Secrétaire administrative ou secrétaire administratif

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE
Formation continue et service aux entreprises
Remplacement à temps complet, pour une durée indéterminée
Concours S-A24-08 (2e affichage)

LE CÉGEP DE SOREL-TRACY EST…
INSPIRANT Parce qu’il offre des services où l’on privilégie la dimension humaine. Parce que vous côtoierez du personnel formé et motivé et les jeunes adultes qui feront la société de demain.

INFLUENT Parce qu’il est à votre écoute et que vous pourrez influencer la prise de décisions. Parce que vous côtoierez des personnes étudiantes qui connaîtront un parcours professionnel hors du commun et qui deviendront des ambassadrices et des porteuses d’espoir pour nombre d’étudiant·es en influençant leur développement dans la société. 

INNOVANT Parce qu’il est à la fine pointe de la technologie et que nous comptons sur vous pour maintenir le cap et même aller plus loin. Le Cégep de Sorel-Tracy est reconnu fier partenaire du développement durable de la région, certifiée Technopole en écologie industrielle, est reconnu Campus équitable et a un Centre collégial de transfert technologique en écologie industrielle (CCTTÉI). Par ailleurs, le Cégep de Sorel-Tracy a une classe d’apprentissage actif, un HUB informatique favorisant l’apprentissage par projets axés sur la co innovation, des projets portables, des mannequins haute-fidélité et plus encore 

POURQUOI CHOISIR SOREL-TRACY?

• Proximité : À seulement 45 minutes de Montréal. Transport en commun diversifié : Taxibus, traversier entre Sorel-Tracy et St-Ignace-de-Loyola et réseau d’autobus avec plus de 20 allers-retours par jour de Sorel-Tracy au métro de Longueuil.
• Institutions d’enseignement multiples : Continuum de formations (Centre de services scolaire, Cégep).
• Environnement exceptionnel : À proximité de la réserve de la biosphère du lac Saint-Pierre, au confluent du fleuve St Laurent et de la rivière Richelieu, avec de nombreux sites de loisirs, tels les 103 Îles, le Parc régional des Grèves, des sentiers pédestres, des pistes cyclables, des sentiers de motoneiges et de véhicules tout terrain, etc. Vie culturelle variée, restaurants gastronomiques, etc.
• Avantages de la banlieue : Vaste choix de résidences à prix abordable, idéal pour les familles, région où se côtoient harmonieusement la ruralité et l’urbanité.

NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
De façon générale, cette personne peut se voir confier toute tâche compatible avec sa classification et apparaissant au plan de classification du personnel de soutien. 

De façon plus spécifique, elle accomplit les tâches suivantes :
 

• prépare les offres de service, les transmet aux clients et effectue les suivis nécessaires;
• effectue l’ensemble des tâches liées à la logistique des projets et des formations (ouverture, suivi et fermeture) et en assure le suivi administratif;
• tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect;
• tient à jour des banques de données, des dossiers et l’inventaire du matériel nécessaire dans le service;
• reçoit les appels téléphoniques et les courriels (clients, formateurs, fournisseurs, organismes externes et différents services du Cégep) et accueille les visiteurs.
• communique les informations relevant de sa compétence ou achemine les demandes au bon destinataire;
• soutient la conseillère pédagogique dans ses recherches de consultants/formateurs externes pour différents projets de formation;
• synthétise des données et prépare des rapports pour répondre aux besoins du service;
• compile des statistiques et dresse des tableaux;
• recherche, recueille et agence les renseignements à inclure dans les dossiers ou dans la correspondance;
• tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies;
• rédige et effectue la mise en page de divers documents (Word, PowerPoint, Excel, Adobe Acrobat, etc.);
• contribue à l’élaboration et la mise à jour des procédures existantes, dans un contexte d’amélioration continue;
• dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires;
• tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore, prépare et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes;
• participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service;
• utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Autres exigences
 

• Aptitudes marquées pour le service à la clientèle, le travail d’équipe et les relations interpersonnelles.
• Sens de l’analyse, de l’initiative, de la planification, de l’organisation et des responsabilités.
• Polyvalence, efficacité, autonomie, rigueur et souci du détail.
• Aisance à gérer le stress et à traiter plusieurs dossiers simultanément.
• Capacité à travailler avec divers intervenants.
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et du logiciel Adobe Acrobat.

Notez que lors du processus de sélection, des tests de français, Excel et Word niveau avancé devront être effectués.

LIEU DE TRAVAIL
Cégep de Sorel-Tracy
3000, boulevard de Tracy
Sorel-Tracy (Québec)  J3R 5B9

Des déplacements au Campus de Varennes peuvent être requis. Veuillez noter que le Cégep offre la possibilité d’effectuer une partie de la tâche en télétravail. Les modalités sont à déterminer avec la personne supérieure immédiate.

HORAIRE DE TRAVAIL
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.

PERSONNE SUPÉRIEURE IMMÉDIATE
Madame Christine Lord
Directrice de la formation continue, du service aux entreprises et municipalités

PERSONNE REMPLACÉE 
Madame Stéphanie Parent

ÉCHELLE DE TRAITEMENT
Entre 24,56 $ à 28,33 $ l’heure, selon la scolarité et l’expérience

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION
Dès que possible

PÉRIODE D'AFFICHAGE
Du 11 au 21 octobre 2024

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Le Cégep a adopté un programme d’accès à l’égalité, conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics, et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désiren

NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
De façon générale, cette personne peut se voir confier toute tâche compatible avec sa classification et apparaissant au plan de classification du personnel de soutien. 

De façon plus spécifique, elle accomplit les tâches suivantes :
 

• prépare les offres de service, les transmet aux clients et effectue les suivis nécessaires;
• effectue l’ensemble des tâches liées à la logistique des projets et des formations (ouverture, suivi et fermeture) et en assure le suivi administratif;
• tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect;
• tient à jour des banques de données, des dossiers et l’inventaire du matériel nécessaire dans le service;
• reçoit les appels téléphoniques et les courriels (clients, formateurs, fournisseurs, organismes externes et différents services du Cégep) et accueille les visiteurs.
• communique les informations relevant de sa compétence ou achemine les demandes au bon destinataire;
• soutient la conseillère pédagogique dans ses recherches de consultants/formateurs externes pour différents projets de formation;
• synthétise des données et prépare des rapports pour répondre aux besoins du service;
• compile des statistiques et dresse des tableaux;
• recherche, recueille et agence les renseignements à inclure dans les dossiers ou dans la correspondance;
• tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies;
• rédige et effectue la mise en page de divers documents (Word, PowerPoint, Excel, Adobe Acrobat, etc.);
• contribue à l’élaboration et la mise à jour des procédures existantes, dans un contexte d’amélioration continue;
• dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires;
• tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore, prépare et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes;
• participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service;
• utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

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