Secrétaire administrative

Job Title: Secrétaire administrative ou secrétaire administratif

Job Summary:

Le Cégep de Sorel-Tracy recherche un secrétaire administratif pour rejoindre son équipe. Le candidat idéal sera capable de gérer diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

• Préparer les offres de service, les transmettre aux clients et effectuer les suivis nécessaires;
• Effectuer l'ensemble des tâches liées à la logistique des projets et des formations (ouverture, suivi et fermeture) et en assurer le suivi administratif;
• Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect;
• Tenir à jour des banques de données, des dossiers et l'inventaire du matériel nécessaire dans le service;
• Recevoir les appels téléphoniques et les courriels (clients, formateurs, fournisseurs, organismes externes et différents services du Cégep) et accueillir les visiteurs.
• Communiquer les informations relevant de sa compétence ou acheminer les demandes au bon destinataire;
• Soutenir la conseillère pédagogique dans ses recherches de consultants/formateurs externes pour différents projets de formation;
• Synthétiser des données et préparer des rapports pour répondre aux besoins du service;
• Compiler des statistiques et dresser des tableaux;
• Rechercher, recueillir et agencer les renseignements à inclure dans les dossiers ou dans la correspondance;
• Tenir à jour les données qui influencent les budgets du service et produire sur demande des rapports selon les procédures établies;
• Rédiger et effectuer la mise en page de divers documents (Word, PowerPoint, Excel, Adobe Acrobat, etc.);
• Contribuer à l'élaboration et la mise à jour des procédures existantes, dans un contexte d'amélioration continue;
• Dresser le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assurer les suivis nécessaires;
• Tenir à jour l'agenda des personnes avec qui elle collabore, préparer et organiser les activités liées à leurs rencontres internes ou externes;
• Participer au développement du système de classement du collège et être responsable de la gestion documentaire du service;
• Utiliser les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

• Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente;
• Aptitudes marquées pour le service à la clientèle, le travail d'équipe et les relations interpersonnelles;
• Sens de l'analyse, de l'initiative, de la planification, de l'organisation et des responsabilités;
• Polyvalence, efficacité, autonomie, rigueur et souci du détail;
• Aisance à gérer le stress et à traiter plusieurs dossiers simultanément;
• Capacité à travailler avec divers intervenants;
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et du logiciel Adobe Acrobat.

Notez que lors du processus de sélection, des tests de français, Excel et Word niveau avancé devront être effectués.