vision, Life Insurance, and Short Term Disability. As well as a Stock Purchase Plan, Company match on RRSP, and more Our employees also receive Paid Vacation, Holidays, and Personal Days. Please note that benefits may vary by site.

If this sounds like the opportunity that you have been looking for, please click "Apply".

#J-18808-Ljbffr

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    2 days ago

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